1. Klare Definition von Zielen

Am Anfang jedes Digitalisierungsprojekts steht die Frage: Was möchten wir mit dessen Umsetzung erreichen? Klare und messbare Ziele sind essenziell, um den Projektfortschritt und -erfolg zu steuern. Ziele von Digitalisierungsprojekten können zum Beispiel Effizienzsteigerungen durch Automatisierung, Kostensenkungen, Verbesserung des Kundenerlebnisses oder Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit sein. Eine klare Zielformulierung bildet die Grundlage für die Auswahl geeigneter Technologien und Methoden.
 

2. Konsequente Fokussierung auf den Kundennutzen

Im Mittelpunkt jedes Digitalisierungsprojekts sollte der Mehrwert für den Kunden stehen. Prozesse, Produkte und Dienstleistungen sollen so gestaltet werden, dass sie die Bedürfnisse der Kunden optimal erfüllen. Eine konsequente Ausrichtung auf den Kundennutzen stärkt nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit, sondern schafft auch Akzeptanz für Veränderungen, sowohl intern als auch extern.
 

3. Agiles Projektmanagement

In einer dynamischen, digitalen Welt sind agile Projektmanagement-Methoden unverzichtbar. Diese erlauben es Teams, iterativ vorzugehen, erste Ergebnisse schnell zu liefern und sich an neue Gegebenheiten anzupassen. Regelmässige Feedbackzyklen minimieren Risiken und halten das Projekt auf Kurs. Durch die Aufteilung in kleinere Arbeitsschritte kann das Projektteam zudem schneller auf sich verändernde Herausforderungen reagieren und Lösungen implementieren.
 

4. Einbezug der Mitarbeitenden

Digitalisierung bedeutet Wandel – und Wandel betrifft vor allem die Menschen im Unternehmen. Mitarbeitende sollten deshalb von Anfang an in den Prozess eingebunden und über Ziele, Nutzen und geplante Massnahmen informiert werden. Denn Transparenz schafft Vertrauen. Durch Workshops, Feedbackrunden oder den Einbezug bei Pilotprojekten wird die Identifikation mit dem Projekt zusätzlich erhöht. Schulungen zu neuen Technologien sind ebenfalls wichtig, damit die Mitarbeitenden von neuen Tools maximal profitieren können. Relevant ist zudem eine offene Unternehmenskultur, in der neue Ideen gefördert und Fehler erlaubt sind. Führungskräfte sollen den Wandel vorleben und aktiv unterstützen.
 

5. Enge Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und IT

Digitalisierungsprojekte sind keine rein technischen Vorhaben, weshalb die enge Kooperation zwischen IT und den Fachabteilungen unverzichtbar ist. Fachabteilungen bringen ihr Prozesswissen ein, während die IT für die technische Umsetzung sorgt. Beide Seiten sollten frühzeitig in die Planung einbezogen werden, um Synergien zu nutzen und mögliche Stolpersteine zu identifizieren. Regelmässige Abstimmungen stellen sicher, dass alle Beteiligten auf die vordefinierten gemeinsamen Ziele hinarbeiten.
 

6. Kontinuierliche Erfolgsmessung

Erfolg muss messbar sein. Mit klar definierten KPIs können Fortschritte überwacht und der Erfolg bewertet werden. Beispiele sind die Durchlaufzeit von Prozessen, die Kundenzufriedenheit oder Kosteneinsparungen. Regelmässige Reviews stellen sicher, dass das Projektziel nicht aus den Augen gelassen wird. Zudem können Erkenntnisse aus der Erfolgsmessung genutzt werden, um künftige Projekte effizienter zu gestalten.
 

Fazit

Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte erfordern eine strategische Herangehensweise, die Technologie, Prozesse und Menschen gleichermassen berücksichtigt. Klare Ziele, Fokussierung auf den Kundennutzen, eine agile Arbeitsweise und der Einbezug der Mitarbeitenden sind die Schlüssel zum Erfolg. Mit einer offenen Unternehmenskultur, einer engen Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und der Bereitschaft zur kontinuierlichen Anpassung können Unternehmen langfristig von den Chancen der Digitalisierung profitieren.

«Agiles Projektmanagement bietet bei Digitalisierungsprojekten viele Vorteile»

Unternehmen, die ein Digitalisierungsprojekt angehen, sehen sich mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Wie lässt sich solch ein Projekt planen und umsetzen, damit Kunden wie auch Mitarbeitende einen Mehrwert haben? Antworten auf diese und weitere Fragen liefert Barbara Fehr, Director Office Services & Strategic Planning bei Ricoh. Interview: Yannick Züllig

Welche Strategien und Methoden eignen sich am besten, um klare und messbare Ziele für Digitalisierungsprojekte zu definieren und ihre Umsetzung zu steuern?

