Warum Genf die Alternativen zu Microsoft 365 verwirft

Anfang Juni hat der Genfer Staatsrat grünes Licht für die Einführung von Microsoft 365 in der Kantonsverwaltung gegeben. Die Entscheidung basierte auf der Auswertung mehrerer Szenarien, festgehalten in einer internen Notiz, die von Staatsrätin Carole-Anne Kast unterzeichnet wurde, wie die Westschweizer Tageszeitung "Le Temps" berichtete. Auf dem Prüfstand standen drei Optionen: die Weiterverwendung der bestehenden Systeme, der Umstieg auf eine alternative Lösung oder die Migration in die Microsoft-Cloud.

Gemäss dem Dokument entschied man sich gegen den Status quo - vor allem wegen Sicherheitsbedenken und des bald endenden Supports für die aktuelle Office-Version. Auch die Alternative, auf Open-Source-Lösungen umzusteigen, kam nicht infrage. In der internen Notiz heisst es, diese Programme seien noch nicht ausgereift und böten deutlich weniger Funktionen als die Microsoft-Produkte. Zusätzlich warnt man in der Notiz vor den Schwierigkeiten, eingespielte Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeitenden zu verändern. Staatsrätin Carole-Anne Kast verweist in ihrer Analyse auf prominente Beispiele: München, Wien und die kanadische Bundespolizei versuchten, Microsoft-Software durch Open-Source-Alternativen zu ersetzen – und stiessen dabei laut Bericht auf interne Widerstände und hohe Folgekosten.

Dieses Szenario gilt jedoch weiterhin als langfristig gangbarer Weg zur Stärkung der digitalen Souveränität. Laut dem Projekt "Second Source" der Digitalen Verwaltung Schweiz ist ein solcher Ausstieg aus der Abhängigkeit von Microsoft allerdings nur möglich, wenn er koordiniert mit anderen Kantonen, dem Bund und im europäischen Rahmen erfolgt.

Ein Ausstieg wäre teuer und technisch komplex

Der Kanton Genf verwaltet laut dem internen Dokument rund 69 Millionen Microsoft-Dateien - rund 630'000 davon enthalten Automatisierungen. Ohne eine Lösung zur automatisierten Migration würde die Umstellung mehrere tausend Personentage in Anspruch nehmen. Erschwerend kommt hinzu, dass zahlreiche Partner - von Verwaltungen über Dienstleister bis hin zu externen Organisationen - ebenfalls mit Microsoft 365 arbeiten. Ein Alleingang würde die Zusammenarbeit erheblich erschweren. Inzwischen setzen viele Behörden in der Schweiz auf Microsoft 365, darunter die Kantone Basel-Stadt, Zug, Bern, Zürich und auch der Bund.

Der Kanton entschied sich folglich für eine schrittweise Migration in die Microsoft-Cloud. Laut der internen Notiz soll dieser Weg jedoch von klaren rechtlichen, vertraglichen und technischen Garantien begleitet werden, um das Schweizer Datenschutzrecht einzuhalten - insbesondere angesichts möglicher Risiken durch das US-Recht. Die Verschlüsselung sensibler Daten auf Microsoft-Servern soll rund 600'000 Franken kosten. Diese Ausgaben liessen sich zumindest teilweise durch Einsparungen bei anderer Software kompensieren - etwa bei Antivirenprogrammen oder Videokonferenzdiensten wie Webex. Derzeit gibt Genf jährlich rund 4,7 Millionen Franken für Microsoft-Lizenzen aus.

Übrigens: Für die Entscheidung des Kantons Basel-Stadt, Microsoft 365 in seiner Verwaltung einzusetzen, hagelt es Kritik - mehr dazu lesen Sie hier.