Hybrid Work umfasst heute mehr als Technik und IT. Es geht um Menschen und Prozesse sowie um neue Arbeitsformen wie agiles oder Remote-Arbeiten. Hybrid Work in diesem Sinn umzusetzen, ist eine Herausforderung. Es ist aber auch eine grosse Chance für Unternehmen aller Art. 
Allerdings verstehen viele Geschäftsleitungen und IT-Abteilungen die Einführung von Hybrid Work noch als vorrangig technisches Projekt. Insbesondere zu Beginn der Coronapandemie mussten sie schnell die entsprechenden Lösungen bereitstellen – vom Notebook über VPN-Zugang und Cloud-Services bis zu Collaboration-Tools. Damit sind jedoch die Anforderungen der Fachbereiche noch lange nicht erfüllt. Das belegt die Studie «Hybrid Work 2022» von Foundry Research in Kooperation mit Campana & Schott und anderen. 
Klare Konzepte müssen den Mitarbeitenden zeigen, wie ein Hybrid-Work-Modell auf allen Ebenen funktioniert. Dazu gehören eine moderne Unternehmenskultur, eine gute Employee Experience und die Einbindung der Frontline Worker (Mitarbeitende im Aussendienst, Service, Produktion). Nur dann können Unternehmen ihre optimale Effizienz erreichen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Die passende Unternehmenskultur

Viele Mitarbeitende fühlen sich mit der neuen Technik allein gelassen. Sie wissen nicht, wie sie die neuen Möglichkeiten im Alltag nutzen können und bleiben bei den gewohnten Arbeitsprozessen. Daher muss die Einführung der Tools mit Schulungen begleitet werden. Die mittlere Führungsebene ist dabei einzubeziehen, da sie die Veränderungen begleiten und unterstützen muss. Dazu gehört auch das Vertrauen, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice genauso produktiv und motiviert sind wie im Büro.
Eine von Hybrid Work geprägte Kultur umfasst auch flache Hierarchien und das Übertragen von mehr Eigenverantwortung. Genau das macht eine frühe Einbindung von Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess noch dringender.

Gute Employee Experience

Die Bemühungen, gute Mitarbeitende zu finden, einzustellen und zu halten, werden immer wichtiger. Dabei stehen die Bedürfnisse und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Zufriedene Beschäftigte identifizieren sich schneller mit dem Unternehmen, sind effizienter, kreativer und schöpfen ihr Potenzial voll aus. Ausserdem sind sie, wie viele Studien belegen, deutlich produktiver als unzufriedene Kollegen. Das wirkt sich auch positiv auf den Kundenkontakt aus. 

Frontline Worker in hybride Modelle einbinden 

Für eine erfolgreiche digitale Transformation müssen alle Mitarbeitenden eingebunden werden. ​In der Vergangenheit erhielten Frontline Worker jedoch wenig Aufmerksamkeit in Bezug auf die Ausstattung und Integration mit moderner Technologie. Digital sind die meisten kaum integriert. Betriebliche Informationen oder Dokumente tauschen sie zum Beispiel über Whatsapp-Gruppen aus. Hier müssen Unternehmen zentrale Lösungen bereitstellen, um den internen Austausch, die Arbeitsprozesse, die IT-Sicherheit und die Arbeitgeberattraktivität zu verbessern. Denn Frontline Worker, die sich nicht mehr digital abgehängt fühlen, bleiben den Unternehmen als Fachpersonal produktiv verbunden. Die digitale Zukunft der Arbeitswelt ist eben nicht nur eine Frage der Technik.

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«Für eine hohe Produktivität muss die Technik stimmen»

Flexible Arbeitsansätze wie Hybrid Work lassen sich auf verschiedene Arten in Unternehmen umsetzen. Damit Mitarbeitende produktiv arbeiten können, müssen Arbeitgeber sie mit der entsprechenden Technik ausrüsten und dafür sorgen, dass alle gleichermassen eingebunden sind. Interview: Tanja Mettauer

Wo sehen Sie das grösste Potenzial bei Hybrid-Work-Modellen?

