So gelingt die Transformation zum Modern Workplace

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Die moderne, hybride Arbeitswelt ist attraktiv und flexibel – Unternehmen, die keine hybriden Modelle anbieten, werden für Fachkräfte immer unattraktiver. Dabei profitieren Firmen von einer besseren Employer Experience und sparen ausserdem dank neuer Arbeitsweisen und Technologien Zeit und Geld. Die Umsetzung eines Modern-Workplace-Modells will jedoch gut geplant sein.

(Source: alvarez/iStockphoto.com)

Wer als Arbeitgeber den Mitarbeitenden die Möglichkeit auf flexibles Arbeiten verweigert, hat auf dem Arbeitsmarkt schlechte Karten. Ein moderner Arbeitsplatz ist längst nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden. Spätestens seit der Coronapandemie haben viele Mitarbeitende die Vorteile der Arbeit im Homeoffice entdeckt und möchten diese nicht mehr missen. Arbeitgeber müssen deshalb verstärkt mit bedarfsgerechter und benutzerdefinierter Hardware und Software eine moderne Arbeitskultur schaffen. Denn in New-Work-Ansätzen sind Arbeitsautonomie, umfassender Technologiezugang und einfacher Zugriff auf relevante Daten eine Selbstverständlichkeit. Die Einführung eines Modern-Workplace-Modells gelingt, wenn Unternehmen strategisch vorgehen.

Vorteile des Modern-Work-Ansatzes

Die Implementierung eines Hybrid-Work-Modells bietet Firmen viele Vorteile. Dank der einfacheren Verwaltung und des schnellen Deployments werden interne Ressourcen für strategische Aufgaben frei und die Effizienz der Arbeitenden nimmt zu. Lange Reisewege fallen weg – agiles Arbeiten funktioniert überall. Die strategische Einführung von Modern Workplaces ist dabei einer der wichtigsten Bestandteile der digitalen Transformation. Jedoch müssen die Anwendungen, Anforderungen, Netzwerk, Tools und Mitarbeitende aufeinander abgestimmt sein.

Einer der grössten Vorteile eines Hybrid-Work-Modells ist das Modern Deployment und Management. Das Onboarding und Deployment der IT-Software für neue Mitarbeitende erfolgt über die Cloud und nicht umständlich über USB-Sticks, als Support-Mitarbeitende Programme noch manuell installieren mussten. Neue oder ausgetauschte Geräte können so von den Mitarbeitenden direkt in Betrieb genommen werden. Die Applikationen laden sie direkt aus der Cloud – auch im Homeoffice.

Moderne Kollaborations- und Kommunikationstools sorgen für einen effizienten Austausch unter Mitarbeitenden, die sich nicht alle am selben Ort aufhalten. Unternehmen benötigen ausserdem weniger Räumlichkeiten, dafür sind Sitzungszimmer mit Displays, Audiosystemen oder Motion-Tracking-Kameras für virtuelle Konferenzen ausgestattet. In der Schweiz ist die physische Telefonie aktuell immer noch stark verbreitet. Spätestens wenn die Hardware ausgetauscht werden müsste, werden sich Unternehmen jedoch einen Wechsel zu Softphones überlegen.

Ein weiteres Feld mit enormem Potenzial ist Extended Reality. Mit Mitarbeitenden, die virtuell mit einer 3-D-Brille an Meetings und Veranstaltungen teilnehmen können, sparen Unternehmen Reisekosten und Zeit. Und früher oder später wird es möglich sein, Avatare stärker zu personalisieren, womit die Interaktionen noch persönlicher werden. Auch Mixed Reality wird weiter wachsen. Bereits jetzt gibt es Industriefirmen, deren Mitarbeitende mithilfe von 3-D-Brillen direkte Serviceanweisungen oder Support von Technikern für Probleme in ihrem Arbeitsalltag erhalten.

Das moderne Büro und sein Einfluss auf die Employer Experience

Mit smarten Tools und neuer Hardware ist es aber noch nicht getan. Hybrid-Work-Modelle bedeuten andere Anforderungen an Büroräumlichkeiten. Mitarbeitende, die von zuhause aus arbeiten oder abwechselnd im Büro sind, brauchen nicht alle einen eigenen Arbeitsplatz vor Ort. Somit benötigen Firmen weniger Arbeitsplätze und können diesen freigewordenen Raum etwa dazu verwenden, neue Aufenthaltsräume oder Rückzugsorte zu gestalten. Mithilfe von digitalen Buchungssystemen legen Mitarbeitende fest, wann sie anwesend sind und stellen gleichzeitig sicher, dass vor Ort genügend Kapazitäten vorhanden sind. Gerade jüngere Fachkräfte, die sich im Bewerbungsprozess befinden, möchten nicht mehr in einem kahlen Grossraumbüro arbeiten, das nur wenig Rückzugsmöglichkeiten bietet. Attraktive Büroräumlichkeiten sind für die Employee Experience deshalb besonders wichtig.

