Unternehmen beim digitalen ­Übergang zu hybriden Arbeits­methoden unterstützen

Effiziente und skalierbare Meeting-Room- und intelligente Office-­Cloud-Lösungen für hybride Arbeitsformen werden immer beliebter und vielfältiger. Die Cloud-Plattform von ROOMZ dient dabei als zentrale Verwaltungsoberfläche für alle Geräte und ermöglicht eine einfache Verwaltung und Steuerung von Raumreservierungen, Arbeitsplatzbuchungen und der Nutzung von Meeting­räumen. Eine bessere Verwaltung von Meetingräumen mit kabel­losen, digitalen Türschildern und Raumbelegungssensoren wird so ermöglicht. Gleich nach der Installation tragen die Produkte und Cloud-Lösungen dazu bei, die Nutzung der Hybridräume, die Arbeitseffizienz und die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden zu steigern und so langfristig zum positiven Geschäftsgang und Erfolg beizutragen.

Die agile Arbeitsumgebung mit flexiblen Workspaces wird damit verwirklicht und die Erwartungen der Arbeitgebenden sowie Arbeitnehmenden und Lieferanten wie Facility Management können bestmöglich erfüllt werden.

Unternehmen müssen also ihre Arbeitsorganisation zugunsten flexibler und hybrider Methoden anpassen und Arbeitsabläufe vereinfachen. Mithilfe einer Datenanalyse können Räume neu gestaltet werden, um sie so an die sich ändernden Bedürfnisse von Organisationen anzupassen. Damit digitalisieren zahlreiche Unternehmen ihre Arbeitsbereiche, um ihre Mitarbeitenden auf effiziente Art zusammenzubringen und die Bürofläche zu optimieren. Mit einem Flex-Office-Verhältnis von 50 Prozent (1 Schreibtisch für 2 Mitarbeitende) können etwa 40 Prozent ungenutzter oder unzureichend genutzter Bürofläche eingespart werden. Dazu kann eine Desk-Sharing-Lösung in Kombination mit Belegungssensoren und einer dynamischen Kennzeichnung des Arbeitsplatzstatus in Eingangsbereichen genutzt werden, um eine hybride Arbeitsumgebung zu schaffen.

Durch die Bereitstellung datengestützter Informationen revolutionieren IoT-Sensoren die Immobilienbranche und das Facility Management. Dank der Echtzeitinformationen, die sie liefern, erfährt das Gebäudemanagement eine ganz neue Dimension. IoT-Sensoren sind Geräte, die zuverlässige Daten von verschiedenen Geräten und Anlagen sammeln und diese in Echtzeit über das Internet zur Verfügung stellen. Mit der Power-BI-Technologie von Microsoft können die Daten einfach und leistungsstark analysiert werden. Die Daten werden dann in wertvolle und verwertbare Informationen umgewandelt, um Trends zu verfolgen und Kennzahlen über eine Cloud-Plattform, wie etwa ROOMZ Advanced Analytics, in Echtzeit zu erhalten. Die Integration von Anwesenheitssensoren in Unternehmen ermöglicht es beispielsweise Immobilienverwaltern, den für die Arbeitsumgebung Verantwortlichen oder auch Personalentscheidern, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und eine produktivere und komfortablere Arbeitsumgebung für die Mitarbeitenden zu schaffen.

Im Interview berichtet Fabien Moine, der bei ROOMZ den Verkauf und das Marketing für die Reservierungs- und Verwaltungslösung verantwortet, über die Erfolgsgeschichte des ehemaligen Schweizer Start-ups aus Fribourg. Interview: ROOMZ

Was gab 2015 den Anstoss, ROOMZ zu gründen? Gab es eine spezifische Erfahrung oder ein unmittelbares Problem, das gelöst werden musste?
 

Fabien Moine: ROOMZ ist mit unserem ersten Kunden entstanden, der renommierten Schweizer Universität ETH Zürich. Die Universität hatte das Problem, dass in ihren Gebäuden Platzmangel herrschte und sie ihre Klassenzimmer den Studierenden zur Verfügung stellen wollte, wenn sie ungenutzt waren. Dazu mussten Displays entwickelt werden, die auf einen Blick anzeigen, ob ein Raum frei ist oder nicht. Da fünf Gebäude unter Denkmalschutz stehen, war die Verlegung von Kabeln nicht möglich. In diesem Moment entstanden die ersten kabellosen und elektronischen E-Paper-Displays von ROOMZ, die der ETH eine bessere Verwaltung und Nutzung ihrer Räume ermöglichten.

Von der Idee zur Umsetzung: Lief alles wie geplant?
 

