Zeitgemässe Intranetlösungen

Digitalisierung ist ein Modewort, für manche vielleicht Sinnbild einer diffusen Angst, für andere bereits Floskel. Ein wichtiger Aspekt wird oft vergessen: Die Kommunikation zwischen Menschen muss sich ebenfalls den neuen Gegebenheiten anpassen und ist gleichzeitig zentral für den erfolgreichen Change.

Informationen finden

Dokumente und Personen müssen gefunden werden. Die primäre Funktion des Intranets ist das Einbinden verschiedener Ablagesysteme wie Dropbox, Google Docs oder Sharepoint mit dem Ziel, diese durchsuchbar zu machen. Zusätzlich werden verschiedene Umsysteme wie das Ticketing, CRM-Systeme oder Social-Media-Kanäle eingebunden. Das Intranet wird somit zum zen­tralen Informationsportal, auf dem Informationen aus den verschiedenen Bereichen zielgerichtet gefunden und personalisiert angezeigt werden können.

Kommunikation

Peer-to-Peer-Plattformen wie Whatsapp, Slack oder Teams helfen zwar bei der Kommunikation untereinander, sie lösen aber nicht alle Kommunikationsbedürfnisse im Unternehmen. Es fehlt die strategische Kommunikation (Top-down). Nur damit kann das breitflächige Implementieren einer Strategie sichergestellt und garantiert werden, dass die Informationen an alle gelangen. Auch Instagram ist ein Top-down-Kommunikationsmittel. Man folgt einem Influencer und dieser kann seine Botschaften verbreiten. Strategische Kommunikation wird zum Unternehmens-Influencing.

Kollaboration

Der dritte Bereich, die Kollaboration, besteht aus einem erfolgreichen Zusammenspiel zwischen Informations-Hub, Top-down- und Peer-to-Peer-Kommunikation.

Diese drei wichtigsten Funktionen eines Intranets müssen attraktiv und einfach miteinander verknüpft werden. Dies macht das In­tranet zu einem zentralen Einstiegspunkt für alle Mitarbeitenden. Damit es aber als solcher akzeptiert wird, sind eine gute User Experience, Geschwindigkeit und Mobile-Tauglichkeit unabdingbar.

Vom Monolith zum flexiblen Service aus der Cloud

Die Nielsen Norman Group kürt regelmässig die besten Intranet-Lösungen und publiziert dazu eine umfassende Evaluation. Daraus wird ersichtlich, dass ein Intranetprojekt durchschnittlich 14 Monate dauert. Das ist insofern problematisch, als dass dafür jeweils eine Menge Ressourcen und Geld aufgewendet werden.

Mit einem Intranet, das als Software-as-a-Service-Modell bezogen werden kann, wie zum Beispiel aheadintranet.com, reduzieren Unternehmen ihren Aufwand. Wenn die Lösung zusätzlich die oben skizzierten Bedingungen erfüllt und standardisiert über APIs mit Drittanbietern erweitert werden kann, dann sind der gesamte Betrieb und die Weiterentwicklung der Kernfunktionen sichergestellt. Durch die Erweiterungsfähigkeit skaliert die Lösung in der Zukunft und ist auch für Wachstum gerüstet. Und nicht zuletzt verfügen Unternehmen mit einem solchen Intranet über eine digitale Lösung, mit deren Hilfe sich der digitale Wandel kommunikativ begleiten lässt.

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Ein Intranet ist wesentlich mehr als eine reine Datenablage

Die Digitalisierungswelle rollt. Oft wird vergessen, dass auch die Kommunikation den neuen Gegebenheiten angepasst werden muss. Warum es für eine erfolgreiche Kommunikation im Unternehmen ein Intranet braucht, erklärt Pascal Grossniklaus, CFO von isolutions. Interview: Joël Orizet

Warum braucht ein Unternehmen heute noch ein Intranet?

