Marketingspezialist Bernexpo vertraut auf die VoIP-Expertise der Fournet Informatik

Als etabliertes Live-Marketing-Unternehmen entwickelt und realisiert die Bernexpo Konzepte für Messen, Kongresse und Events. Diese Anlässe werden nicht nur auf dem hauseigenen Messegelände durchgeführt, sondern auch an anderen Standorten in der ganzen Schweiz und im Ausland. Mit seinem Angebot schafft das Unternehmen unvergessliche Momente, kreiert Begegnungsräume und setzt Marken und Produkte gekonnt in Szene.

In dieser Branche ist die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Kunden für einen effizienten Unternehmensbetrieb unerlässlich. Mitarbeitende sind oft auf Reisen, im Homeoffice oder haben ihren Hauptarbeitsplatz gar im Ausland. So kann es sich als schwierig erweisen, mit internen Mitarbeitenden oder auch mit Kunden in Kontakt zu treten. Mit der genutzten vorhandenen Lösung wird das Kommunikationspotenzial nicht voll ausgeschöpft. Da die Telefonanlage an den Standort gebunden ist, kommt sie nur im Hauptsitz des Unternehmens zum Einsatz.

Ziel

Es soll eine internetbasierte Kommunikationslösung eingeführt werden, die sich nahtlos in den Unternehmensalltag integrieren lässt und die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und ­Kunden erleichtert. Flexible Arbeitsweisen wie Desk Sharing oder Home­office sollen durch VoIP auf einfache Weise ermöglicht werden.

Evaluation

Die Bernexpo entschloss sich für eine offene Ausschreibung, um einen geeigneten Partner für den Umstieg auf VoIP zu finden. Es war die Absicht des Unternehmens, sämtliche Technologie-Möglichkeiten im Bereich der Telefonie aufgezeigt zu bekommen. Die Zuger Fournet Informatik überzeugte mit dem Full-Service-Angebot unter dem Label voipcloud.ch, das von der Beratung über die Umsetzung bis zur Nachbetreuung sämtliche Schritte umfasst. Mit der Softwarelösung von Wildix hat Fournet einen Ansatz präsentiert, der den Anforderungen der Bernexpo gänzlich entsprach. Die Softwarelösung bietet zahlreiche Funktionen, die im Unternehmensalltag nützlich sind. Ein grosser Vorteil ist die Verfügbarkeit auf verschiedenen Endgeräten, sei es auf Laptop, Smartphone, Tablet oder auf dem herkömmlichen Telefon. Da die Software­lösung von Wildix im Browser funktioniert, ist auch keine Installation notwendig.

Die freie Gerätewahl und Einbindung der Smart­phones wird von vielen Mitarbeitern geschätzt.

Dominic Burkhalter, Head of IT, Bernexpo

Massnahmen

• Installation einer cloudbasierten VoIP-Lösung

• Installation einer physischen PBX, um einen High-Availability-Betrieb zu gewährleisten.

• Betreuung vor Ort während des Rollouts

Umsetzung

Nach erfolgter Evaluation gab die Bernexpo in November 2018 die definitive Bestellung bei Fournet Informatik auf. Die Bestellung umfasste die Installation der Lösung "Unified Communications" von Wildix auf einer physischen PBX im HA-Betrieb. High Availability bedeutet, dass ein System den Betrieb stets gewährleisten kann, auch beim Ausfall einer kritischen Komponente.

Zunächst wurden Aufgaben und Zuständigkeiten im Rahmen eines Zeitplans definiert. Da Bernexpo über eine äusserst kompetente IT-Abteilung verfügt, strebten die beiden Unternehmen eine enge Zusammenarbeit an. Ohne externe Partner war der Feedbackloop zwischen Fournet und der Bernexpo entsprechend kurz. Die Zusammenarbeit lief unkompliziert und effizient ab. Durch das gebündelte Know-how und die effiziente Kommunikation mit Bernexpo konnte Fournet das Projekt sogar in kürzerer Zeit realisieren. Das Projekt war budgetiert auf 100 Arbeitsstunden.

