Wie man ein digitales Gemeindehaus baut

Bürgerinnen und Bürger sind es mittlerweile gewohnt, im Consumer-Umfeld einfach und unkompliziert auf digitale Dienstleistungen zurückzugreifen: Onlinekäufe von Kleidung, Onlinebuchung von ­Ferien, Konzert- und Bahntickets sind heute gang und gäbe – verstärkt auch via Handy oder Tablet. Und auch Mobile-Banking gehört heute zum Alltag. Unter der Schweizer Bevölkerung hat die mobile Internetnutzung in den letzten Jahren rasant zugenommen: von 43 Prozent im Jahr 2010 auf 72 Prozent im Jahr 2017. Diese Erwartungshaltung zeigt sich immer mehr auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Gefordert wird ein digitaler Service Public.

Gemeindehaus für Digital Natives

Gemeinde- und Stadtverwaltungen stehen heute daher vor der Herausforderung, sich auf diese geänderten Anforderungen einzustellen. Die nachrückende Generation der Digital Natives ist nicht mehr bereit, Behördengänge offline erledigen zu müssen. Erwartet wird ein – idealerweise mobiler – Onlineschalter für Verwaltungsdienstleistungen. Aber auch als Arbeitgeber müssen sich Gemeinden diesen neuen Anforderungen stellen, um sich auf dem Arbeitsmarkt attraktiv zu positionieren. Beispielsweise über Onlineportale für Mitarbeitende oder eine Arbeitszeiterfassung via Handy.

Umfassende Beratung

Der erste Schritt auf dem Weg zum digitalen Gemeindehaus ist eine umfassende Beratung. Die Bedürfnisse einer kleinen Gemeinde unterscheiden sich deutlich von denen einer städtisch geprägten Gemeinde. Ein Beratungsmandat, das seine Aufgabe ernst nimmt, deckt diese unterschiedlichen Bedürfnisse ab: Von der ICT-Strategie über kundenspezifische und prozessübergreifende Konzepte und Bedürfnisanalysen bis hin zur Eruierung von Optimierungspotenzial von Verwaltungsvorgängen. Sind die Geschäftsprozesse verstanden, können die Herausforderungen einer jeden Gemeinde konsequent aus deren Perspektive angegangen werden. Im Kontext der Digitalisierung gilt es, die Prozesse neu zu denken.

Der passende Bauplan

Je nach Bedürfnis lassen sich die Bestandteile einer Digital-Government-Lösung im Baukastensystem kombinieren. Modul für Modul nimmt das digitale Gemeindehaus seine Form an. Die Lösung muss so beschaffen sein, dass sie der jeweiligen Gemeinde die passenden Werkzeuge zur passenden Zeit zur Verfügung stellt, die sie in ihren Prozessen am besten unterstützen. Die auf dem Markt am häufigsten nachgefragten Module einer Digital-Government-Lösung sind die Folgenden.

Einwohnerlösung:
Diese muss alle Geschäftsprozesse eines Einwohnerdienstes abdecken inklusive einer zentralen Pendenzenverwaltung und Terminkontrolle. Die Lösung muss modular aufgebaut und somit individuell für Gemeindeverwaltungen anpassbar sein. Die Applikation muss auf eCH-Standards basieren, das Meldewesen über die Anbindung an gängige Register unterstützen und Schnittstellen zu anderen Verwaltungsbereichen bieten. Zentral dabei sind die Personendatenbank und die wesentlichen Basisdaten, welche die Voraussetzung für weitere elektronische Services bilden. Wie beispielsweise die Anbindung eines Outputmanagements. Ein solcher Logistik-Service kann ein weiteres ergänzendes und nutzbringendes Modul für eine Gemeinde sein, um Versände von Stimm- und Wahlunterlagen durchführen zu können.

Finanzlösung:
Öffentliche Verwaltungen benötigen ein bewährtes ERP-Finanzsystem. Dieses sollte umfassende, integrierte und parametrisierbare Funktionalitäten bieten, um auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden zu können. Die komplette Rechnungsverarbeitung sollte digitalisiert und automatisiert werden können – vom Belegscanning über den Kreditorenworkflow bis hin zur einmaligen und wiederkehrenden Fakturierung. Ebenfalls notwendig ist die Integration des Budgetprozesses inklusive Forecast und Finanzplanung. Darüber hinaus sollte die Lösung die Zahlungsbewirtschaftung mit allen Finanzinstituten managen können, bei denen die Gemeindeverwaltung Kundin ist.

