Event der Universität Zürich

Warum es schwierig ist, ICT zu beschaffen

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Wer ICT beschaffen muss, hat es nicht leicht. Es braucht eine Sourcing-Strategie, gute Teamarbeit und flexible Verträge. Das hat eine Veranstaltung im Hotel Metropol in Zürich gezeigt.

Was können Unternehmen und Behörden besser machen, wenn sie komplexe ICT-Leistungen ausschreiben? Diese Frage stellten sich die Rechtsanwälte Rolf Auf der Maur und Peter K. Neuenschwander. Eine Tagung sollte Antworten liefern. So fand sich heute ein interessiertes Publikum im Hotel Metropol in Zürich ein, um über Beschaffungsfragen und Sourcing-Prozesse zu diskutieren. Das Europainstitut der Universität Zürich organisierte die Veranstaltung.

As-a-Service verändert alles

John Keppel referierte zuerst. Er ist beim Unternehmensberater ISG für die Region EMEA und Asien verantwortlich und sprach über Trends, die das ICT-Sourcing beeinflussen. Keppel zeigte auf, wie Cloud Computing und As-a-Service-Modelle die Enterprise-IT verändern. IT-Verantwortliche müssten sich heute mit Themen befassen, die noch relativ neu seien. Etwa Datenanalysen, oder Automatisierungen in einem noch nie dagewesenem Ausmass. Das habe auch Auswirkungen auf Outsourcing-Projekte, sagte Keppel.

Unternehmen müssen laut Keppel wissen, wie IT-Serviceprovider funktionieren. Weil viele Firmen selbst auch As-a-Service- und Cloud-Lösungen anbieten könnten. Weil Partner und Konkurrenten ähnlich aufgestellt seien. Und weil starre IT-Architekturen gerade durch neue, serviceorientierte Modelle abgelöst würden.

Accenture macht in einer Studie ähnliche Aussagen. Laut dem Unternehmensberater erachten viele Business-Entscheider die Enterprise-IT heute nicht mehr als Innovationstreiber. Als Ausweg empfiehlt das Unternehmen, eine Start-up-Mentalität mit Product Units und Business Units zu schaffen. Firmen sollen ihre Governance-Modelle anpassen und sich mit Automatisierung, Client Onboarding und Orchestration Management befassen.

Ohne Strategie kein Erfolg

Der nächste Referent war Daniel Wild, Leiter der Warengruppe Informatik im Bundesamt für Bauten und Logistik. Er zeigte auf, wie sich öffentliche Beschaffungen von privaten unterscheiden. Öffentliche Beschaffungen seien stärker normativ geprägt, die Verfahren weniger flexibel und oft sehr langwierig.

Um öffentliche Beschaffungen trotzdem erfolgreich zu meistern, gebe aber Strategien. Wild empfahl, ein Modell für Sourcing und ICT-Beschaffungen auszuarbeiten. Man müsse Lieferanten auswählen, die mit dem sich rasant veränderndem Umfeld umgehen können. Und der ganze Entwicklungsprozess müsse möglichst transparent sein.

Auch ein Supply Chain Management sei nötig. Gerade wenn vieles über Rahmenverträge laufe. Diese seien in Behörden seit Jahren etabliert, sagte Wild. Leistungen werden gebündelt und gemeinsam ausgeschrieben. Ein Beschaffungsportfolio und eine längerfristige Bedarfsplanung würden dabei oft fehlen. Und nach der Vergabe sei das Vertrags- und Lieferantenmanagement nicht selten ungenügend.

Und plötzlich wird es teuer

Bertil Strub, Senior Software Consultant bei Softwareone aus Stans, sprach über Business und Procurement. Die beiden Geschäftsbereiche hätten unterschiedliche Anforderungen, müssten aber gemeinsam ein funktionierendes Team bilden.

Das Business wolle eine IT-Umgebung, die es ermögliche, seine Ziele umzusetzen. Es müsse definieren, was es brauche. Und die IT müsse sich überlegen, wie man dahin komme. "Bei einer Beschaffung darf auf keinen Fall die Bewirtschaftung des eingekauften Systems vergessen gehen", sagte Strub. Das geschehe leider oft, und vermeintlich günstige Projekte würden plötzlich teuer.

Verträge waren noch nie so flexibel

Ein weiterer Referent war Alesch Staehelin, Rechtsanwalt und Lead Counsel Global Technology Services für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei IBM. Er sprach über agile Sourcing-Modelle, den Preiskrieg im IT-Outsourcing und regulatorische Vorgaben.

Laut Staehelin werden grosse Outsourcing-Deals in Europa seltener und Aufträge stattdessen auf mehrere Anbieter aufgeteilt. Das reduziere Abhängigkeiten und erhöhe die Flexibilität. Lediglich bei Deals im Infrastrukturbereich gebe es einen gegenteiligen Trend. Hier würden Umfang, Höhe und Laufzeiten der Verträge zunehmen. Sie seien aber so flexibel wie nie zuvor, alles sei on-demand, der Servicegedanke stehe im Vordergrund.

Staehelin war der erste Referent, der das Publikum laut zum Lachen brachte. Er erzählte, dass Kunden sich oft darüber beschwerten, dass Verträge mit IBM zu umfangreich und zu lange seien. IBM habe das intern besprochen und die Sprache in den Verträgen zum Teil vereinfacht. Da sie aber immer noch sehr lange gewesen seien, habe IBM eine weitere Massnahme ergriffen: Der Konzern nutze nun eine kleinere Schriftgrösse - Problem gelöst!

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