Pascal Grossniklaus: Gerade in Zeiten des Wandels ist Kommunikation wichtig. Wir befinden uns momentan in einer grossen Digitalisierungswelle. Ein Intranet hilft dabei, diesen Wandel kommunikativ zu begleiten und die Mitarbeitenden aktiv zu involvieren. Dabei bietet es auch für die strategische Kommunikation die richtigen Mittel und sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen informiert sind.

Was sind die Vorteile eines Intranets gegenüber öffentlichen Cloud-Diensten wie etwa Dropbox oder Google Drive?

Ein Intranet ist wesentlich mehr als eine reine Datenablage. Vielmehr muss ein modernes Intranet sicherstellen, dass Inhalte auf allen Datenablagen, inklusive Cloud-Ablagen, gefunden werden. Es sollte die interne Kommunikation mit News, Wissen und Pages unterstützen, Tools von Drittanbietern integrieren und nicht zuletzt geht es auch darum, die Mitarbeitenden zu aktivieren.

Welche Art von Unternehmen kann von ­einem Intranet ­profitieren?

Jedes Unternehmen ab einer Grösse von zehn Mitarbeitenden kann von einem Intranet profitieren. In Grossunternehmen sind In­tranets seit langem Standard. Gerade im KMU-Bereich besteht ein grosses Potenzial. Schweizer KMUs sind seit jeher wettbewerbsfähig und innovativ. Mithilfe einer guten Kommunikation fördern sie das Potenzial ihrer Mitarbeitenden zusätzlich. Auch die Kommunikation selbst wird momentan digitalisiert und befindet sich im Wandel; in diesem Prozess werden Unternehmen durch ein Intranet unterstützt. Mit Cloud-Lösungen entfällt die Notwendigkeit, ein grosses und teures Projekt zu lancieren. Ein Cloud-Intranet demokratisiert einen Kommunikationsstandard, den sich bisher nur die grossen Firmen leisten konnten.

Ein Intranet eignet sich insbesondere für die Top-down-Kommunikation. Wie sieht es mit Bottom-up-Kommunikation aus?

Ein modernes Intranet vereint die Top-down- und Peer-to-Peer-Kommunikation intelligent. Über Kommentar-Funktionen und über die Möglichkeit, Artikel zu "liken", sprich miteinander zu interagieren, bleibt auch die Top-down-Kommunikation nicht einseitig und erhält einen Bottom-up-Aspekt.

Wie kann ein Intranet die ortsunabhängige Zusammenarbeit in Unternehmen fördern?

Ein Intranet ermöglicht es den Mitarbeitenden, die richtigen Informationen im richtigen Kontext zur richtigen Zeit zu finden. Das erleichtert die Zusammenarbeit über Firmenstandorte, zum Beispiel wenn es darum geht, den richtigen Ansprechpartner zu finden. Ortsunabhängig bedeutet heute aber auch mobiles Arbeiten. Ein Intranet aus der Cloud, verknüpft mit Online-Office-Lösungen wie Google Docs, Slack oder Office 365 ermöglicht mobiles Arbeiten auf allen Endgeräten.

Wie kann man verhindern, dass ein Wildwuchs an Intranet-­Sites entsteht?

In der Regel wird Wildwuchs über eine sogenannte "Governance" verhindert. Es werden Regeln definiert, wer was über welchen Kanal publizieren darf oder soll. Diese Regeln werden im Idealfall technisch "enforced". Üblicherweise handelt es sich um Professionals wie das HR oder die interne Kommunikation, welche die Kanäle bespielen. Das heisst aber nicht, dass andere Funktionen nicht kommunizieren sollen – im Gegenteil. Es muss aber festgelegt werden, in welchen Kontexten und für welche Art der Kommunikation. So ist es durchaus denkbar, dass Teams, Abteilungen oder Circles eine eigene Intranetgruppe haben. Wie diese Regeln im Unternehmen umgesetzt werden, hängt massgeblich von der Organisationsform des Unternehmens ab. Als Faustregel gilt, dass Gruppen, die aktiv zusammenarbeiten und/oder viel informieren müssen, über eine eigene Site verfügen – so wie sie in der Regel auch über einen eigenen Teams- oder Slack-Channel verfügen.