Vom Kabelsalat zur Kostenkontrolle: E-Procurement fürs Spital

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Die Beschaffung von ICT-Zubehör und anderer sogenannter C-Teile ist in Spitälern in verschiedene Abteilungen verstreut, kleinteilig und manchmal übersteigen die Prozesskosten den Warenwert. Mit E-Procurement von Bechtle können Spitäler die Beschaffung von Zubehör und C-Teilen bündeln, Kosten senken und die Versorgungssicherheit erhöhen.

(Source: illustrissima - stock.adobe.com)

Spitäler stehen heute vor der Herausforderung, ihre Ressourcen effizient einzusetzen und dabei eine hohe Versorgungsqualität sicherzustellen. Gerade im Bereich der ICT-Beschaffung von C-Teilen zeigt sich, wie komplex das sein kann. Abgesehen von Computern, Monitoren und Peripherie sind genau diese sogenannten C-Teile bei der Kostenoptimierung elementar – von Netzteilen, Docks und USB-Kabeln bis zu Mäusen, Tastaturen, Hüllen oder auch Verbrauchsmaterial wie Toner (nicht abschliessend).

Die Vielfalt des Sortiments und historisch gewachsene Prozesse machen die Beschaffung häufig zeitintensiv. Die Suche nach den passenden Teilen in unterschiedlichen Shops und die Vielfalt an Möglichkeiten binden wertvolle Ressourcen, die im Klinikalltag an anderer Stelle dringender benötigt würden.

Der eigentliche Warenwert gerät zur Nebensache, wenn die Prozesskosten pro Bestellung den Warenwert übersteigen. Erfahrungswerte aus Projekten zeigen einen Prozessaufwand von 80 bis 100 Franken pro Bestellung – unabhängig vom Warenwert.

Standardisierung adressiert diese Punkte: definierte Warenkörbe, Rollen und Freigaben, klare Zuordnung zu Kostenstellen sowie vollständige, digitale Belege. Das reduziert Rückfragen, vermeidet Fehlbestellungen und schafft die Grundlage für saubere Prozesse. Standardisierung eröffnet enormes Potenzial, wenn es mit dem richtigen Partner umgesetzt wird.

E-Procurement von Bechtle

Mit den Prozessprofis von Bechtle im E-Procurement erhalten die Spitäler die Unterstützung, die sie für die Umsetzung benötigen. Sortimente werden gezielt auf die Bedürfnisse des Spitals zugeschnitten, während der Datenaustausch zwischen Spital und Lieferant durchgängig digitalisiert und bis zur Rechnungsstellung automatisiert wird.

In der Praxis führt dies zu einer Reduktion der Prozesskosten um bis zu 40 bis 60 Prozent. Bei einem Bestellvolumen von rund 10 000 Vorgängen und einem durchschnittlichen Aufwand von 80 bis 100 Franken pro Bestellung ergibt sich ein Einsparpotenzial von 400 000 bis 600 000 Franken jährlich. Durchdachte Standardisierung steigert also die Effizienz und schafft auch substanzielle finanzielle Freiräume.

Bechtle schafft für Spitäler einen einfachen Zugang zu den richtigen Produkten. Über moderne Schnittstellen können kuratierte Kataloge genutzt werden, die von abgestimmten Produktpaketen über individuelle Sortimente bis hin zu speziell konfigurierten Lösungen reichen. Bestehende Beschaffungssysteme oder Marktplätze lassen sich nahtlos anbinden, sodass Bestellungen direkt und automatisiert an Bechtle übermittelt werden können.

Da eine E-Procurement-Lösung nicht in jedem Spital sofort umgesetzt werden kann, bietet Bechtle mit dem Webshop bechtle.ch eine pragmatische und sofort einsetzbare Alternative. Spitäler profitieren direkt von einem klar strukturierten, umfassenden und stets aktuellen Sortiment sowie von vereinfachten Bestellabläufen. Funktionen wie Berechtigungsworkflows, Merklisten und die einfache Abwicklung von Rückgaben sorgen zusätzlich für Effizienz, ohne dass gleich ein vollständiges E-Procurement eingeführt werden muss.

Verschiedene Stufen der Integration lassen sich flexibel an die Bedürfnisse der Spitäler anpassen und ermöglichen eine schrittweise Einführung:

Variante 1: Webshop bechtle.ch
Schnell einsetzbar, mit kundenspezifischem Sortiment und hoher Transparenz.
Variante 2: Integrierter Katalog (statisch)
Vordefinierte Produktauswahl direkt im Spitalsystem, Bestellungen und Rechnungen laufen vollständig elektronisch und medienbruchfrei.
Variante 3: Punch-out-Katalog (dynamisch)
Zugriff aus dem Spital-Einkaufssystem auf den Bechtle-Shop mit stets aktuellem Sortiment und vollständige Digitalisierung des gesamten Abwicklungsprozesses.

Bechtle hat über 20 Jahre E-Procurement-Erfahrung und verfügt über spezialisiertes Branchenwissen. So begleitet Bechtle Spitäler bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Supply-Chain-Prozesse, von der Definition relevanter und geeigneter Produkte bis hin zu digital gebündeltem E-Procurement. Dazu gehören die Analyse der bestehenden Bestell- und Freigabeprozesse, das Design kuratierter Kataloge, die Anbindung an bestehende ERP- und spitaleigene Beschaffungslösungen und die Begleitung während des Betriebs.

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