Lohn- und HR-Lösung:
Diese vereinfacht die Personaladministration und Lohnbuchhaltung einer Gemeinde. Zusätzlich ist eine solche Lösung die Basis für die Umsetzung von HR-Prozessen von der Personalgewinnung bis zur Personalentwicklung. Das Führen eines elektronischen ­Personaldossiers, ein Mitarbeiter-Portal sowie auch eine mobile Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung sind ebenfalls Bestandteile einer modernen HR-Lösung.

Geschäftsverwaltungslösung:
Sie unterstützt Gemeindeverwaltungen idealerweise in der digitalen Geschäfts-, Dokumenten-, Sitzungs- und Task-Verwaltung. Dabei hält sie den Informationsfluss transparent und ermöglicht jederzeit einen Überblick über die offenen Geschäfte und Aufgaben. Je nach Bedürfnissen der Gemeinde können Fachlösungen für folgende Prozesse zur Verfügung gestellt werden: Baugesuche, Einbürgerungen, Friedhofsverwaltung, Hundekontrolle, Kinder- und Erwachsenschutz, Schülerverwaltung, Vertragsverwaltung und Einbürgerungen.

Steuerlösung:
Eine solche je nach Kanton optional erforderliche Lösung unterstützt Gemeinden und Städte optimal dabei, ihre Steuern erheben zu können: Dank eines umfangreichen Regelwerks kann eine automatisierte, komplette Veranlagungsberechnung durchgeführt werden. Der Steuerbezug umfasst unter anderem automatisierte Rechnungserstellung und -versand, Zahlungsverbuchungen und die Kontoführung von Steuerpflichtigen und Körperschaften. Vielfach ist im Umfeld der Steuern die applikatorische Unterstützung bei der Verlustscheinbewirtschaftung von Vorteil – diese generiert zusätzliche Einnahmen.

Soziallösung:
Sie wird in der Regel von eher grösseren Gemeinden oder Städten benötigt. Die Lösung beinhaltet idealerweise eine Adressverwaltung für Klienten, Verrechnungspartner, Asylsuchende, Flüchtlinge, Zentren und Unterkünfte und deckt die gesamte Fallführung mit Klientendossiers, Pendenzen, Situationsanalysen und Zielvereinbarungen ab.

"Portal"-Lösung für E-Government-Services:
Sie dient als Drehscheibe für die Integration aller vorgenannten Module respektive Fachapplikationen. Diese Transaktionsplattform stellt sämtliche relevanten Komponenten bereit, um als Gemeinde erfolgreich Digital-Government-Services für Bevölkerung und Wirtschaft anbieten zu können. Dazu gehören ein Identitäts- und Registrierungsservice, die Abbildung von Geschäftsprozessen und die Anbindung von Fachapplikationen. Damit werden die Bedürfnisse der Bevölkerung ins Zentrum gestellt und so ein durchgängiger Online- und Mobile-Zugriff auf wichtige Anwendungen ermöglicht.

Begleitung im Betrieb:
Für ein reibungsloses Funktionieren des digitalen Gemeindehauses genügt es aber nicht, einfach nur die passende Software hinzustellen. Nach den ersten beiden Schritten – Beratung und Bereitstellung einer modularen Lösung – stellt die Begleitung im Betrieb den weiteren Weg der Gemeinde in die digitale Zukunft sicher. Eine massgeschneiderte, modulare Lösung erfordert auch einen personalisierten Support sowie laufende Pflege und Weiterentwicklung. Was es also braucht, ist ein digitaler Hauswart, der bei Fragen zu Betrieb und Wartung schnell und gezielt Unterstützung bieten kann. Keine anonymen Callcenter, sondern fachbezogene Supporteinheiten mit Verwaltungs-Know-how. Der Kundenservice enthält im Idealfall auch ein umfassendes Schulungsangebot – von Quick Guides über E-Learnings bis hin zu Schulungen vor Ort. So begleitet, können sich Gemeindemitarbeitende voll und ganz aufs Kerngeschäft konzentrieren und die Bedürfnisse und Erwartungen der Bevölkerung zeitgemäss abdecken.

ICT-Architekturprinzipien für das digitale Gemeindehaus

1. Sicherheit (Zugang zu den Daten, Datenhaltung, Daten­sicherung)

2. Modularisierung (inkl. Beratung pro Modul und über alle ­Module hinweg)

3. Standardisierte Schnittstellen

4. Fachliche Standards

5. Parametrisierbarkeit von kantonalen Unterschieden

6. Einheitliche intuitive Benutzerführung

7. Aktuelle, etablierte und verbreitete Technologien

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Interview mit Patrick Kohler, Leiter Verkauf Gemeinden bei der Abraxas Informatik AG

Die Welle kommt nicht – sie ist da

Städte und Gemeinden bei der Digitalisierung gut beraten und begleiten. Das ist ein wichtiger Teil des Jobs von Patrick Kohler, Leiter Verkauf Gemeinden bei der Abraxas Informatik AG. Beratung ist matchentscheidend, weil der digitale Service Public immer mehr auch eingefordert wird. Im Interview betont Kohler die Wichtigkeit von verwaltungsinternen Treibern, um die Herausforderungen des digitalen Wandels zu meistern. Interview: Oliver Schneider

Lösungen für das digitale Gemeindehaus scheinen zu existieren. Warum läuft die Umstellung auf durchgängiges ­E-Gov trotzdem so schleppend in der Schweiz?

