Cloudbasierter Workplace als Basis der modernen Zusammenarbeit

Cloudbasierte Collaboration-Lösungen haben in Unternehmen aufgrund von Covid und vermehrter Arbeit im Homeoffice weiter an Bedeutung gewonnen. Ökosysteme wie Microsoft 365 oder Google Workspace und dedizierte Anwendungen wie Cisco Webex oder Slack kommen immer häufiger zum Einsatz.

Strategie und Architektur als Voraussetzung

Die erfolgreiche Integration und Adaption von Collaboration-Lösungen und Digital-Workplace-Tools innerhalb der Organisation setzt diverse Grundsatzentscheidungen vo­raus. Dazu gehören etwa Überlegungen, welche Daten in der Cloud gespeichert werden dürfen und wie das zukünftige Betriebsmodell aussehen soll. Die festgelegten Rahmenbedingungen gilt es in einer klar formulierten Strategie zu verankern. In einem nächsten Schritt sind die zu integrierenden Lösungselemente in einer Zielarchitektur im Kontext der vorhandenen IT-Infrastruktur zu betrachten.

Die Lösungskonzeption und die Einführung der einzelnen Bausteine und Tools kann iterativ im Rahmen von Releases erfolgen. Dies verringert die Komplexität der Veränderungen und verbessert die Adaption der Mitarbeitenden an die neuen Lösungen.

Die iterative Konzeption sowie die Tests und Rollouts der einzelnen Lösungselemente richten sich stringent an der definierten Zielarchitektur aus. Die Architektur legt sowohl Abhängigkeiten als auch Entkoppelungen zwischen den Lösungselementen fest und stellt die Rahmenbedingungen für den Scope der einzelnen Releases bereit.

Ein moderner Digital Workplace ist benutzerzentrisch ausgelegt und stellt die Mitarbeitenden und deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt. Für dessen erfolgreiche Einführung ist eine zielgerichtete und zum Unternehmen passende User Adaption entscheidend, welche die Mitarbeitenden für die Nutzung der neuen Lösungselemente nachhaltig befähigt.

Digital Workplace, aber sicher!

Für die Gewährleistung der Security und Privacy ist eine umfassende und stabile Sicherheitsarchitektur von zentraler Bedeutung. Diese muss neben der Security Governance auch das Identity und Access Management (IAM), die Cloud Security sowie die Überwachung beinhalten. Es ist empfehlenswert, vor der Einführung neuer Lösungen Risk ­Assessments durchzuführen und die Rechtsabteilung in die Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter einzubinden. Denn das Sourcing von Cloud-Lösungen unterscheidet sich grundlegend von herkömmlichen IT-Verträgen.

Was hat sich in der Praxis bewährt?

Es hat sich gezeigt, dass die Einführung neuer Lösungen in kleinen, verdaubaren Schritten in der Regel schneller und besser zum Ziel führt als ein umfangreicher Rollout in einem einzigen Release.

In der Finanzindustrie hat es sich etwa bewährt, nicht direkt mit den Kundendaten zu beginnen. So kann Themen wie der Verschlüsselung und Datenklassifizierung genügend Zeit eingeräumt werden. Bei kritischen Infrastrukturen (z. B. Energieversorger) sind die technischen Arbeitsplätze entscheidend für die Resilienz der Infrastruktur und sollten deshalb erst nach ersten Erfahrungen angegangen werden.

Hybride Lösungsarchitekturen werden noch lange Zeit eher die Regel als die Ausnahme sein. Insofern tun Unternehmen gut daran, diese langfristig, stabil und skalierbar zu konzipieren, um die Weiterentwicklung von digitalen Arbeitsplätzen in den nächsten Jahren bestmöglich zu unterstützen.