Der Rollout der Software war auf Anfang Februar angesetzt. Fournet konnte diesen Zeitplan trotz vereinzelter Herausforderungen gut einhalten. Die Projektverantwortlichen bei Bernexpo entschieden sich jedoch, den Rollout um einen Monat zu verschieben, um die Mitarbeitenden besser auf den Umstieg auf die neue Software vorzubereiten.

Der Rollout fand am 26. Februar statt, gut vier Monate nach Freigabe des Auftrags. Die Migration auf das neue System erfolgte ohne Störungen des aktuellen Betriebs. Um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können, betreuten die Fachkräfte von Fournet den Rollout der neuen Lösung vor Ort. Damit war die Zusammenarbeit noch nicht beendet: Fournet bietet der Bernexpo weiterhin Unterstützung in Hardware- und Software-Belangen.

Wir haben die Firma Fournet als unkomplizierten, lösungsorientierten und hilfsbereiten Partner kennengelernt.

Dominic Burkhalter, Head of IT, Bernexpo

Ergebnisse

• Die Softwarelösung von Wildix wird auf einer Virtual Machine in den Bernexpo-Räumlichkeiten betrieben.

• Allen Mitarbeitenden der Bernexpo steht die Softwarelösung von Wildix zur Verfügung.

• Mitarbeitende sind für Telefonie nicht mehr an einen fixen Arbeitsplatz oder an ein bestimmtes Gerät gebunden. Telefonie und weitere Tools zur Kommunikation sind überall verfügbar, wo eine Internetverbindung vorhanden ist.

Challenges

Bernexpo entschied sich dafür, die Softwarelösung vor Ort auf einer PBX-Anlage zu betreiben. Der Vorteil einer physischen PBX besteht darin, dass der Betrieb trotz Ausfalls einer der Komponenten dank eingebauter Redundanzen gewährleistet werden kann. Das System läuft im Falle eines Hardware-Defekts automatisch auf einem zweiten Server weiter. Der Aufbau des Systems basierte folglich auf dieser Hardware. Bald wurde jedoch klar, dass dieses Vorhaben nicht mit der Softwarelösung vereinbar war. Ein kurzfristiges Umdenken war gefragt. Doch dank der Flexibilität beider Partner wurde die Konfiguration in kurzer Zeit als virtuelle PBX auf eine VM migriert. Da die physische PBX nun nicht mehr gebraucht wurde, nahm Fournet Informatik die Anlage zurück und senkte die Kosten entsprechend.

Über Fournet Informatik

Fournet ist ein junges und innovatives Unternehmen mit Sitz im Kanton Zug. Es hat sich zum Ziel gesetzt, seinen Kunden die optimale und ganzheitliche Kommunikationslösung zur Verfügung zu stellen. Mit Wildix, Swyx, Microsoft Teams und Sonicall hat es namhafte Partner an Bord. Als Fullservice-Unternehmen UCC (Unified Communications & Collaboration) bietet Fournet unter dem Label voipcloud.ch Softwarelösungen, offizielle Hardware der Softwarehersteller, Hosting-Services, Provider-Services, Beratung, Betrieb und Support an.

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Wir können alle Komponenten in einem halben Tag vollständig migrieren

Seit der Verbreitung von Festnetztelefonie hat sich einiges getan. Voice over IP (VoIP) hat sich mittlerweile auch bei den grossen Telkos durchgesetzt. Was Unternehmen in Sachen VoIP beachten müssen, erklärt Meriton Dzambazi, COO von Fournet Informatik, im Interview.

In den letzten Jahren gewinnt Cloud-Telefonie an Beliebtheit. Wo sind die Vorteile im Betrieb solcher Lösungen?

