Integration statt Insellösung

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Glänzende Oberflächen und neue Features allein schaffen keinen Mehrwert, sondern oft nur Prozess-Chaos im Backoffice. Statt Insellösungen braucht es eine ganzheitliche Strategie. Warum moderne Tools mehr als nur cool sein müssen, um die Effizienz wirklich zu steigern.

Jérôme Bättig, Product Manager & Teamlead Edi – Expense Intelligence, HR Campus. (Source: zVg)

Die Falle Einzellösung

Ein neues Unicorn? Ein innovatives Tool mit beeindruckender Oberfläche? Gekauft, eingeführt – und dann? Allzu oft bleibt es bei einer weiteren Einzellösung im Dschungel der bestehenden Systemlandschaft. Schnittstellen? Fehlanzeige. Integration? Nicht beachtet. Was bleibt, ist ein fragmentierter Prozess, der im Backoffice für Frust sorgt.

Diese Realität begegnet uns leider immer noch häufig. Mitarbeitende arbeiten mit modernen Tools, die auf den ersten Blick begeistern. Doch im Hintergrund dominieren manuelle Schnittstellen, Medienbrüche und aufwendige Abstimmungen. Die Folge: ineffiziente Prozesse, sinkende Datenqualität und eine ungesunde Abhängigkeit von Schlüsselpersonen. Verlässt eine dieser Personen das Unternehmen, entstehen Lücken, die nur schwer zu schliessen sind.

End-to-End statt Flickwerk

Nachhaltige Digitalisierung bedeutet nicht Tools, die nur gut aussehen, sondern Lösungen, die vollständig integriert und automatisiert funktionieren. Nehmen wir als Beispiel den Spesenprozess, da dieser fast alle Mitarbeitenden betrifft. Für viele ist das ein mühsamer, aufwendiger und oft noch sehr analoger Prozess. Im Sinne einer nachhaltigen Digitalisierung muss man also nicht nur schauen, wie grossartig ein digitales Spesentool aussieht und welche Features es bietet, sondern den Prozess ganzheitlich denken. Entscheidend ist, dass Tools nicht isoliert implementiert, sondern in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. In diesem Fall sollte die neue Lösung mit den Personenstammdaten, der Finanzbuchhaltung, dem Reisemanagement-System und der Payroll kommunizieren. So entsteht End-to-End-Automatisierung – indem man manuelle Arbeit reduziert, die Datenqualität erhöht und die Fehlerquote senkt. Der wahre Nutzen entsteht also nicht durch einzelne Features, sondern durch ineinandergreifende Prozesse.

Governance sichert Zukunft

Ein zentraler, oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Governance. Eine nachhaltige Systemarchitektur braucht klare Verantwortlichkeiten, dokumentierte Schnittstellen und ein robustes Rollen- und Berechtigungskonzept, das auch bei personellen Veränderungen Bestand hat. Nur so kann ein Tool langfristig Mehrwert schaffen – nicht nur für die IT, sondern für das gesamte Unternehmen.

Eine gut aufgesetzte Governance sorgt ausserdem dafür, dass Systeme auditierbar bleiben, Compliance-Anforderungen eingehalten werden und Anpassungen, etwa bei neuen regulatorischen Vorgaben oder Wachstumsschritten, ohne Brüche umgesetzt werden können. Damit wird Governance vom unsichtbaren Rahmenwerk zum echten Stabilitätsfaktor für die Zukunftsfähigkeit der gesamten Organisation.

Zufriedenheit mithilfe durchdachter Prozesse

Die Erfahrung zeigt: Zufriedene Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden erhält man nicht durch einzelne Features oder beeindruckende Oberflächen allein. Entscheidend sind stabile, durchdachte Prozesse, die Technologie und Organisation sinnvoll verbinden. Wer Digitalisierung langfristig erfolgreich gestalten will, sollte deshalb den Fokus weniger auf Einzellösungen, sondern stärker auf die Integration, Automatisierung und Prozessgestaltung richten. Am Ende zeigt sich: Entlasten integrierte Prozesse die Mitarbeitenden, entsteht Freiraum für Innovation – die Grundlage für erfolgreiche Unternehmen. Gleichzeitig entsteht aus technischer Sicht eine stabile Basis, auf der sich weitere Lösungen und Projekte, etwa mit künstlicher Intelligenz, aufbauen lassen.

