So geht’s: Mitarbeitende für SAP S/4 Hana begeistern

SAP S/4 Hana kann die digitale Wertschöpfung in Unternehmen massiv erhöhen. Der Weg dorthin ist jedoch aus mehreren Gründen alles andere als einfach, weil eine Neuimplementierung des ERP-Systems Auswirkungen auf nahezu jeden Geschäftsbereich hat. Häufig müssen ganze Abteilungen neu organisiert und die Jobprofile der Beschäftigten auf das veränderte Prozessdesign abgestimmt werden. Der Projekterfolg liegt somit nur zum Teil bei der IT. Genauso wichtig ist ein ganzheitliches Change-Konzept, das die Mitarbeitenden für den umfassenden Wandel begeistert. Dazu gehört auch der systematische Aufbau von Digital Adoption. Sie hilft den Mitarbeitenden, den Mehrwert der neuen Technologie zu erkennen und ihre Möglichkeiten erfolgreich zu nutzen. Die folgenden Tipps zeigen, worauf es dabei ankommt:

1. Kompetente Mitarbeitende aus allen Bereichen an Bord holen: Zusätzlich zum möglichst frühzeitigen Informieren der Mitarbeitenden gehört die Zusammensetzung des Projektteams zu den erfolgskritischsten Entscheidungen im Vorfeld der Implementierung. Dazu sollten aus allen Bereichen Mitarbeitende an Bord geholt werden, die jeden relevanten Geschäftsprozess kennen und kommunikationsstark zwischen IT und Fachbereich vermitteln können. So werden alle wichtigen Beteiligten von Beginn an eingebunden und Reibungsverluste durch fachfremde Entscheidungen vermieden.
2. Geschäftsleitung und Führungskräfte zum Motor des Wandels machen: Die Neuimplementierung von SAP S/4 Hana hat erheblichen Einfluss auf Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen, greift also direkt in die Unternehmenskultur ein. Geschäftsleitung und Führungskräfte müssen deshalb nicht nur klarmachen, dass sie die geplanten Veränderungen mittragen, sie müssen sich auch aktiv für die neue Lösung starkmachen, indem sie Veränderungsbereitschaft fordern und fördern. 
3. Umfassendes Testing ermöglichen: Mangelnde Software-Akzeptanz beruht häufig auf einer zu kurzen Testphase. Um das zu vermeiden, sollte möglichst früh eine Testversion bereitstehen, die dem späteren Livesystem möglichst nahekommt. Auf diese Weise lassen sich noch vor dem Go-live Schwachstellen aufdecken und beseitigen. Zudem erhalten die Mitarbeitenden so eine Gelegenheit, die neue ERP-Software ohne Angst vor Fehlern zu erkunden. Auch das kann Vorbehalte abbauen und Motivationsschübe freisetzen.
4. Eine Roadmap für Digital Adoption erstellen: Wer setzt die neue Software mit welchem Interesse ein? Wie soll sie genutzt werden und mit welchem Ergebnis? Welche Qualifizierungsmassnahmen sind dazu erforderlich? Die Antworten auf diese und weitere Fragen liefern eine ideale Grundlage zur gezielten Förderung der Digital Adoption. Wichtig dabei ist eine methodische Vorgehensweise, aus der sich eine Roadmap mit relevanten KPIs und evaluierbaren Ergebnissen für strategische Kurskorrekturen ableiten lässt. 
5. Den Arbeitsplatz als Lernort nutzen: Bedienfehler und mangelndes Prozesswissen gehören zu den grössten Risiken beim Umstieg auf SAP S/4 Hana nach dem Go-live. Beides lässt sich durch den Einsatz einer Digital Adoption Platform (DAP) vermeiden. Dazu sollte die DAP den Nutzerinnen und Nutzern nicht nur zeigen, wie die neue Software anwendungsübergreifend zu bedienen ist, sondern zusätzlich Business-Guidance bieten, also Zugriff auf Prozesswissen, Regularien und unternehmensspezifisches Know-how. So werden Unsicherheiten direkt im Arbeitsprozess beseitigt. Gleichzeitig wächst das Verständnis für neue Arbeitsweisen und die Anpassungsfähigkeit an aktuelle und zukünftige Veränderungen. 
    