Meriton Dzambazi: Generell ist man als Unternehmen, aber auch als Dienstleister viel flexibler. Ein grosser Vorteil ist, dass man nicht mehr an physische Installationen gebunden ist. Unternehmen müssen sich folglich nicht mit dem Betrieb und der Wartung einer Telefonanlage befassen, da die Anlage virtuell in der Cloud betrieben werden kann. Dadurch ist man weniger abhängig von Hardware, etwa bei einem Hardwareausfall. Bei Festnetztelefonie hat man in der Regel eine lokale Telefonanlage, die mit anderen Anlagen vernetzt werden muss. Die Komplexität wird mit einer virtuellen PBX enorm reduziert, egal ob sie in der Cloud betrieben wird oder über eine VM. Falls ein Kunde von uns Cloud-Services nutzt, sich dann aber doch für eine lokale Telefonanlage entscheidet, ist das kein Problem: Wir können alle Komponenten in einem halben Tag vollständig migrieren. Es gibt auch Fälle, in denen ein Partner das Hosting übernehmen soll, dieser aber die entsprechende In­frastruktur noch nicht bereitstellen kann. In diesem Fall können wir das Projekt cloudbasiert aufbauen. Sobald die Infrastruktur beim Partner steht, kann zügig migriert werden.

Und Nachteile?

Als Nachteil würde ich zunehmende Abhängigkeiten in den Bereichen Internet, Netzwerk oder Firewall nennen. Das betrifft nicht nur Cloud-Telefonie im Spezifischen, sondern IP-Telefonie im Allgemeinen. Telefonie ist kein rein technisches Thema mehr – Telefonie ist zum IT-Thema geworden. Das impliziert auch neue Risiken, beispielsweise im Security-Bereich. Hostet ein Unternehmen beispielsweise eine VM, gibt es andere Risiken, was Firewall angeht. Es gilt, Grundpflichten zu erfüllen und Risikoszenarien zu bewerten. Deshalb bieten wir als VoIP-Spezialisten auch Security-as-a-Service an und stellen auch entsprechende Anforderungen, die auch andere Hosts erfüllen müssen.

Die Telekommunikation ist ein sehr kompetitives Unternehmensumfeld. Auch grosse Anbieter wie UPC oder Swisscom bieten VoIP-Lösungen an. Wie hebt sich Fournet von anderen Anbietern ab?

Wir sind ein kleines Unternehmen mit schlanken Prozessen und sehr engagierten Mitarbeitern. Genau das hebt uns von grösseren Anbietern ab. Wir arbeiten organisiert und können auf die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden eingehen. Wir arbeiten zu fünft, dementsprechend sind die Entscheidungswege bei uns kurz. Das steigert die Produktivität, da wir keinen grossen Verwaltungsapparat im Hintergrund haben. Der Rollout einer fixfertigen Lösung ist bei uns innerhalb von zwei Wochen machbar. Die Schnelligkeit und Flexibilität betrifft nicht nur die Planung und Umsetzung eines Projekts, sondern auch die Nachbetreuung. Braucht ein Kunde beispielsweise kurzfristig 100 Telefonnummern, können wir ihm diese innerhalb eines Tages zur Verfügung stellen. Ausserdem glaube ich, dass die Kunden den direkten Kontakt mit unseren Fachleuten schätzen.

Was raten Sie einem Unternehmen, das eine neue VoIP-­Lösung in Betracht zieht?

Überlegen Sie sich genau, welche Dienste effektiv gebraucht werden und welche optional sind. Beachten Sie die Bedürfnisse Ihrer externen als auch Ihrer internen Kunden bei der Definition Ihrer ICT- oder Kommunikationsstrategie. Berücksichtigen Sie sämtliche Komponenten in Ihrer Nutzwertanalyse und kalkulieren Sie mit einer realistischen/marktgerechten Lebensdauer der Lösung. Holen Sie sich keine produktspezifische Beratung, sondern eine gesamtheitliche. Bei uns beispielsweise wird die VoIP-Lösung – Betrieb, Software, Hardware, Callroutings etc. – aufgrund der erfassten Strategie und Anforderungen ausgewählt und angeboten.