Wie KI die Bundesverwaltung effizienter machen soll.

(Source: marcelkessler / Pixabay)

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Wie kann die Bundesverwaltung ihre Effizienz mit künstlicher Intelligenz und Automatisierung steigern? Diese Frage richtete das Parlament in einem Postulat an den Bundesrat. Dieser hat nun den entsprechenden Abschlussbericht vorgelegt.

Grosses Potenzial

In der Mitteilung zum Bericht macht die Regierung klar, wie sehr sie an das Potenzial von KI und Automatisierung glaubt: "Sie entlasten die Bevölkerung und die Wirtschaft, da sie den Verwaltungsaufwand verringern, die Bearbeitungszeiten verkürzen, die Qualität verbessern und die Ressourcen für die prioritären Aufgaben freisetzen", schreibt der Bundesrat. Er fügt hinzu, dass die Verwaltung aufgrund des demografischen Wandels und des steigenden Datenvolumens künftig gleich viele oder gar mehr Aufgaben mit weniger Personalressourcen bewältigen müsse.

Man habe bereits verschiedene Weichen gestellt, um die Automatisierung von Prozessen zu gestalten, heisst es im Bericht. Als Beispiele dafür nennt die Exekutive die Teilstrategie zum Einsatz von KI-Systemen oder die Initialisierung eines Gemeinsamen Fachdienstes Business Process Automation (GFD BPA). Verschiedene Verwaltungseinheiten setzten KI- und andere Technologien zur Prozessautomatisierung bereits produktiv ein.

Für den Bericht wertete der Bundesrat über 130 Prozesse aus der Bundesverwaltung aus. Aus diesen leitet er 10 übergeordnete Referenzprozesse ab: Aufarbeiten von Informationen; Verwaltung von externen Anfragen; Ämterkonsultationen; Geschäftsverwaltung; datengestützte Überwachung; Prüfung von Gesuchen und Fällen; Entwicklung, Betrieb und Support von Software; Datenmanagement; Übersetzung; betriebswirtschaftliche Supportprozesse.

In all diesen Prozessen besteht "Potenzial zur Steigerung von Effizienz und Qualität der Verwaltungsarbeit sowie zur Entlastung der Mitarbeitenden", schreibt die Landesregierung. Besonders hoch sei das Potenzial bei repetitiven Aufgaben mit hoher Prozessklarheit und -beständigkeit sowie guter Datenverfügbarkeit.

Begrenzte Ressourcen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen zum Einsatz von Automatisierungstools seien aktuell in Arbeit. Eine Herausforderung werde deren einheitliche Implementierung über die Verwaltungseinheiten hinweg sein. Als weiteres wichtiges Handlungsfeld hebt der Bundesrat die Weiterbildung hervor und schreibt: "Für eine flächendeckende Nutzung von KI- und Automatisierungslösungen müssen Mitarbeitende und Führungskräfte befähigt werden, Automatisierungspotenziale zu erkennen, geeignete Ansätze zu wählen und rechtliche, sicherheits- und datenschutzrelevante Anforderungen korrekt einzuordnen." Das aktuelle Weiterbildungsangebot erreiche die Breite der Verwaltung nur punktuell.

Doch den vielen Möglichkeiten steht "die finanzpolitisch angespannte Lage" gegenüber. Aufgrund dieser "fehlen zurzeit die erforderlichen Ressourcen, um sämtliche Anwendungsfälle weiterzuverfolgen", erklärt der Bundesrat. Den Fokus legt er daru7m darauf, vorhandene Ressourcen zu bündeln, um departementsübergreifend relevante Anwendungsfälle umzusetzen. Dabei beteilige sich jedes Departement und die Bundeskanzlei an der Umsetzung von mindestens drei Anwendungsfällen. Folgende fünf Projekte will der Bundesrat vorantreiben:

• Vom Vorstoss bis zur Erfüllung - integriert, effizient und transparent: Automatisierung der Ämterkonsultation

• Technologiegestützte Übersetzungsarbeit: Schneller übersetzen, Qualität sichern

• Kürzere Wartezeiten, schnellere Entscheide: Prüfung von Gesuchen und Fällen

• Verlässliche Daten für verlässliche Automatisierung: Extraktion, Standardisierung und Harmonisierung von Daten

• Backoffice ohne Reibung: Betriebswirtschaftliche Supportprozesse

Der Bundesrat selbst will derweil prüfen, wie eine verwaltungsinterne Portfolio-Übersicht über die beim Bund entwickelten, beschafften und genutzten KI- und BPA-Systeme erstellt sowie deren regelmässige Aktualisierung sichergestellt werden kann. Langfristiges Ziel sei es, mit einer departementsübergreifenden Portfolio-Sicht den Informationsfluss, die Synergienutzung sowie die Steuerungsfähigkeiten zu verbessern.

Mehr Investitionen

In den Schlussbemerkungen kommt der Bundesrat wieder auf die unendlich scheinenden Möglichkeiten zu sprechen und stellt fest, dass eine systematische und konsequente Automatisierung von Prozessen über bisherige Reform- und Digitalisierungsvorhaben hinausgehe. "Sie hat das Potenzial, die Art und Weise, wie die Verwaltung funktioniert, grundlegend zu verändern und dadurch die Bevölkerung und Wirtschaft administrativ zu entlasten, als Arbeitgeber dem demografischen Wandel zu begegnen und die der Bundesverwaltung anvertrauten Aufgaben auf Augenhöhe mit dem technologischen Wandel zu erfüllen - sei dies die Bewältigung der zunehmenden Cyberkriminalität oder der makroökonomischen Volatilität."

Es brauche jedoch eine zusätzliche Intensivierung der Arbeiten und koordinierte Investitionen in die gemeinsamen Grundlagen für die Automatisierung - von Daten über IT-Infrastruktur bis zu technischen Methoden und Fähigkeiten.

Demnächst übrigens wird sich der Bundesrat mit einem Digitalisierungsartikel für die Bundesverfassung beschäftigen. Einen solchen forderte nach dem Ständerat unlängst auch der Nationalrat. Details lesen Sie hier.