SPONSORED-POST Fachartikel PEAX AG

Wie die Umstellung von physischer auf digitale Post gelingt

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von Andrea Elmer, Mitglied der Geschäftsleitung / Leiterin Marketing & Kommunikation, PEAX AG

Klar ist es schon lange, Corona hat es noch deutlicher gemacht: Die physische Post ist ein Relikt aus vordigitalen Zeiten, vor allem für Firmen. Die Post abzuholen und zeitgerecht an die richtigen Personen zu verteilen, war schon immer eine Herausforderung – und sie ist es noch viel mehr, wenn ein Grossteil der Personen im Homeoffice arbeitet.

(Source: PEAX AG)
(Source: PEAX AG)

Viele Firmen haben in Zeiten von Homeoffice mangels Kenntnis einer besseren Lösung die manuelle Digitalisierung versucht: Dokument(e) einzeln einscannen und via E-Mail an die adressierten oder zuständigen Personen versenden. Dieses Handling ist aufwendig, mühsam, fehleranfällig und zu wenig sicher. Auch die zentrale Ablage der Dokumente, damit diese jederzeit wiedergefunden werden – zum Beispiel für die Revision – ist auf diesem Weg nicht gewährleistet.

Es scheint also klar: Eine effiziente digitale Lösung für den Umgang mit der Post muss her. Doch bevor eine solche eingeführt wird, gibt es eine Reihe an Aufgaben und Prozessen, die definiert werden müssen. In einem ersten Schritt braucht es das Commitment der Führung und der Mitarbeitenden, die Post vollständig papierlos abwickeln zu wollen. Erst wenn dieses Mindset und der Wille vorhanden sind, komplett umzusteigen, können effiziente Abläufe etabliert werden.

Es gilt dann zu analysieren, welche Arbeitsschritte rund um die Post intern und extern anfallen. Danach wird geklärt, wie diese Schritte digital umgesetzt werden können und welche Tools es dazu benötigt. Es empfiehlt sich auch zu klären, an welche weiteren Systeme der Posteingang angebunden werden sollte, beispielsweise eine Branchensoftware, eine ERP-Lösung, eine Online-Buchhaltung, ein CRM, die Warenbewirtschaftung oder die Software der Finanzabteilung. 

Ist die Aufstellung gemacht, kann es losgehen. Doch wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?

Die Arbeit mit dem digitalen Briefkasten beginnt mit einer generellen Postumleitung. Die Post wird dadurch an ein Scanning Center weitergeleitet, wo sie digitalisiert und im digitalen Briefkasten zur Verfügung gestellt wird. Dieser Prozess erfolgt ohne zeitliche Verzögerung am Tag der Zustellung. So muss die Post weder abgeholt noch gescannt und per E-Mail weitergeleitet werden – gerade in Zeiten von Homeoffice ist das eine bedeutende Erleichterung.
 

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Andrea Elmer, Mitglied der Geschäftsleitung / Co-Leiterin Marketing & Kommunikation, PEAX AG

 

Danach kann die Post online an die zuständigen Personen verteilt werden. Was heute vielerorts noch ausgedruckt und weitergegeben werden muss – zum Beispiel an die Buchhaltung –, kann auf digitalem Weg direkt und ohne Medienbruch erledigt werden. Dadurch werden nicht nur Kommunikationswege und Bearbeitungszeiten verkürzt, sondern auch einiges an Papier gespart. Ist die Post erledigt, muss sie in einem Archiv sicher abgelegt werden, und zwar mit einem System, das ein schnelles Wiederfinden ermöglicht. Angezeigt sind nicht mehr eindimensionale Ordner, sondern ein mehrdimensionales, vernetztes Tagging-System.

Grundlegender Unterschied zwischen einem physischen und einem digitalen Briefkasten ist die Strukturierung der Daten, da OCR und Data Capturing zum Einsatz kommen. Dank dieser Technologien können (Meta-)Daten automatisch erkannt, ausgelesen und klassifiziert werden. So kann beispielsweise eine Rechnung direkt als solche erkannt und die Zahlungsdetails automatisch abgefüllt werden. Da liegt es nahe, die Rechnung auch direkt im Briefkasten zu bezahlen, ohne dafür extra ins E-Banking zu wechseln.

Wichtig ist auch, dass bestimmten Personen bestimmte Rollen und Berechtigungen zugeteilt werden können. Zum Beispiel an den Revisor oder die Revisorin, die für einen bestimmten Zeitraum Zugriff auf Belege, Rechnungen und das Archiv oder weitere Bereiche bekommen. So könnten sie die Revision theoretisch sogar online und ortsunabhängig durchführen.

Selbstverständlich sollte es in Zukunft so sein, dass die Post direkt digital eintrifft – ohne Umweg über das Scanning Center. Das wäre nicht nur bedeutend schneller, sondern auch deutlich nachhaltiger. Das wird aber noch eine Weile dauern, da viele Unternehmen ihre Post noch immer in Papierform und nicht über digitale Schnittstellen versenden. Es gibt in dieser Hinsicht also noch einiges zu tun – und auch digitale Briefkästen können sich noch weiterentwickeln und beispielsweise auch Bearbeitungsmöglichkeiten anbieten oder aber ein rechtsicheres Archiv integrieren.

 

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