Kanton Zürich braucht eine neue IT-Strategie

Der Regierungsrat des Kantons Zürich hat einen Auszug aus dem Sitzungsprotokoll vom 25. Januar veröffentlicht. An der Sitzung sprach der Rat unter anderem über die "Grundlagen für eine zukünftige kantonale Informations- und Kommunikationstechnologie". Kurz die IT-Strategie des Kantons.

Bisher galt im Kanton Zürich die IT-Strategie 2008. Durch die stetige Weiterentwicklung in der Informatik hätten sich die Anforderungen an die Systeme verändert, schreibt der Regierungsrat.

Schwachstellen in fast allen Verwaltungsbereichen

2013 überprüfte die Finanzkontrolle des Kantons die Strategie und fand in fast allen Organisationseinheiten der Verwaltung Schwachstellen. IT-Governance, IT-Compliance, IT-Risikomanagement und IT-Sicherheit wiesen gemäss Protokoll ungenügende Punkte auf.

Aufgrund dieser Überprüfung beauftragte der Regierungsrat die Finanzdirektion 2015 erneut, die IT des Kantons zu prüfen. Diesmal sollte die Finanzkontrolle eine "unabhängige externe Überprüfung der Informatik des Kantons Zürich" durchführen.

Als externe Prüfungsstelle entschied sich der Kanton für das Wirtschaftsprüfungsunternehmen BDO. Das Unternehmen legte die Ergebnisse seiner Überprüfung am 31. Oktober 2016 vor.

IT-Strategie 2008 weitsichtig, aber veraltet

Der Kanton Zürich hat ein kantonales IT-Team (KITT). Es ist für die strategische Führung der direktionsübergreifenden Informatik zuständig. Laut dem Bericht von BDO ist das KITT und die KITT-Geschäftsstelle für die heutige Zeit nicht mehr geeignet.

Die Ziele des kantonalen Informatikbildes 2006 und der kantonalen IT-Strategie 2008 seien angemessen und weitsichtig, aber veraltet, schreiben die Prüfer BDO.

Ein Ziel war es damals, dass die Informatik direktionsübergreifend koordiniert wird. Das war aber offenbar nicht der Fall. Gemäss den Prüfern fanden die Steuerung und die Führung vorüberwiegend innerhalb der Direktionen statt.

Innerhalb der Direktionen funktionierte die Strategie zwar, bei direktionsübergreifenden und verwaltungsweiten Themen sei sie aber gescheitert, schreibt BDO.

Eine neue IKT-Organisation aufstellen

Gemäss dem Bericht von BDO sollte der Kanton zwei neue organisatorische Einheiten schaffen: eine strategische Führungseinheit sowie eine zentrale Dienstleistungsorganisation. Der Bericht schlägt dem Kanton vor, das KITT und die KITT-Geschäftsstelle aufzulösen und durch die neue IKT-Organisation abzulösen.

Der Regierungsrat und BDO sind sich einig: Die heutige Organisation der Informatik lässt keine wirksame Steuerung der verwaltungsübergreifenden Informatik zu.

Auftrag geht an die Finanzdirektion

Zuständig für die neue Organisation der Informatik ist die Finanzdirektion. Diese müsse neue Grundlagen für die kantonalen Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) schaffen. Das heisst, die Finanzdirektion muss eine neue kantonale Strategie und eine neue kantonale Organisation ausarbeiten.

Weiter heisst es im Sitzungsprotokoll, dass die bestehende IT-Strategie 2008 überprüft und bei Bedarf angepasst werde. Denn BDO führte grundsätzlich keine groben Fehler auf. Die KITT-Organisation soll durch die IKT-Organisation ersetzt werden.

Jede Direktion ist vertreten

Die Projektorganisation gestaltet sich ebenfalls neu. Es gibt einen Projektausschuss, eine Steuerungsgruppe, eine Projektleitung und das Kernteam. Zusätzlich gibt es die externe Unterstützung und verschiedene Teilprojekte.

Die Finanzdirektion bestimmt die Projektleitung.

Der Projektausschuss besteht aus drei Mitgliedern: Finanzdirektor, Justizdirektorin und Bildungsdirektorin. Unterstützt werden sie vom Leiter der Finanzkontrolle.

Von den Direktionen und der Staatskanzlei kommt je eine Person in die Steuerungsgruppe. Die Steuerungsgruppe nimmt gemäss Sitzungsprotokoll Stellung zu den Anträgen der Projektleitung. Die Menschen in der Steuerungsgruppe kennen die internen IT-Abläufe.

Beschluss im November 2017

Der Terminplan des neuen IT-Projekts des Kantons Zürich zieht sich über das ganze Jahr. Im Februar/ März werden die Projektgremien besetzt.

Voraussichtlich im Oktober soll die Verabschiedung des Projekts sein. Im November erfolgt dann der Beschluss.

Kosten sind unklar

Die Kosten für das Projekt können gemäss Regierungsrat momentan nicht beziffert werden. Aber es sei anzunehmen, dass einzelne Projekte sehr hohe Kosten verursachen werden, schreibt der Rat in seinem Sitzungsprotokoll.

Per 1. Januar 2018 will die Finanzdirektion folgende IT-Einheiten in eine Organisationseinheit zusammenführen: Kompetenzzentrum SAP, Finanzverwaltung, IT-Basis-Infrastruktur der KITT-Geschäftsstelle mit Netzwerk- und Verzeichnisdiensten und das Kompetenzzentrum IT-Sicherheit der KITT-Geschäftsstelle.