Archivierung von Kommunikation für Compliance und E-Discovery

Diese Hilfsmittel stellen eine schnelle und praktische Möglichkeit dar, Daten aus dem Home-Office mit den Kollegen zu teilen. Und Home-Office war auch in der Schweiz in den letzten Monaten Thema Nummer eins: Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Deloitte hat sich die Zahl der zu Hause arbeitenden Schweizer seit der Corona-Krise sogar verdoppelt – von 25 Prozent auf 50 Prozent. Doch datenschutzrechtlich ist es mit dem Teilen von Daten über solche Apps nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheint. 

Hinzu kommt die wachsende Gefahr durch Ransomware: Laut der aktuellen Studie «The State of Ransomware 2021» von Sophos sind Firmen und Organisationen hierzulande überdurchschnittlich häufig von solchen Angriffen betroffen. Von den 100 befragten Schweizer IT-Verantwortlichen antworteten 46 Prozent auf die Frage, ob sie bereits Opfer einer Ransomware-Attacke geworden seien, mit „ja“. Weltweit gaben „nur“ 37 Prozent diese Antwort.

Die komplexen Remote-Datenflüsse und -strukturen, die Menge an juristischen Vorgaben sowie die lauernde Gefahr von Ransomware-Angriffen werfen neue Fragen in Sachen Compliance auf. Mitarbeiter müssen Daten über alle Tools und Speicherorte hinweg schnell finden, sortieren und entsprechend bearbeiten können. Dadurch ist Information Governance spätestens jetzt zu einer strategischen Aufgabe für Unternehmen geworden. 

Integration aller Datenquellen

Durch die Integration der Merge1-Technologie in sein Portfolio für digitale Compliance hat es Veritas Technologies seinen Kunden noch einfacher gemacht, auf all diese Herausforderungen zu reagieren. Mehr als 80 weitere Dienste und Datenquellen konnten so zusätzlich in die Lösung von Veritas eingebunden werden – darunter Microsoft Teams, Slack, Zoom, Symphony, Bloomberg und mehr. Merge1 ist eine eigenständige Lösung, die autonom eingesetzt werden kann. In Kombination mit Veritas Enterprise Vault erhalten Anwender zudem die Möglichkeit, die Daten in eine dedizierte Ablage zu speichern und durchsuchbar zu machen.

Während die meisten Lösungen zur Nachrichtenarchivierung das Senden der kritischen, vertraulichen Kommunikationen von Mitarbeitern an ein Archiv eines Drittanbieters erfordern, lassen sich in Merge1 beliebige Kommunikationen im bestehenden E-Mail-Archiv ablegen. Merge1 ist die einzige Anwendung zum Archivieren von Nachrichten, die sowohl von Microsoft als auch von Relativity unterstützt wird, und diese Prozesse für Compliance und E-Discovery erheblich vereinfacht. Dadurch entfallen aufwändige Migrationen bestehender Daten in den Datenspeicher eines Drittanbieters sowie die umständliche Ausführung zwei paralleler Archive, für die sonst unnötige Kosten durch monatlich fällige Gebühren erforderlich sind.

Compliance dank Veritas Merge1

Mit Veritas Merge1 sind Anwender in der Lage, eine grosse Vielfalt von Software-Applikationstypen oder -Konnektoren zu archivieren – und können so die Datenintegrität archivierter Nachrichten gewährleisten. Dabei bietet die Lösung Unternehmen die Möglichkeit, Daten anhand firmenspezifisch festgelegter Kriterien zu filtern und aufzubewahren. Mit Filterfunktionen innerhalb von Merge1 lassen sich benutzerdefinierte Parameter erstellen und die gefilterten Daten an einen leicht zugänglichen Ort speichern. 

> Merge 1 Connectors

Die Software-Lösung erweitert das bestehende Archiv um zusätzliche Inhaltsquellen wie interne und externe soziale Medien, Kurznachrichtendienste oder Instant Messaging:

• Social Media: Merge1 ist eine effektive Lösung zur Vereinheitlichung von Social-Media-Messengern in einer intelligenten und strukturierten Form. Sie hilft dabei, alle sozialen Medien innerhalb des Unternehmens zu erfassen und in einem entsprechenden Archiv zu konsolidieren. Dafür müssen lediglich die entsprechenden Feeds der Kanäle ausgewählt werden, die erfasst werden sollen – etwa Facebook, Twitter, LinkedIn etc.
• Kurznachrichten: Obwohl E-Mails laut einer Veritas-Studie bei Mitarbeitern nach wie vor das höchste Ansehen in Sachen Vertrauenswürdigkeit von Kommunikationstools geniessen, ist die Menge der von Unternehmen versandten mobilen Textnachrichten auf dem Vormarsch. Immer mehr WhatsApp- und SMS-Textnachrichten werden täglich in Geschäftsumgebungen versendet. Umso wichtiger ist es, auch diese Informationen aufmerksam im Blick zu behalten und im Sinne von Compliance-Vorgaben zu archivieren.
• Instant Messaging: Ähnlich wie andere Formen der elektronischen Kommunikation unterliegen Instant Messages (IM) den Regeln für die elektronische Offenlegung – sprich, auch Daten, die über IM-Tools verbreitet werden, können beispielsweise im Falle eines Rechtstreits von Unternehmen verlangt werden.

Rechtskonform in stark regulierten Branchen

Zudem erleichtert Merge1 die Einhaltung von Vorschriften in hochregulierten Branchen, die gesetzlich verpflichtet sind, ihre geschäftliche Kommunikation zu archivieren und zu überwachen. Ein Verstoss gegen diese Regularien kann zu hohen Geldstrafen führen – gerade in diesen Branchen spielt die Compliance-konforme Archivierung demnach eine zentrale Rolle.

Dazu zählt etwa das Finanzwesen. Staatliche Behörden legen hier genau fest, welche Kommunikation in Finanzdienstleistungsunternehmen aufbewahrt werden muss, beispielsweise der Austausch über Finanznachrichtenplattformen. Merge1 unterstützt eine Vielzahl von Plattformen für Financial Messaging, darunter Bloomberg, Thomson Reuters, FX Connect und ICE Chat. 

Auch in anderen stark regulierten Branchen wie im Pharma- und Gesundheitswesen, im öffentlichen Sektor oder bei Energieversorgern muss Kommunikation über soziale Medien, mobile Geräte und Messaging-Plattformen aufbewahrt werden. Sobald Nachrichten und Inhalte von diesen Plattformen durch Merge1 ins Archiv aufgenommen wurden, können sie gemäss den Aufbewahrungsregeln archiviert, hinsichtlich ihrer Compliance überprüft und bei E-Discovery-Prozessen berücksichtigt werden. 

Kontrolle über Daten behalten – einfach aber sicher

Veritas Merge1 ist einfach zu installieren und leicht zu bedienen – dedizierte Schulungen für die Mitarbeiter sind nicht notwendig. Die Lösung lässt sich unkompliziert in die bestehende Infrastruktur integrieren und verhindert, dass Daten an bestimmte Software gebunden bleiben. Informationen werden in das bestehende Archiv wie Microsoft 365 oder Enterprise Vault migriert, ob lokal oder in der Private Cloud. So erhalten Anwender volle Kontrolle über ihre Daten – bei maximaler Flexibilität.

Als langjähriger Partner von Veritas unterstützt die Infoniqa SQL AG Unternehmen dabei, die optimale Lösung für Information Governance zu finden. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://www.infoniqa.ch/ oder per Mail an info@infoniqa.ch.

Infoniqa SQL AG
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