ECM als Grundlage der digitalen Transformation

Matthias Zacher, Senior Consultant von IDC, sprach zum Einstieg des Alfresco Days in Zürich über die Digitalisierung. Er fragte, wie Firmen im Zeitalter der 3. IT-Plattform mit Daten umgehen sollen. Die Zeit der Mainframes (1. Plattform) sei vorbei, die klassische Server-Client-Architektur (2. Plattform) ebenso.

Carsten Hunfeld begrüßt die Gäste zum @Alfresco Day Zurich. #AlfDay2015 pic.twitter.com/PfUVAysshx

— Alfresco (@Alfresco) June 9, 2015

Aktuell sei bereits die 3. IT-Plattform, die aus Cloud Computing, Mobility, Big Data, Analytics und Social Business bestehe. Diese oft noch jungen Technologien bilden laut Zacher die Grundlage für die Verbesserung interner Prozesse, für engere Kundenbeziehung und neue Produkte und Geschäftsmodelle. All dies fasste Zacher unter dem Schlagwort "Digitale Transformation" zusammen.

ECM für alle

"Wer heute noch ältere Technologien im Einsatz hat, wird über kurz oder lang ins Hintertreffen geraten", sagte Zacher im schönen Hotel Widder. Für Unternehmen sei es nun eine Notwendigkeit, sich mit all diesen neuen Technologien auseinanderzusetzen. Rund die Hälfte der Schweizer Firmen nutzt zum Beispiel laut IDC bereits die Cloud. Das sei zu erwarten gewesen, da man die Vorteile der Cloud einfach nicht mehr ignorieren könne. Auf die Frage, welcher Cloud-Standort für die Firmen überhaupt in Frage käme, gaben in einer Umfrage von IDC 99 Prozent die Schweiz an.

Für Unternehmen sei es aber sinnvoll, sich auch intensiv mit dem Thema Enterprise Content Management (ECM) zu beschäftigen, sagte Zacher. ECM-Systeme könnten nämlich als Grundlage für die digitale Transformation dienen und wichtige Reformen in Firmen auslösen. ECM könne helfen, Fehler zu vermeiden, die Compliance zu verbessern und die Produktivität von Mitarbeitern zu steigern.

Firmen sollten die bestehenden ECM-Systeme prüfen und ihre Möglichkeiten schrittweise und nach einem Plan ausschöpfen, so Zacher. Dabei müsse aber auch immer das mobile, sichere Arbeiten unterstützt werden. Besonders im Auge behalten sollten Unternehmen zudem das Thema Analytics, das gerade im ECM-Bereich immer ausgereifter und wichtiger werde, sagte Zacher in Zürich.

Neue Funktionen in Alfresco

John Pomeroy, Vice President EMEA von Alfresco, sprach über die Vergangenheit und Zukunft von ECM-Anwendungen, insbesondere über die Software von Alfresco. Das ECM-System habe sich im Laufe der Zeit gewandelt und diverse Trends mitgemacht. Rund 37 Prozent der weltweiten Arbeitnehmer würden dieses Jahr bereits mobil arbeiten, sagte Pomeroy. Und von 2010 bis 2020 dürften sich die digital vorhandenen Daten um das 50-Fache erhöhen. Alfresco habe dies erkannt und seine Software angepasst. Besonders an Alfresco sei, dass die Lösung nicht nur für ECM genutzt werde. Oft gingen damit auch Veränderungen und Prozessoptimierungen im Unternehmen einher.

John Pomeroy, EMEA VP, präsentiert seine Sicht auf das Digitale Unternehmen zum @Alfresco Day Zurich. #AlfDay2015 pic.twitter.com/7GJF4Zn9rC

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Am Event wurden diverse Anwendungsszenarien von Alfresco vorgeführt, unter anderem die Outlook-Integration. In der neusten Version wurde zudem die Abhängigkeit von Flash beendet. Die wenigen Funktionen, die nur mit Flash funktionierten, werden nun in HTML5 ausgeführt. Auch die Integration in Microsoft Office wurde demonstriert, inklusive Versionshistorie, Volltextindizierung und Cloud-Synchronisation. Ebenfalls möglich ist das digitale Signieren von Dokumenten wie Word-Dateien.