Ohne DAP ist das Risiko, digital zu scheitern, in Spitälern besonders gross

Haben die Schweizer Spitäler die Digitalisierung verschlafen?

Martin Flemig: Aktuell hinkt das Gesundheitswesen dem gesetzten Fahrplan hinterher. Gleichzeitig wächst der Druck, das Tempo der Digitalisierung zu erhöhen. Geht es nach dem Bundesrat, sollen künftig alle Grundversicherten in der Schweiz gratis ein elektronisches Patientendossier nach dem Opt-out-Prinzip erhalten. Zudem steigen nicht nur die Erwartungen der Bevölkerung, sondern auch die Gesundheitskosten. All das zwingt die Spitäler, den Innovationsrückstand schnell abzubauen.­ Die damit verbundenen Herausforderungen sind riesig.

Welche Herausforderungen meinen Sie?

Nehmen wir als Beispiel das elektronische Patientendossier. Damit es wie vorgesehen funktionieren kann, müssen viele Spitaler zunächst einmal ihre internen Prozesse digitalisieren, insbesondere die Kern- und die Supportprozesse. Das ist rein technologisch betrachtet bereits anspruchsvoll. Hinzu kommt, dass die Interoperabilität aller Bereiche sichergestellt werden muss. Allerdings wird häufig unterschätzt, wie komplex der damit verbundene Wandel beim Wissenstransfer ist. Grössere Digitalisierungsprojekte sind immer ein Stresstest für die gesamte Organisation und ihre Kultur mit schwer kalkulierbaren Folgen für die Patientensicherheit und die Versorgungsqualität. Fast das ganze Klinikpersonal muss den Umgang mit neuen Technologien erlernen. Gleichzeitig verändert sich das Aufgabenfeld. Das heisst: Die Mitarbeitenden müssen sich in kurzer Zeit viel neues Wissen aneignen. Im ohnehin schon angespannten Klinikalltag ist das eine enorme Zusatzbelastung, der viele Spitäler angesichts der heutigen Personalstruktur nicht gewachsen sind. 

Inwiefern unterscheidet sich die Personalsituation in Spitälern von anderen Branchen, und warum ­erschwert sie die Digitalisierung?

Die Fluktuationsrate in Spitälern ist bereits 2019 auf über 20 Prozent gestiegen, und die Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz und gute Arbeitsbedingungen sind eine zusätzliche Bürde. Besonders problematisch ist, dass der Personalbedarf gleichzeitig immer grösser wird und offene Stellen oft monatelang unbesetzt bleiben. Dadurch nimmt die Arbeitsbelastung für das Stammpersonal stetig zu. Hinzu kommt, dass immer weniger Zeit für Schulungen und Wissensvermittlung bleibt, sodass sich die Belegschaft überfordert fühlt. Damit aber nicht genug. Im Vergleich zu anderen Branchen leiden Spitäler zudem unter besonders hohen Opportunitätskosten durch Produktivitätseinbussen infolge des ständigen Wechsels in der Belegschaft. Im besten Fall dauert es zehn Monate, bis neue Mitarbeitende so produktiv sind wie ihre Vorgänger, es kann aber auch 20 Monate oder noch länger dauern, den Leistungsverlust wieder auszugleichen. Ganz besonders für Spitäler ist es deshalb enorm wichtig, ein möglichst effizientes Onboarding zu implementieren, das die ungewöhnlich hohen Opportunitätskosten begrenzt und zur Personalerhaltung beiträgt.

Wie können Spitäler unter diesen schwierigen ­Bedingungen ihr Digitalisierungstempo trotzdem erhöhen?