"Wesentlich ist der frühzeitige Aufbau von Digital Adoption"

Grossangelegte Digitalisierungsprojekte in Unternehmen sind mit viel Aufwand verbunden. Matthias Langenbacher, Geschäftsführer von tts Schweiz, zeigt auf, weshalb trotz grosser Bemühungen Digitalisierungsprojekte häufig im Sand verlaufen und wie KI Digital Adoption Platforms verändert. Interview: Tanja Mettauer
 

Welche Massnahmen umfasst die Digital Adoption aufseiten der Unternehmen? 

Matthias Langenbacher: Unternehmen müssen Digital Adoption zwingend als Teil ihrer Strategie betrachten und entsprechende Massnahmen ergreifen. Insbesondere Ängste und Vorbehalte von Mitarbeitenden sind häufig der Grund, weshalb Digitalisierungsprojekte nur schleppend oder gar nicht vorankommen. Digital Adoption beginnt mit dem Projektstart. Werden Mitarbeitende von Anfang an miteinbezogen, haben sie genügend Zeit, sich mit den bevorstehenden Änderungen auseinanderzusetzen. Dadurch erkennen sie den aus dem Projekt resultierenden persönlichen Mehrwert schneller und Digital Adoption kann langsam entstehen und kontinuierlich wachsen. 

Was ist die grösste Herausforderung von Digital Adoption? 

Weil Mitarbeitenden das Projektverständnis fehlt oder sie die Notwendigkeit der Massnahmen nicht verstehen, verzögern sich Projekte. Unternehmen sollten deshalb sechs wesentliche Aspekte berücksichtigen:

1. Mitarbeitende sollen Neues ausprobieren und dabei auch Fehler machen können.
2. Kontinuierliche Schulungen für Mitarbeitende sind zentral. Unterstützung sollte jederzeit zur Verfügung stehen.
3. Komplizierte oder umständliche Soft- und Hardware werden ungern genutzt. Mitarbeitende arbeiten effizienter mit benutzerfreundlichen Geräten und Systemen.  
4. Wissen ist ein wichtiges Gut, das sich durch das Teilen mit anderen vergrössert.
5. Unternehmen sollten eigenverantwortliches Arbeiten und agile Zusammenarbeit in Teams gezielt fördern.
6.  Zu den festen Bestandteilen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses gehören Business Analytics und das Feedback der Anwenderinnen und Anwender. 

Welchen Mehrwert bietet eine Digital Adoption Platform (DAP) den Unternehmen?

Professionelle DAPs wie die «tts performance suite» stellen die richtigen Hilfen direkt und kontextbezogen am Arbeitsplatz bereit. Je nach Bedarf können die Hilfen in unterschiedlichen Formaten abgerufen werden, etwa als Schritt-für-Schritt-Anleitung, als interaktives Learning, Prozessdokumentation oder Regelwerk. Diese Inhalte tragen wesentlich dazu bei, den Mitarbeitenden vom ersten Tag an ein positives Nutzungserlebnis zu vermitteln. So wächst die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neue Lösung und damit auch die Digital Adoption.

Wie kann eine Digital Adoption Platform Mitarbeitende beim Wechsel zu SAP S/4 Hana konkret unterstützen? 

Wesentlich ist der frühzeitige Aufbau von Digital Adoption. Gerade im Verlauf von komplexen Transformationsprozessen wie bei einer Migration zu SAP S/4 Hana ist sie ein entscheidender Vorteil. DAPs unterstützen Mitarbeitende beim Erstellungsprozess der gesamten Unterlagen und Wissensinhalte. Sie vermitteln schnell Wissen und unterstützen die Anwenderinnen und Anwender nach dem Go-live im Arbeitsprozess. Eine Umfrage des Fraunhofer Instituts zur ERP-Einführung hat unlängst gezeigt, dass Unternehmen ihre Projektziele wegen ungenügender Digital Adoption nicht erreichen konnten. 

Wie werden sich Ihrer Ansicht nach diese Platforms mit der Weiterentwicklung von KI verändern? 

Es gibt bereits jetzt KI-Funktionen, die DAPs erweitern, etwa hinsichtlich der Produktion von Wissensinhalten. Generative KI wird DAPs dahingehend verändern, dass sie Mitarbeitenden automatisch neue Arbeitsabläufe aufzeigen kann. Analysen zeigen zudem, dass sich der Fokus von DAPs in Richtung Business- und Transformationsunterstützung mithilfe von KI verschieben wird. Der Schlüssel wird sein, sinnvolle KI-Features in die Platforms zu integrieren.