So gelingen IT-Projekte

Das sind die Erfolgsfaktoren für einen IT-Projektmanager

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von Markus Stäuble Vizepräsident des Fachverbands im Projektmanagement, SPM

Wer seine IT-Projekte erfolgreich abschliessen will, braucht ein breites Praxiswissen, wie Projekte geplant, beantragt und gestartet werden. Als IT-Projektmanager ist man kein Einzelkämpfer, sondern stets im Team erfolgreich. Vier Schlüsselkompetenzen sind Basis eines gelungenen Abschlusses.

Markus Stäuble Vizepräsident des Fachverbands im Projektmanagement, SPM (Source: zVg)
Markus Stäuble Vizepräsident des Fachverbands im Projektmanagement, SPM (Source: zVg)

Die deutliche Mehrheit der IT-Projekte sprengt nach wie vor den Kosten- und Zeitrahmen oder wird abgebrochen. Wer seine IT-Projekte erfolgreich abschliessen will, braucht ein breites Praxiswissen, wie Projekte geplant, beantragt und gestartet werden. Und er sollte über die Fähigkeit verfügen, Teams zu bilden und zu führen, bis hin zu komplexen Managementaufgaben, wie Risikomanagement, Stakeholder-Management, Qualitätsmanagement, Projektmarketing und mehr.

Es braucht einen vertieften Einblick in die für die Projektarbeit notwendigen Methoden, Instrumente und Führungstechniken, um IT-Projekte erfolgreich zu starten, zu leiten und zu steuern.

Diese vier Kompetenzen muss ein erfolgreicher IT-Projektleiter beherrschen:

  1. Leadership: Angesichts von immer komplexeren Veränderungsprozessen und Projekten, muss der moderne Leader auch loslassen können und sich darauf verlassen, dass sein Team (das in Fachfragen ohnehin über mehr Kompetenz verfügt) das Richtige tut. Idealerweise schafft er es, die Selbstorganisationskräfte des Teams zu nutzen und den Rahmen vorzugeben, innerhalb dessen die interne Mannschaft und externe Experten agieren, ihre Expertise und Kreativität optimal einbringen.

  2. Organisation: Nicht nur Projekt und Team müssen stets optimal organisiert sein. Auch ein Projektmanager benötigt ein hohes Mass an Selbstdisziplin, um alle Fäden in der Hand zu behalten. Wer sich selbst gut organisiert, kann andere leichter anleiten, Schwachstellen aufspüren, Selbstorganisation im Team zulassen und entsprechend, falls notwendig, einschreiten.

  3. Flexibilität: Ein Projektmanager muss immer mit dem Unvorhersehbaren rechnen, da Projekte fast nie wie geplant verlaufen. Veränderungen der Ziele, des Budgets, des Zeitplan oder bei den Mitarbeitern können ständig vorkommen. Darauf sollte man zumindest mental vorbereitet sein. Im nächsten Schritt gilt es dann, die Kosten und Auswirkungen von Planänderungen genau zu analysieren und sich die Mittel vom Sponsor freigeben zu lassen.

  4. Kommunikation: Von den Ideen und Visionen bis hin zur Ergebnispräsentation besteht die Aufgabe eines IT-Projektmanagers hauptsächlich aus Kommunikation. Dabei muss er sich permanent an ein neues, unterschiedlich interessiertes Publikum wenden. Das persönliche Gespräch steht hier im Mittelpunkt.

Als IT-Projektmanager ist man kein Einzelkämpfer, sondern stets im Team erfolgreich. Die Affinität zu Technik und Tools bildet die Basis für die Arbeit. Dennoch sollten auch wichtige Softskills wie Empathie, Verantwortungsbewusstsein, gute Auffassungsgabe und Koordination vorhanden sein.

Wesentlich ist vor allem die Fähigkeit, mit Menschen umzugehen, um neue Projekte im Berufsalltag besser durchzusetzen und Mitarbeiter von den Vorteilen eines Projekts schneller zu überzeugen. Das über einen längeren Zeitraum angeeignete Praxiswissen ermöglicht, komplexe Zusammenhänge zu erfassen, Projekte zu entwickeln, zu gestalten und letztlich umzusetzen. Analytisches Denken und die schnelle Einarbeitung in neue Projekte sollten keine Herausforderung darstellen. Das IT-Projektmanagement ist gleichzeitig an eine hohe Einsatzbereitschaft und mitunter auch Reisetätigkeit gekoppelt.

Aus Unternehmenssicht ist eine klare und definierte IT-Projektmanagement-Governance sehr wichtig und unterstützt das gemeinsame Verständnis von Business und Projektmitarbeitern. Eine Zertifizierung der Projektleiter trägt auch dazu bei, ein gemeinsames Verständnis zu erarbeiten.

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