Walter Paoletti: Der grösste Vorteil ist es, dass Menschen zusammenarbeiten und dieselben Arbeitsprozesse nutzen, unabhängig davon, ob sie in der Firma oder remote arbeiten. Das erhöht nicht nur die Flexibilität und Produktivität der Mitarbeitenden, sondern verbessert auch die Employee Experience. Gerade in der Schweiz sind bei einer niedrigen Arbeitslosenquote von zwei Prozent Fachkräfte händeringend gesucht. Schon beim Bewerbungsprozess fragen viele Talente nach Möglichkeiten für Smart Working. Mit agilen Arbeitsprozessen werden Unternehmen für neue Arbeitskräfte attraktiv. 

Welches Vorgehen empfehlen Sie Unternehmen, die noch­ ­keinen konkreten Hybrid-Work-Ansatz verfolgen?

Sie sollten eine Strategie und eine konkrete Roadmap für Hybrid Work entwickeln. Vieles ist während der Pandemie ad hoc eingeführt worden. Spätestens jetzt müssen Unternehmen alles – vom Netzwerk bis zur Security – prüfen und bei Bedarf migrieren. Danach sollten sie festlegen, in welche Richtung sie bei ihrer Unternehmenskultur gehen wollen. Schliesslich ist die Organisation daraufhin anzupassen. Dabei müssen Mitarbeitende und Führungskräfte im Rahmen des Change Managements mitgenommen werden. Sie sollten klar wissen, was Hybrid Work konkret für sie bedeutet und wie sie ihr Team dabei unterstützen können.

Wie sorgen Unternehmen dafür, dass ihre Mitarbeitenden im Homeoffice ebenso motiviert und produktiv arbeiten können wie im Büro?

Für eine hohe Produktivität muss die Technik stimmen. Die Motivation hängt aber auch von individuellen Faktoren ab. Zur Unterstützung müssen Führungskräfte den Kontakt zu den Mitarbeitenden aufrechterhalten. Mitarbeitende im Homeoffice sollten befähigt werden, ihre Arbeitszeiten gut zu planen, Pausen einzuhalten und ihre Arbeit effizient zu erledigen. Definierte KPIs für individuelle Ergebnisse und Ziele können die Verantwortung und Selbstdisziplin fördern. 

Wie lassen sich Frontline Worker besser in Hybrid-Work-­Umgebungen einbinden? 

Das ist ebenfalls zunächst eine technische Frage. Geeignete Apps und Plattformen wie Microsoft Teams, die auf privaten Smart­phones oder firmeneigenen Mobilgeräten laufen, sorgen für eine reibungslose Einbindung. Doch den Frontline Workern muss auch gezeigt werden, wie sie mit den Anwendungen umgehen sollen. Dies reicht von Pop-ups über die Kommunikation in Gruppen- und Themen-Chats bis zur Nutzung im Rahmen von arbeits- und kundenbezogenen Prozessen. Als Microsoft Partner of the Year 2021 in der Kategorie «Modern Workplace for Frontline Workers» können wir unsere Kunden bei der effizienten und erfolgreichen Umsetzung unterstützen.

Was raten Sie Unternehmen, die bei der Umsetzung eines Hybrid-Work-Modells aufgrund von Sicherheitsbedenken zögern?

Heute gibt es für jedes Security-Problem eine Lösung. Die Herausforderung ist aber, die grössten Probleme und die geeigneten Lösungen wie Zero Trust zu ermitteln. Hierzu müssen Unternehmen zunächst ihre wichtigsten und sensibelsten Daten identifizieren und ein Security-Konzept für den Umgang mit diesen entwickeln. Nach der Einführung von Sicherheitslösungen sind Trainings für Mitarbeitende durchzuführen, um die Awareness zu verbessern. Dabei helfen zum Beispiel regelmässige Phishing-Tests, deren Resultate der Belegschaft mitgeteilt werden, damit sie aus Fehlern lernt. Wer Security von Anfang an mitdenkt und technologisch sowie kulturell implementiert, muss keine Angst vor hybridem Arbeiten haben.