Barbara Fehr: Zu Beginn eines Digitalisierungsprojekts ist ein Stake­holder-Workshop zentral, in dem mit allen Projektbeteiligten gemeinsame Ziele nach der SMART-Methode definiert und festgehalten werden. Des Weiteren braucht es eine Projekt-Roadmap, die laufend aktualisiert wird. Anhand dieser Roadmap erhalten alle Stakeholder eine klare Übersicht über den Projektstatus. Während der Projektphase gibt es eine iterative Planung mit regelmässigen Updates, damit nötigenfalls auch die Zielsetzung angepasst werden kann.
 

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass Digitalisierungsprojekte konsequent auf den Kundennutzen ausgerichtet sind, und welche Beispiele zeigen den Erfolg dieser Ausrichtung?

Eine zentrale Rolle bei der Ausrichtung auf den Kundennutzen spielt das Customer Journey Mapping, bei dem die Kundenbedürfnisse und Touchpoints entlang der gesamten Customer Journey analysiert werden. Ebenfalls ist Design Thinking ein hilfreicher Denkansatz, um nutzerzentrierte Lösungen zu entwickeln. Diese Methode fördert kreatives Problemlösen und innovative Ideen, indem sie den Kunden konsequent in den Mittelpunkt stellt. Ergänzend dazu ist das Einholen von Kundenfeedbacks relevant, etwa durch regelmässige Umfragen, Fokusgruppen oder Interviews. Ein Beispiel für die erfolgreiche Ausrichtung auf den Kundennutzen ist der Einsatz von Chatbots im Kundenservice. Diese bieten rund um die Uhr schnelle Unterstützung, verbessern die Kundenerfahrung und entlasten gleichzeitig die Mitarbeitenden.
 

Welche Vorteile und Herausforderungen bietet agiles Projektmanagement in der Praxis von Digitalisierungsprojekten, und wie können Teams dabei effektiv unterstützt werden?

Agiles Projektmanagement bietet bei Digitalisierungsprojekten viele Vorteile, etwa Flexibilität bei Änderungen sowie schnelle Iterationen und Feedbackzyklen. Diese Punkte fördern zudem eine bessere Transparenz und Kommunikation innerhalb des Projektteams sowie mit externen Stakeholdern. Frühzeitige (Teil-)Ergebnisse steigern ausserdem die Kundenzufriedenheit, da die Kunden über den Status und die Fortschritte des Projekts laufend informiert werden können. Allerdings gibt es beim agilen Projektmanagement auch Herausforderungen: Agiles Arbeiten erfordert hohes Engagement und Eigenverantwortung und es ist nicht immer einfach, die Prioritäten richtig zu setzen. Zu häufige Anpassungen können auch zu Widerstand führen. Deshalb ist es wichtig, die Projektteams zu agilen Methoden, wie etwa Scrum, zu schulen und ihnen Projektmanagement-Tools zur Verfügung zu stellen. Regelmässige Retrospektiven und Coachings helfen dabei, die Teamdynamik zu stärken und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
 

Warum ist der Einbezug von Mitarbeitenden entscheidend für den Erfolg, und wie lassen sich Widerstände oder Ängste gegenüber Veränderungen ­überwinden?

Der Einbezug der Mitarbeitenden trägt massgeblich zur Akzeptanz und der Identifikation mit dem Projekt bei. Ebenfalls sollen das Fachwissen und die unterschiedlichen Perspektiven der einzelnen Personen helfen, praxisnahe Lösungen zu entwickeln und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. Um Widerstände oder Ängste zu überwinden, ist eine transparente Kommunikation über Nutzen und Ziele des Projekts entscheidend. Schulungen und Weiterbildungen bieten die nötige Unterstützung beim Umgang mit neuen Technologien. Die Partizipation der Mitarbeitenden bei Entscheidungsprozessen und in Pilotprojekten ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, um Ängste und Widerstand abzubauen. Ein gezieltes Change Management sorgt für eine aktive Einbindung und kontinuierliche Begleitung während des Wandels.
 

Wie kann die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und IT optimiert werden, um Synergien besser zu nutzen und mögliche Konflikte frühzeitig zu lösen?

Eine wichtige Massnahme ist die Bildung von cross-funktionalen Teams, in denen IT- und Fachabteilungen gemeinsam an Projekten arbeiten und ihre Perspektive einbringen können. Übersetzerrollen, wie etwa Businessanalysten, können zusätzlich als Brücke zwischen den technischen und fachlichen Anforderungen agieren und das Verständnis beider Seiten erleichtern. Zudem sind die Arbeit in dedizierten Projekträumen, wöchentliche Jour-Fix-Meetings und Review-Sessions hilfreich, um den Austausch kontinuierlich zu fördern. Die Vorteile dieser Vorgehensweisen sind die Reduktion von Silodenken, schnelle Lösungsfindung und die effektive Nutzung von Know-how aus verschiedenen Abteilungen.