Mitarbeiter-Portal verändert HR-Prozesse

Die vielfältigen Aufgaben einer Personalabteilung werden heute noch mehrheitlich zentral abgewickelt. Sämtliche Daten von Bewerbungen, Personalien, Entlöhnung, Entwicklung, Entlassungen und Qualifikationen etwa werden von Personalabteilungen geführt. Es entstehen relativ hohe Kosten, wenn dabei Information nicht einmalig an der Quelle selbst, sondern mehrfach erfasst werden. Da meistens nur die Mitarbeitenden der Personalabteilung direkten Zugriff auf die Informationen haben, gibt es häufig Rückfragen der Verantwortlichen in der Linie.

Mitarbeiter-Portal von Abacus verändert HR-Prozess

Das neu lancierte Mitarbeiter-Portal von Abacus erweitert die Abacus Lohnbuchhaltung, die heute schweizweit bei mehr als 10 000 Betrieben im Einsatz ist und mit der monatlich mehr als 1,2 Millionen Lohnabrechnungen erstellt werden. Sowohl über das Portal als auch gleichzeitig über die Smartphone-App AbaCliK können nun spezifische Daten aus der Lohnbuchhaltung Abteilungsleitern und Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Dabei lässt sich stets entscheiden, wer welche Daten einsehen und bearbeiten darf. Mutationen werden von den HR-Verantwortlichen selbst kontrolliert und anschliessend direkt im Lohn/HR verarbeitet. Die einmalige Verarbeitung hilft, Zeit und Kosten zu sparen, und erhöht zudem die Aktualität und Qualität der Daten. Das führt ferner dazu, dass auch beispielsweise die sogenannten Schattendossiers obsolet werden, die jeweils zusätzlich in der Linie von Vorgesetzten geführt wurden. Im Bewerbungsprozess wird die Linie in die Rekrutierung eingebunden, sodass sie jederzeit über den Stand einer Vakanz und deren Bewerber informiert ist.

Zuerst kommt die Sicherheit

In den Kernprozess der HR sind nun auch Vorgesetzte und Mitarbeitende eingebunden. Durch die integrierte Organisation wird unter anderem sichergestellt, dass ein Vorgesetzter nur Daten einsehen kann, die auch für ihn bestimmt sind. Dank der dezentralen Datenverarbeitung lassen sich auch vertrauliche Informationen wie Lohnabrechnungen und Qualifikationen direkt aus dem HR über das Mitarbeiter-Portal und AbaCliK zur Verfügung stellen. Die für die Sicherheit verantwortliche Cloud-Lösung AbaSky sorgt dafür, dass diese geschützt übermittelt werden.

Standardisierte Prozesse wie Adressänderungen, Antrag auf Kinderzulagen und Zivilstandesänderungen werden direkt im HR-Portal durch Mitarbeiter oder Vorgesetzte initiiert und somit gleichzeitig dem HR gemeldet. Formulare oder E-Mails gehören somit bei HR-Abwicklungen der Vergangenheit an. Die Standardprozesse werden nicht nur schneller verarbeitet, sie erhöhen auch die Datenqualität und entlasten HR, Linie und Mitarbeitende.

Das Abacus HR-Portal hilft, dass sich alle wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Weitere Kosteneinsparungen ergeben sich zudem daraus, dass sich Lohnabrechnungen direkt im Intranet auf das Management-Informationssystem MyAbacus oder mobil auf der App AbaCliK stellen lassen.

HR-Portal ergänzt bestehende ­Lohnbuchhaltung

Das HR-Portal von Abacus lässt sich direkt an die Lohnbuchhaltung anbinden. Die Implementierung benötigt lediglich eine Aktivierung des Moduls, bis Informationen wie Personalien, Salärentwicklungen und Dossiers allen Portalbenutzern rollenbasiert zur Verfügung gestellt werden können. Das alles sorgt für Projekte, mit denen eine HR-Abteilung sowohl intern als auch extern innovativ auftreten kann.