In Zeiten des Fachkräftemangels und dem «War for Talents» ist es für Unternehmen deshalb umso wichtiger, dass sie mit ihren Arbeitsmodellen und Räumlichkeiten bereits beim ersten Interview bei den Kandidatinnen und Kandidaten punkten. Denn heute bewerben sich eigentlich die Unternehmen bei den Fachkräften. Fühlen sich die Personen im Büro unwohl, werden sie sich wohl nicht für ein zweites Gespräch interessieren.

Change Management mit Unterstützung von Bechtle direct

Bei grossen Veränderungen steht ein gut organisiertes Change Management im Zentrum. Zunächst muss sich die Geschäftsleitung im Klaren über die Ziele sein, die erreicht werden sollen und wohin sich der Markt entwickelt. Damit sich auch langjährige Mitarbeitende von grossen Umstrukturierungen nicht überrumpelt fühlen, sollten Unternehmen unter ihren Mitarbeitenden eine Umfrage durchführen, um zu klären, welche Hardware- und Software-Tools sie benötigen, um effizient zu arbeiten und welche Bedürfnisse sie an ihren Arbeitsplatz stellen. Die besten C-Level-Ziele nützen nichts, wenn die Mitarbeitenden sie nicht nachvollziehen und verstehen können. Von der Führungsebene wird deshalb erwartet, dass sie ihre Ziele klar kommuniziert und ihre Mitarbeitenden in den Change-Prozess einbindet. Erst nachdem die Beteiligten einen Konsens erzielt haben, geht es an die Planung der Räumlichkeiten und IT-Infrastruktur.

Bechtle direct hilft Kundinnen und Kunden bei der Realisierung ihres Projekts – vor Ort und virtuell. In einem Sensibilisierungsworkshop werden zunächst die Treiber der Veränderung verortet: Weshalb will oder muss sich das Unternehmen verändern? Gleichzeitig soll der Kunde analysieren, wie sich mögliche Veränderungen auf die Arbeitswelt auswirken. Im darauf folgenden Strategieworkshop legt der Kunde die Rahmenbedingungen für das Projekt fest und zeigt auf, welche Veränderungen im Zentrum stehen und entwickelt eine entsprechende Vision. Mit der Nutzerumfrage und dem Nutzerworkshop werden die Bedürfnisse analysiert, bevor es an die Planung und Realisierung geht. «Die User möchten von zuhause aus genau gleich arbeiten können, wie sie das vor Ort tun», hält Achim Barmettler, Leiter Workplace Solutions, fest. Zentral ist, dass alle Mitarbeitenden abgeholt werden und sich nach der Implementierung der neuen Arbeitswelt nicht überfordert fühlen. Um Kundinnen und Kunden auch bei der räumlichen Umstrukturierung zu unterstützen, kooperiert Bechtle direct mit einem Gestaltungsbüro, das bei der Konzeptionierung der Räume hilft.

Security im Modern Workplace

Mit Modern-Workplace-Modellen verändern sich die Security-Ansprüche. Die Workstations der Mitarbeitenden sind nicht mehr im eigenen Firmennetzwerk unterwegs und müssen auf andere Weise geschützt werden. Moderne Security-Ansätze beschäftigen sich viel mehr mit der Klassifizierung von Daten, etwa mit der Frage, welche Daten sensibel sind und geschützt werden müssen. Unternehmen müssen klar festlegen, wer Zugriff auf welche Daten erhält und wie diese weiterverarbeitet werden können. Ein weiterer Aspekt ist, wie sich etwa mithilfe von Containern bestimmte Applikationen oder Systeme isolieren lassen. Auch erweiterte Authentifizierungsprozesse mittels Single-Sign-on oder Zwei-Faktor-Authentifizierung rücken stärker in den Fokus. Um die Sicherheit zu gewährleisten, benötigen die Unternehmen deshalb einen modernen, ganzheitlichen Sicherheitsansatz. Die Zahl der Cyberattacken wird weiter stark zunehmen und KMUs werden davon genauso betroffen sein wie Grosskonzerne.