« Governance muss heute nicht mehr starr sein »

Automatisierung birgt Risiken: Prozesswissen geht verloren und starre Vorgaben bremsen die Agilität. Jérôme Bättig, Product Manager & Teamlead Edi – Expense Intelligence bei HR Campus, spricht über den Spagat zwischen Kontrolle und Effizienz sowie über die entscheidende Rolle der User Experience. Interview: Joël Orizet

Wie verhindert man, dass eine umfassende Automatisierung zum schleichenden Verlust von Prozesswissen bei Mitarbeitenden führt und so neue Abhängigkeiten schafft?

Jérôme Bättig: Automatisierung sollte nicht als Ersatz, sondern als Erweiterung menschlicher Fähigkeiten verstanden werden. Bei Edi – Expense Intelligence setzen wir auf transparente Prozesse und erklärbare KI, sodass Mitarbeitende jederzeit nachvollziehen können, warum eine Entscheidung getroffen wurde. Durch gezielte Einbindung der Fachabteilungen und kontinuierliche Feedbackschleifen bleibt das Prozesswissen lebendig.

Wie balanciert eine effektive Governance den Bedarf an Kontrolle mit der notwendigen Agilität der Fachabteilungen, um Innovation nicht zu blockieren?

Governance muss heute nicht mehr starr sein. Moderne Lösungen ermöglichen es, klare Richtlinien und Compliance-Vorgaben zentral zu definieren – und gleichzeitig den Fachabteilungen die nötige Flexibilität zu geben, Prozesse agil zu gestalten. Durch rollenbasierte Steuerung und modulare Konfiguration können Unternehmen Governance als Enabler statt als Bremse nutzen. So entsteht ein Rahmen, in dem Innovation sicher und skalierbar stattfinden kann.

Wie lässt sich das Prinzip der End-to-End-Integration von Standardaufgaben auf kreative Bereiche wie etwa das Marketing übertragen?

Besonders relevant sind Lösungen, die den gesamten Customer Lifecycle abbilden und eine nahtlose Verbindung zum CRM ermöglichen. So lassen sich digitale Touchpoints bereits beim ersten Kundenkontakt systematisch erfassen und direkt im CRM sichtbar machen. Marketingmassnahmen können lückenlos analysiert werden. Diese End-to-End-Transparenz schafft nicht nur eine fundierte Entscheidungsbasis, sondern hilft auch, Budgets gezielt einzusetzen.

Wie sichert man eine hohe User Experience, damit Mitarbeitende die integrierten, aber potenziell starren Prozesse auch wirklich annehmen?

Eine herausragende User Experience ist entscheidend für die Akzeptanz integrierter Prozesse. Unsere Schweizer Spesenlösung «Edi» setzt hier Massstäbe: durch intuitive Benutzeroberflächen, intelligente Automatisierung und die nahtlose Einbindung in bestehende Systemlandschaften. Mitarbeitende erleben die Prozesse als echte Unterstützung im Arbeitsalltag. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die kontinuierliche Einbindung von Nutzerfeedback sowie die Möglichkeit, Prozesse flexibel anzupassen.

Wie quantifiziert ein Unternehmen den Return on Investment einer tiefen Integration, um ihn gegen die Einführung einer Insellösung abzuwägen?

Der ROI einer tiefen Integration zeigt sich nicht nur in quantitativen Kennzahlen, sondern auch in qualitativen Aspekten wie Prozessqualität, Skalierbarkeit und strategischer Steuerbarkeit. Am Beispiel der Spesenprozesse lässt sich dies besonders deutlich machen: Mit «Edi» können Unternehmen die Bearbeitungszeit pro Spesenfall signifikant reduzieren – von 40 bis 60 Minuten pro Abrechnung auf 2 bis 8 Minuten –, Fehlerquellen eliminieren und Compliance-Risiken nachhaltig minimieren. Die Investition in eine integrierte Lösung zahlt sich mehrfach aus: operativ durch Effizienzgewinne, strategisch durch bessere Steuerbarkeit und kulturell durch die Entlastung der Mitarbeitenden.

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