Das Zeitalter der physischen Archive ist vorbei

Das weltweit erzeugte Datenvolumen wächst exponentiell und wird sich innerhalb weniger Jahre erneut verdoppeln. Verschiedene Quellen prognostizieren für das Jahr 2027 bereits ein global generiertes Datenvolumen von rund 284 Zettabyte – das entspricht 284 Milliarden Terabyte. Klassische Papierarchive können mit der steigenden Informationsflut nur schwer mithalten, benötigen darüber hinaus viel Platz, generieren mit teils dezentralen Archivbeständen Mehraufwand bei der Suche nach den gewünschten Unterlagen und bremsen so effiziente Dokumentenverarbeitungsprozesse aus. In Unternehmen, Institutionen und Verwaltungen setzt sich in der Gegenwart ein Konsens durch: Das Zeitalter des physischen Archivs als Zentrum der Dokumentenverwaltung ist vorbei.

Eine platz- und ressourcensparende Alternative zu physischen Archiven

Die Antwort auf diese neuen Gegebenheiten heisst Smart Archive. Die e-Archivlösung des IT-Dienstleistungsunternehmens CENT Systems ist eine platz- und ressourcensparende Alternative zu physischen Archiven und erfüllt sämtliche Anforderungen an die rechtskonforme und revisionssichere Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Möglich ist dies dank der Zertifizierung gemäss GeBüV sowie fälschungssicheren Zeitstempeln, welche jede Änderung an den elektronisch archivierten Dokumenten nachvollziehbar machen. Das Smart Archive wurde vollständig in der Schweiz entwickelt und wird auf heimischen Servern betrieben – die Daten unterliegen demnach dem Schweizer Datenschutzgesetz.

Sekundenschnelle Abfragen statt stundenlange Recherchen

Zentraler Bestandteil der e-Archivlösung von CENT Systems ist der integrierte KI-Chatbot, der brachliegendes Wissen innert Sekunden zugänglich macht. Mit intelligenten Abfragemöglichkeiten können einzelne Dokumente oder ganze Dossiers intuitiv befragt werden, wodurch Mehrwerte generiert werden, die weit über den einfachen Zugang zum e-Archiv hinausgehen. Möglich sind komplexe Fragestellungen zu übergreifenden Themen, für deren Beantwortung vor der Archivdigitalisierung stundenlange Recherchen nötig gewesen wären. Mit dem Smart Archive fallen der Gang ins physische Archiv und das Durchstöbern von Akten weg – eine Frage an den KI-Chatbot genügt. Der Schutz sensibler Unternehmens- oder Behördendaten wird dabei zu keinem Zeitpunkt beeinträchtigt, da der KI-Chatbot – im Gegensatz zu den dominierenden Modellen – ausschliesslich innerhalb der Firmengrenzen aktiv ist.

Das Smart Archive als Teil einer innovativen End-to-Endlösung

In Kombination mit den Managed Services Smart Scanning und Smart Mailbox schafft das Smart Archive als End-to-Endlösung weitere Mehrwerte für die durchgehende Automatisation von betrieblichen Prozessen. So werden mit dem Service Smart Scanning sämtliche in Unternehmen oder Behörden eingehenden physischen Sendungen im modernen Scanner-Park von CENT Systems zuverlässig digitalisiert, klassifiziert, extrahiert, veredelt und in die Folgesysteme übertragen. Gleiches erfolgt mit Omnichannel-Ansatz mit digitalen Eingängen. Die Smart Mailbox ordnet als e-Postkorb die eingehenden Nachrichten mit intelligenten Sortier-Algorithmen direkt einzelnen Mitarbeitenden oder den zuständigen Teams zu und ermöglicht so einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf den Posteingang. Archiviert werden die Dokumente anschliessend im Smart Archive, wo alle geschäftsrelevanten Informationen jederzeit mit intuitiven Abfragemöglichkeiten in wenigen Sekunden zugänglich sind. KMU, Unternehmen, Behörden und Institutionen erschliessen sich auf diese Weise das volle Potenzial ihrer digitalisierten Dokumente.

Initiieren Sie jetzt den digitalen Wandel

Mit dem Smart Archive setzen Sie auf eine skalierbare Lösung zur rechtskonformen und revisionssicheren Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Dokumenten. Kontaktieren Sie die Digitalisierungsexperten von CENT Systems und erfahren Sie mehr über die Vorteile der e-Archivlösung Smart Archive. Fordern Sie im Gespräch die «Smart Archive»-Demo an und erleben Sie die innovativen Funktionen inklusive Suchabfragen via KI im Praxistext. Das Zeitalter der digitalen Archive hat begonnen – initiieren Sie jetzt den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen.

CENT Systems 
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