Seit seiner Gründung hört ROOMZ auf den Markt und die Nutzer. Unser Angebot entwickelt sich ständig weiter, um den neuen, modernen und hybriden Arbeitsmethoden und den New-Way-of-Work-Ansprüchen wie Kennzahlen über eine Cloud-Plattform zu bekommen, gerecht zu werden. Wir haben mit der Entwicklung von ROOMZ ausschliesslich im Bereich der Verwaltung von Besprechungsräumen begonnen. Schnell kamen Präsenzsensoren hinzu, die eine automatische Freigabe von Räumen und die Beseitigung von Ghost-Meetings ermöglichten, um eine vollständige Lösung anzubieten. Dann kam 2020 Covid und der Bedarf der Unternehmen, sich an neue hybride Arbeitsmethoden anzupassen. Zu diesem Zeitpunkt entwickelten wir die ersten ROOMZ-­Bürosensoren und die Lösung Intelligent Office. Kurz darauf ­ergänzte unsere myROOMZ-Anwendung zur Verwaltung und Buchung von Arbeitsplätzen respektive -bereichen das cloudbasierte Angebot, um den Unternehmen ein komplettes Ökosystem zu bieten. ROOMZ verwaltet heute seine Cloud-Plattform für ungefähr 1500 Kunden, das heisst 95 Prozent der Kunden nutzen den Cloud-Service und profitieren so davon, dass auftauchende Probleme sofort gelöst und Daten laufend automatisch in Echtzeit synchronisiert werden.

Wie wird sich das hybride Arbeitsmodell in den nächsten Jahren entwickeln oder verändern?
 

Das hybride Arbeitsmodell wird sich weiterentwickeln und zunehmend mehr Flexibilität bieten. Unternehmen investieren zunehmend in Kollaborationstools, um die Unternehmenskultur zu erhalten und es den Mitarbeitenden zu ermöglichen, zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit zu wechseln. Auch die Rolle der Arbeitsräume hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Heutzutage kommen wir vor allem ins Büro, um zusammenzuarbeiten und unsere Kollegen zu sehen. Individuelle Aufgaben werden eher an den Tagen im Homeoffice erledigt. Daher ist es heute für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, in innovative sowie nachhaltige Kollaborationstools zu investieren.

Welche Herausforderungen gibt es dabei für Firmen?
 

Unternehmen müssen für die Aufrechterhaltung des Teamzusammenhalts, des persönlichen Wohlbefindens und die Unterstützung der Zusammenarbeit sowohl aus der Ferne als auch vor Ort sorgen. Zudem muss der Datenschutz durch die Inte­gration von Kollaborationstools mit robusten Sicherheitsfunk­tionen gewährleistet werden. Und die Bürogestaltung muss an die Auslastungsrate mit Data Analytics angepasst werden.

Was sind Ihre geplanten Entwicklungen?
 

Wir entwickeln unser Angebot weiter mit einem starken Fokus auf den Bereich Analytics. Ein entscheidender Punkt für Unternehmen heute ist es, die tatsächliche Nutzung ihrer Räume zu kennen, damit ihre Planungsstrategie auf konkreten Daten basiert. Das bieten wir mit ROOMZ Advanced Analytics. Mithilfe der Datenanalyse, mit oder ohne ROOMZ-Sensoren, können Räume neu und innovativ gestaltet werden, um sie an die sich ändernden Bedürfnisse der Organisation und der Mitarbeitenden anzupassen.

Welche direkten Auswirkungen können auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und ihre Bindung an das Unternehmen beobachtet werden?
 

Das hybride Arbeiten hat insgesamt positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, da es mehr Flexibilität in der Organisation ermöglicht und ein Gleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben bietet. Allerdings hat dieses Modell auch seine Grenzen. Um zu vermeiden, dass die Bindung an das Unternehmen durch die Distanz abnimmt, ist es wichtig, eine inklusive Unternehmenspolitik und -kultur zu integrieren, die faire und angepasste Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeitenden bietet. Auch die Nachhaltigkeit mit den Green Solutions, mit denen Lösungen mit Blick auf die Umweltfreundlichkeit entwickelt wurden, ist ein klarer Pluspunkt.

Was hat Sie beim Aufbau von ROOMZ beeindruckt?
 

Für mich war es grossartig, zu sehen, wie immer mehr Schweizer und auch vermehrt ausländische Kunden die Intelligent-Office- und Meeting-Room-Solutions von ROOMZ begeistert einsetzen und erweitern. Unser Ziel ist es, unsere Geschäftskunden dabei zu unterstützen, die Nutzung ihrer gemeinsamen Räume zu optimieren und den Mitarbeitenden ein modernes Büro zu bieten. Mit viel Leidenschaft und Innovation machen wir Open Spaces und Besprechungsräume zu einem besseren und angenehmeren Arbeitsort. Die ROOMZ-Lösung wird ständig weiterentwickelt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Wir sind überzeugt, dass für die Produktivität sowie das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden die innovative Gestaltung der Arbeitsräume, die Verwaltung von Meetingräumen und das Flex-Office-Modell entscheidend sind. Unser Ziel ist es, ROOMZ weiter zu positionieren und unsere nachhaltigen Lösungen laufend auszubauen. Seit einigen Jahren expandieren wir auch in Europa, kooperieren erfolgreich mit unseren zahlreichen Resellern und haben ein namhaftes Kundennetz mit über 1500 Kunden aufgebaut.