Für mich ganz klar, indem sie eine Digital Adoption Platform einführen. Denn die sorgt dafür, dass Ärzteschaft, Pflegepersonal und Verwaltung neue Technologien leichter in ihren Arbeitsalltag integrieren und effizient nutzen können. Mit klassischen Trainings lässt sich das nicht erreichen, weil Spitäler ihren Schulungsbedarf damit nicht effizient in der Fläche decken können und nach einer Schulung vieles schnell wieder vergessen geht. Das liegt sowohl an der Vielzahl der parallel ablaufenden Veränderungsprojekte als auch an sprachlichen Barrieren. Hinzu kommt die bereits erwähnte hohe Personalfluktuation. Dadurch wird es immer schwieriger, neue Mitarbeitende anzulernen. Ausserdem lässt der ständige Personalmangel im stressigen Klinikalltag schon heute kaum Zeit für den Aufbau von digitalen Kompetenzen. Das Risiko, digital zu scheitern, ist in Spitälern somit besonders gross. Eine Digital Adoption Platform minimiert diese Gefahr. Am Ende geht es darum, dass die neuen Technologien dann auch von den Mitarbeitenden richtig genutzt und eingesetzt werden können.

Wie und warum ermöglicht eine Digital Adoption Platform eine erfolgreiche Transformation?

Anders als klassische Schulungen bietet eine Digital Adoption Platform Hilfe direkt am Arbeitsplatz. So bekommen die Mitarbeitenden bei Fragen zu Anwendungen oder Prozessen passgenaue Unterstützung genau dann, wenn sie sie brauchen – und das, ohne Kolleginnen und Kollegen fragen oder lange nach Informationen suchen zu müssen. Bei der digitalen Transforma­tion im hektischen Spitalbetrieb bietet eine Digital Adoption Platform einen ganz klar messbaren Mehrwert. Sie trägt wesentlich dazu bei, dass Ärzteschaft, Pflegekräfte und Mitarbeitende in der Verwaltung sofort Erfolgserlebnisse haben und ihre Arbeitsergebnisse kontinuierlich verbessern. Die Akzeptanz für digitale Neuerungen und Veränderungen steigt. Und gleichzeitig sinkt der Aufwand für Präsenztrainings und Onboarding. 

Was ist sinnvoller: der projektbezogene oder der organisationsweite Einsatz einer Digital Adoption Platform? 

Angesichts der vorhandenen Digitalisierungs- und Akzeptanz­lücken rate ich Spitälern zu einem Think-big-Ansatz. Einfach starten, Projekte gibt es genügend. Für Kliniken geht es ja nicht um Veränderungen und Erfolge in Teilbereichen – alles ist in Bewegung. Deshalb müssen auch alle Mitarbeitenden anwendungsübergreifende Unterstützung erhalten, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Ausserdem bietet der organisationsweite Einsatz die Chance, ein gemeinsames digitales Mindset zu fördern und dafür zu sorgen, dass Mitarbeitende offen für neue Technologien und kommende Veränderungen sind. Richtig implementiert, kann eine Digital Adoption Platform die Zukunftsfähigkeit von Spitälern massgeblich verbessern.

Welche Risiken gehen Spitäler Ihrer Meinung nach ein, wenn sie auf den Einsatz einer Digital Adoption Platform verzichten?

Der nötige Wissenstransfer bleibt in der Fläche aus. Im schlimmsten Fall kann es dann passieren, dass Mitarbeitende die neuen Systeme ablehnen und einfach weiterarbeiten wie bisher. In anderen Fällen werden die Systeme nicht wie vorgesehen verwendet, stattdessen bilden die Mitarbeitenden ­eigene Workarounds oder nutzen Schattensoftware. Beides verschlechtert die Prozessqualität. Eine Digital Adoption ­Platform befähigt die Mitarbeitenden, neue Technologien schnell effizient zu nutzen. Bleibt diese Hilfe aus, häufen sich Prozess- und Bedienfehler. Die Folgen sind höhere Kosten, dysfunktionale Prozesse und inkonsistente Daten, die ­Subprozesse speisen und damit trotz hoher Investitionen keine fundierten Entscheidungen erlauben. Die Operation ist gelungen, das Projekt aber tot, weil der erhoffte Mehrwert auf der Strecke bleibt. Statt mehr Zeit für die Patientinnen und Patienten zu gewinnen, müssen die Mitarbeitenden am laufenden Band administrative Notfälle behandeln, die mit einer Digital Adoption Plattform erst gar nicht entstanden wären.