Patrick Kohler: Ich sehe zwei Aspekte, die hier hineinspielen. Erstens haben wir in der Schweiz bereits eine sehr gut funktionierende Verwaltung, die nahe bei ihrer Bevölkerung ist. Als Bürger bekommt man schnell das, was man braucht – anders als in anderen Ländern, Stichwort: Föderalismus. Zweitens ist der Druck, sich anzupassen, noch weniger gross als in der Wirtschaft. Bei den Verwaltungen hängt das Überleben nicht davon ab.

Die Einführung der digitalen Verwaltung braucht Ressourcen und die Bereitschaft zur Transformation. Was raten Sie Gemeinden, in denen es an beidem mangelt?

Die Voraussetzungen für den digitalen Wandel sind da: Auf Bundesebene sowie in vielen Kantonen liegen Digitalisierungsstrategien vor, viele Städte leisten sich Chief Digital Officer. Die Welle kommt nicht, sie ist bereits da. Daher rate ich den Gemeinden, das Thema aktiv anzugehen und nicht, sich treiben zu lassen. Der Wandel braucht Ressourcen, er führt aber auch zur Verschiebung von Stellenprozenten. Zudem öffnet er neue Möglichkeiten und Chancen. Digital werden die Prozesse effizienter und kundenfreund­licher, vorausgesetzt man ist bereit, sie neu zu denken. Hier den öffentlichen Verwaltungen neue Möglichkeiten und Wege aufzuzeigen, dafür ist Abraxas da.

Wo liegen aus Ihrer Sicht die grössten Unterschiede bei der Entwicklung von Lösungen für Unternehmen auf der einen und staatliche Institutionen auf der anderen Seite?

Im privaten Sektor stehen wirtschaftliche Aspekte stärker im Vordergrund. Institutionen der öffentlichen Hand gewichten Aspekte der Sicherheit und Zuverlässigkeit höher: Gesetzeskonforme und sichere Datenhaltung in der Schweiz. Unser Erfolg im öffentlichen Sektor als grösster Dienstleister in diesem Bereich ist – mit Sicherheit – auf diesen Aspekt zurückzuführen.

Sie erwähnen verschiedene Aufgaben einer Gemeinde, etwa Baugesuche, Einbürgerungen oder das Schulwesen. Welcher Bereich hat sich als am schwierigsten zu digitalisieren erwiesen?

Hindernisse in der Umsetzung gibt es meiner Erfahrung nach nicht primär in einzelnen Bereichen, sondern bei deren Vernetzung. Anspruchsvoll wird es bei Querschnittsthemen, die sich durch die ganze Verwaltung ziehen oder in Bereichen, die grosse Auswirkungen auf Prozesse und Organisation haben, wie etwa die Einführung einer Geschäftsverwaltungslösung. Da muss man als Verwaltung organisatorische Aspekte in Angriff nehmen: Wie macht man es heute? Kann man die Prozesse neu denken? So ein Digitalisierungsvorgang steht und fällt mit der Bereitschaft des Kunden, hier mitzuziehen und Veränderungen zu forcieren.

Welche Teile des digitalen Gemeindehauses lassen sich an Dienstleister outsourcen?

Alles, was mit IT zu tun hat, kann und soll man auslagern. Gemeinden sollen verstärkt ihre Fachkompetenzen ausspielen können und ihre Prozesse kennen. Für den Wandel braucht es das Bekenntnis der Gemeindeführung zur Digitalisierung, die laufende interne Auseinandersetzung mit dem Thema, die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und natürlich die entsprechende Planung. Die Rolle des internen Projektleiters, der die Umsetzungen leitet und koordiniert, ist sehr wichtig. Abraxas bietet Infrastruktur, Applikationen, fachliches Know-how und umfassende Beratung, beispielsweise bei der Definition einer Digitalisierungsstrategie und bei der Umsetzungsplanung. Und das alles aus einer Hand. Applikationen gibt es viele. Unser Differenzierungsmerkmal ist deren Integration und Durchgängigkeit inklusive Schulung und Support.