Hinter den Kulissen von Ticketcorner

Ziel war es, die bestehenden, älteren schwarz-weiss Geräte durch neueste Multifunktionsgeräte [1] zu ersetzen. Geleitet wurde das Projekt von Karin Meury, IT Operations bei Ticketcorner. Aufgabe ihres Teams war es, den gesamten Ticketcorner-Gerätepark unter die Lupe zu nehmen und das vorhandene Optimierungspotential zu ermitteln. Die gesamte Druckerumgebung war veraltet, dadurch auch langsam, und verursachte viele Störungen, wie beispielsweise wiederkehrende Papierstaus.

Ricoh und Ticketcorner singen seit Jahren ein erfolgreiches Duett

Um eine geeignete Lösung zu finden, liess Ticketcorner verschiedene Branchenspezialisten konkrete Lösungsvorschläge unterbreiten. Nach einer sorgfältigen Evaluation der Angebote entschied man sich für RICOH. "Das Preis-Leistungs-Verhältnis von Ricoh sowie die vorgeschlagenen Lösungen waren so gut, dass nur dieser Anbieter in Frage kam“, so Karin Meury. Aber auch die Zufriedenheit mit den Wartungs- und Servicedienstleistungen der Ricoh sowie die langjährige Kundenbeziehung zwischen dem Servicetechniker und  Ticketcorner haben dazu beigetragen, dass bei der Auswahl der neuen Systeme Multifunktions-Geräte von Ricoh berücksichtigt wurden.

Nichts desto trotz stiess Andy Glass, Sales Ricoh, da und dort auf Vorbehalte gegen die von Ricoh vorgeschlagene "Equitrac OfficeTM Lösung" [2]. Bei den ehemaligen Druckern gab es für fast jede Abteilung ein eigenes Fach bei der Ausgabe – mit den neuen Multifunktionsgeräten fiel diese Option, welche die Benutzer sehr geschätzt hatten, weg. Mit der Ricoh-Druckerlösung sollte eine Badge-Authentifizierung (auch „Follow You Printing“ genannt) integriert werden, die anfangs skeptisch beurteilt wurde. Der Benutzer muss sich erst mittels Badge anmelden, damit der Druckvorgang ausgelöst wird.

"Um unsere Zweifel zu beseitigen, lud uns Herr Glass zu einer Demonstration ein, welche die Vorbehalte rasch aus dem Weg räumte und alle überzeugte. Die Badge-Authentifizierung arbeitet unglaublich schnell und effizient“, erklärte Meury.

Mit Equitrac OfficeTM in der ersten Reihe sitzen

Doch was genau muss man sich unter "Equitrac OfficeTM" [3] vorstellen? Anders gefragt: Wieso soll sich ein Kunde nicht nur für ein einfaches Ticket, sondern sich gleich für ein Ticket der ersten Kategorie entscheiden? Die Vorteile liegen auf der Hand: Die einfach anzuwendende modulare Lösung überwacht, berechnet und steuert die netzwerkweite Dokumentenausgabe und kontrolliert präzise alle Kopier- und Druckaktivitäten. Kosten lassen sich so bestimmten Einzelpersonen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen zuordnen.

"Ein weiterer Grund für die Anstrebung der neuen Lösung war, dass ausgedruckte Dokumente in den Ausgabefächern liegen blieben; die Benutzer wurden zwischenzeitlich abgelenkt oder sie hatten ihre Ausdrucke gänzlich vergessen. Dieser unnötige Verschleiss verursachte Kosten, welche es einzusparen galt. Hinzu kam, dass gerade vertrauliche Dokumente nicht gesichert ausgedruckt werden konnten – dies ist nun aber mit der Authentifizierung gewährleistet, da nun vertrauliche Dokumente erst ausgedruckt werden dürfen, wenn sich der Benutzer authentifiziert hat", erklärt Meury.

Optimierung des Geräteparks

Bereits im Vorfeld der Evaluation lieferte Ricoh einen Testdrucker an Ticketcorner, damit die unterschiedlichen Features sowie die Equitrac-Lösung anhand von verschiedenen Abläufen und Beispiel-Szenarien durchgespielt werden konnten. Man konfigurierte zusammen mit René Kramer, chBusiness Consultant, Ricoh, einen Server und installierte gleichzeitig Equitrac. Nach einer einmonatigen Testphase in der IT-Abteilung von Ticketcorner, wurden dann die alten Drucker durch die neuen, homogenen Ricoh-Multifunktionsgeräte ersetzt. Im laufenden Betrieb wurde jeder Drucker einzeln ausgetauscht. Die Authentifizierung mit den Follow You - Badges wurde erst ausgelöst, als alle Drucker einwandfrei funktionierten und einsatzfähig waren.

Nach der erfolgreichen Umstellung, sind jetzt nur noch drei verschiedene Gerätetypen bei Ticketcorner im Einsatz, mit welchen das gesamte Document-Management abgewickelt wird. Der Maschinenpark konnte von 15 auf 12 Geräte optimiert werden. Standardmässig wird nun schwarz-weiss und zwei Seiten auf ein einzelnes A4-Blatt gedruckt – per Knopfdruck kann jederzeit auf Farbdruck umgestellt werden. Die Sensibilisierung der Mitarbeiter für das Thema Green-IT [4] und die damit verbundenen Umweltschutz-Möglichkeiten traf auf grosses Interesse und wurde sehr gut aufgenommen.