Mit der Papieranmeldung zur Hightech-Operation

Das Organisieren einer Operation ist eine hochkomplexe Angelegenheit. Mit der Verfügbarkeit des OP-Saals, des Patienten und des Chirurgen ist es bei weitem nicht getan. Es müssen viele Vorbereitungen getroffen werden und alle Instrumente, Implantate, Gerätschaften und natürlich auch das ganze nötige OP-Team soll zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstehen. Für die richtige Betreuung und Behandlung nach der Operation muss ein Bett und das dazu notwendige Pflegepersonal geplant werden. Wichtige Informationen und Verordnungen aus dem OP-Saal müssen dem betreuenden Personal zur Verfügung stehen. Dies ist insofern herausfordernd, da es eine sehr breite Palette an Eingriffen gibt. Von einer Katarakt-OP, die wenige Minuten dauert, bis hin zu einer 10-stündigen Herzoperation wird in einem universitären Spital alles angeboten.

Eingriffs-Regelwerk zur Digitalisierung der OP-Organisation

Die Komplexität der OP-Organisation resultiert nicht nur aus den diversen Teilprozessen, sondern auch von den unterschiedlichen Regeln, wie diese Teilprozesse beim geplanten OP-Eingriff zusammenhängen.

Die OP-Indikation stellt die initiale Weiche. Ab diesem Zeitpunkt ist sehr vieles klar. Handelt es sich um einen elektiven (geplanten) Eingriff oder eine Notfall-Operation? Wird die Operation ambulant oder stationär durchgeführt? Muss der Patient vorzeitig eintreten oder reicht ein Eintritt am Operationstag? Wie lange wird der Spitalaufenthalt voraussichtlich dauern? Welche prä- und postoperativen Untersuchungen, Behandlungen und entsprechenden Verordnungen braucht es? Welche Informationen müssen im Einladungsschreiben für den Patienten stehen? Wie lange dauert die OP? Welche Antibiotika-Prophylaxe, welche Lagerung und welche Instrumente kommen zum Zug? Werden Bildverstärker, Schnellschnitte, Implantate oder Weiteres benötigt? Unzählige weitere Fragen müssen je Eingriff gestellt und mit einem Regelwerk beantwortet werden.

Selbstverständlich gibt es Spezialfälle und Ausnahmen, aber für jede OP-Eingriffsart kann ein Standard festgelegt werden. Mit einem guten Regelwerk kann ein Grossteil der Angaben und Informationen standardisiert und automatisiert erfasst werden. Eine manuelle Anpassung des Standards im Ausnahmefall ist effizienter als die manuelle Eingabe aller Daten im Standardfall.

Das benötigte Regelwerk ist komplex und umfasst bereits mehrere 100 bis 1000 verschiedene Eingriffsarten für mittelgrosse Grundversorger-Organisationen. Die Definition, was eine gemeinsame Eingriffsart ist und was idealerweise als zwei separate Eingriffsarten behandelt werden soll, ist dabei eine schwierige und wichtige Frage, die jedes Spital für sich beantworten muss.

Eine standardisierte OP-Anmeldung und -Planung bietet eine gute Grundlage, um bei Komplikationen und der damit verbundenen Verzögerungen automatisch eine Kaskade von Aktionen auszulösen. Der bereits erfasste Transportauftrag wird beispielsweise automatisch angepasst und der Aufwachraum oder die Bettenstation werden entsprechend informiert. Nachfolgende Operationen werden verschoben und die Personen in der Vorbereitung umgehend informiert. Es gehen so keine wichtigen Informationen oder Aufträge verloren.

