Zertifikate für die Digitalisierung

Mit der Digitalisierung kommt oft auch die Unsicherheit. Werden digitale Prozesse eingeführt, ergeben sich für Unternehmen neue Fragen: Ist dieser Prozess rechtlich abgesichert? Kann ich die Dienstleistung von Serviceanbieter "X" einkaufen oder verletze ich damit geltendes Gesetz? Oder verletze ich Verträge mit Kunden? Nun kann man auf Anbieter setzen, die revisionssichere Lösungen anbieten. Allerdings gibt es diesen Begriff im schweizerischen Recht nicht, wie Bruno Wildhaber, Geschäftsführer des Kompetenzzentrums Records Management (KRM), erklärt.

Die Unsicherheit scheint hoch zu sein, wie Wildhaber an einem Beispiel aufzeigt. Demnach würden viele Unternehmen ihre eingescannten Papierbelege von Rechnungen weiterhin aufbewahren. Sie wollen auf der vermeintlich sicheren Seite sein, wie Wildhaber erklärt. Lediglich geschätzte 10 Prozent dieser Firmen würden sich nach dem Scannen auch des Altpapiers entledigen, obwohl dies meist problemlos möglich wäre.

Chief Information Governance Officer könnte Abhilfe schaffen

Eigentlich ist gemäss Wildhaber die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) das massgebliche Rahmenwerk für das Führen und Aufbewahren elektronischer Informationen. In den Unternehmen ist sie jedoch kaum bekannt. Doch wann erfüllt ein System oder ein neuer Prozess tatsächlich die rechtlichen Anforderungen?

Die sich ergebenden Fragestellungen sind meist komplex. Denn oft ist nicht nur ein Gesetz tangiert, sondern gleich mehrere. Vielen Unternehmen fehlt das notwendige Know-how. Abhilfe könnte eine interne Fachkraft, etwa ein Chief Information Governance Officer, schaffen. Eine Rolle, wie sie derzeit in amerikanischen Fachkreisen diskutiert wird, wie Bruno Wildhaber im Gespräch sagte. Doch welches Unternehmen kann und will sich extra einen Leiter für Information Governance leisten?

Information Governance kurz erklärt

Neues Audit mit Zertifizierung

Immer mehr Unternehmen, die sich rechtlich absichern wollen, würden sich deshalb an das KRM wenden, erklärt Wildhaber. Um diese Frage zu beantworten, bietet das KRM neu einen Audit mit Zertifizierung an.

Bei einem Audit prüft das KRM die rechtskonforme Behandlung digitaler Unterlagen nach GeBüV, wie Wildhaber erklärt. Berücksichtigt würden ausserdem Corporate-Governance-Vorgaben, Datenschutzrecht, Spezialgesetze der jeweiligen Branche und Vertragsbeziehungen in der Cloud. Auch deshalb, weil mit steigender Beliebtheit von Cloud-Diensten ähnliche Fragen auftauchen. Das KRM wird daher nicht nur von Anwendern angefragt, sondern auch von Dienstleistern. Denn diese wollen und müssen klar kommunizieren können, ob ihre Services den von den Kunden gewünschten rechtlichen Anforderungen genügen.

Ein Audit beschliesst das Beratungshaus jeweils mit einem Zertifikat. Darin sind alle geprüften Punkte aufgeführt, betont Wildhaber, damit auch ersichtlich wird, was und weshalb etwas geprüft wurde. Die Preise für die Zertifizierungen variieren zwischen vier- und sechsstelligen Beträgen. Die Kosten hängen letztlich vom Umfang des Gutachtens ab, wie Wildhaber erklärt.

Digitalisierungszertifikat sei eine interessante Nische

Mit dem Angebot habe man auf die zahlreichen Anfragen von Kunden reagiert, sagt Wildhaber. Dabei ist die Schweiz ein Label-Land, sie ist sogar im Label-Rausch, wie das Seco auf seinem KMU-Portal im Februar berichtet. Gemäss Daten des eidgenössischen Büros für Konsumentenfragen (BFK) bewerben fast 300 Labels Produkte und Dienstleistungen in der Schweiz.

Die meisten Zertifizierungen gebe es im Bereich Lebensmittel und Konsumgüter, teilte das Seco auf Anfrage mit. Das Portal Labelinfo.ch zeigt sieben Zertifikate für den Bereich Büroelektronik an. Hierzu zählen etwa die bekannten Marken Energy Star und TCO. Ein Label für Digitalisierung, wie es das KRM anbietet, ist dem Seco bisher nicht bekannt, wie eine telefonische Anfrage ergab. Der Ansatz von KRM sei eine interessante Nische.

Für KRM könnte daraus ein neues strategisches Standbein entstehen. Quantitative Ziele habe man sich aber keine gesetzt, erklärt Wildhaber. Zunächst will das Beratungshaus das Angebot bekannt machen und sukzessive ausbauen.