Umfrage zum Stand der Digitalisierung des Operationswesens

Eine Umfrage zum Stand der Digitalisierung des Operationswesen im deutschsprachigen Raum wurde 2021 durch Indema und die Schweizerische Fachgesellschaft für OP-Management initiiert und durchgeführt. Unter den 32 teilnehmenden Schweizer Spitälern wurde der eigene Digitalisierungsstand vereinzelt als tief, mehrheitlich aber als mittel bis hoch eingeschätzt. Wie einleitend geschrieben, ist die Vision von einem digitalisierten und durchgängigen Operationsprozess aber meist weit entfernt. Die Digitalisierung ist fast immer lückenhaft und umfasst nicht die vollständigen Prozesse und Abhängigkeiten.

Das OP-Management-System wird in vielen Fällen als separate IT-Lösung betrieben. Eine Integration in das Krankenhausinformationssystem (KIS) ist so nur punktuell und nicht umfassend gegeben. Daraus resultieren häufig Mehrfacherfassungen der gleichen Informationen zu Patienten und Operationen in verschiedenen Systemen. Das generiert nicht nur Zusatzarbeit, sondern auch eine grosse Fehleranfälligkeit. Die Mehrfacherfassungen bergen zudem das Risiko von inkonsistenten Datensätzen und Informationslücken.

OP-Anmeldungen per Papier und Fax sind noch immer weit verbreitet. Dies verunmöglicht die Unterstützung und Arbeitserleichterung eines standardisierten Eingriffs-Regelwerkes ab dem Zeitpunkt der OP-Indikation.

Die Umfrage hat zudem gezeigt, dass sich das Fallwagen-System noch nicht breit durchgesetzt hat. Bei einem fallbezogenen Versorgungsprozess erfolgt die Zusammenstellung aller notwendigen Medizinprodukte für eine Operation zielgerichtet nach Eingriffsart in einem Fallwagen. Mit einer fallbezogenen Versorgung wird eine hohe Standardisierung der benötigten Ressourcen und damit eine höhere Effizienz bei geringeren Kosten erreicht. Die zielgerichtete Anforderung und Kommissionierung ermöglichen eine geringere Materialvorhaltung, eine optimierte Lagerhaltung und die Vermeidung von schlussendlich nicht genutzten Materialien. Die Kommissionierung kann automatisiert aus dem OP-Management-Programm und der gewählten Eingriffsart heraus erfolgen.

Als Gründe für den tiefen Digitalisierungsstand wurden oft fehlende Schnittstellen genannt. Die teilnehmenden OP-Manager vermuten Komplexität und Kosten als Ursache für diese fehlenden Schnittstellen. Es ist ihnen aber durchaus bewusst, dass damit Medienbrüche mit Folgeproblemen entstehen, da der Informationsfluss unterbrochen ist.

Wegen der teilweise fehlenden Digitalisierung kann es zu kurzfristigen Verschiebungen von Operationen kommen, weil es an einer vollständigen und aktuellen Übersicht über alle OP-relevanten Ressourcen und deren Verfügbarkeit fehlt (siehe Grafik). Verschiebungen sind aufwändig und für alle Beteiligten sehr unangenehm.

Fazit

Wenn im OP innovative Lösungen und Technologien angewendet werden, so muss auch der Anmelde- und Planungsprozess verbessert werden. Denn allzu oft sind diese Prozesse noch nicht oder unvollständig digitalisiert und Medienbrüche fordern das im Operationswesen tätige Personal.

Die Digitalisierung im Operationswesen ist ein hochkomplexes Unterfangen. Nur eine umfassende Digitalisierung führt zum Erfolg. Dabei müssen alle Prozesse entlang des Patientenpfades und das Zusammenspiel mit den IT-Komponenten ganzheitlich betrachtet und verbessert werden. Mit dem Implementieren von verschiedenen Tools ist es nicht getan und das angestrebte Ziel wird verfehlt.

Ressourcen

Antworten zur Frage "Welche Ressourcen werden bei der OP-Planung berücksichtigt? D.h. diese Ressourcen werden mitgeplant oder bei der Planung werden weitere Krankenhaus-interne Prozesse automatisiert (digital) angestossen." (n = 32)