ECM-Systeme

Frühzeitig initialisiert ist halb umgesetzt

Uhr | Aktualisiert

AWK hat zu einem Seminar zum Thema Enterprise Content Management (ECM) geladen. Die Gäste informierten sich über Nutzen und Herausforderungen von ECM-Lösungen.

AWK hat an einem Seminar in Zürich über die Anwendungsmöglichkeiten und die Implementierung von Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) informiert. Wie Dimitri Tombros, ECM-Bereichsleiter bei AWK in einem Gespräch erklärte, gibt es grundsätzlich zwei Anwendungsbereiche für ECM-Lösungen: Das Wissensmanagement und die Unterstützung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Die Pflicht zu Kür machen

Mit dem Thema Compliance wandte sich AWK-Consultant Alexandra Freitag mit ihrem Referat dem letzteren Anwendungsbereich zu. Ihr zufolge macht man mit ECM-Systemen die Pflicht, Gesetzte und interne Regeln einzuhalten, zur Kür. Dafür bieten ECM-Lösungen verschiedene Komponenten. Dazu gehören die Fristüberwachung, das Nachverfolgen von Dokumentversionen damit die Aktualität gewährleistet ist, automatische E-Mail-Integration, Berechtigungs- und Aufbewahrungsmanagement.

Um die Prozesse effektiver zu machen und zu beschleunigen, bieten ECM-Lösungen zudem meist Suchfunktionen, intelligentes Scanning, Vorlagenverwaltung und die Möglichkeit von extern auf Firmendaten zugreifen zu können.

Implementierung von ECM-Lösungen

So einfach sich die Arbeit mit ECM-Systemen gestalten kann, so herausfordernd kann die Implementierung solcher Systeme in Betrieben sein. Grundsätzlich sei es so, dass Firmen selten unbeschriebene Blätter sind, was ECM betrifft. Dies stelle Unternehmen vor zusätzliche Probleme bei der Implementierung, führte Freitag aus.

Über grundsätzliche Herausforderungen und Tipps bei der Einführung von elektronischem Datenmanagement informierte Senior Conultant Wolfgang Liedtke. „Die Einführung von ECM-Lösungen ist Management of Change“, sagte Liedtke. Als Vorlage einer optimalen Implementierung verwies Liedtke auf das Drei-Phasen-Modell von Kurt Lewin.

Allgemein sei es bei einer Implementierung von grosser Bedeutung, sich mit den zukünftigen Anwender der Lösung (also den Mitarbeitern) zu Unterhalten und deren Sorgen, Probleme und Meinungen ernst zu nehmen. Denn das beste ECM-System bringt wenig, wenn die Angestellten das System nicht richtig anwenden wollen oder können. Somit werde in einer ersten Phase die betroffenen Personen auf die kommende Veränderung vorbereitet. Dies sollte lange vor der Implementierung geschehen und den Mitarbeiter die Möglichkeit geben, sich langsam von alten Gewohnheiten zu lösen.

Als Beispiel führt Liedtke eine Umstellung auf Tablets an. Anstatt diese erst während der Umstellung auszuteilen, empfiehlt Liedtke, die Geräte schon viel früher zu verteilen. So können die Mitarbeiter den Umgang lernen und Berührungsängste abbauen. In der zweiten Phase nach Lewin werden die Veränderungen schrittweise umgesetzt und in der dritten Phase werden Prozesse und Geräte schliesslich definitiv in die Arbeitsumgebung integriert.

Unterschiede zwischen den Branchen

Auf die Frage, ob gewisse Branchen schon ECM-affiner sind als andere, antwortete Tombros, dass dies zunächst vor allem von der individuellen Firmenkultur abhinge. Darüber hinaus gibt es aber durchaus Branchen, die tendenziell sensibler für Compliance-Themen sind. So seien sich etwa Rechtsanwälte des Nutzens von ECM tendenziell bewusster als Personen aus dem Metallbau. Denn diese seien schon von berufswegen mit weniger Vorschriften und Vertragsdetails konfrontiert als Juristen.

Auch die IT-Branche stehe der Implementierung von ECM vergleichsweise offen gegenüber. Denn gerade das Wissensmanagement spielt in IT-Betrieben oft eine grosse Rolle. Darüber hinaus bieten IT-Unternehmen oft bereits eigene ECM-Systeme an und haben Erfahrung mit deren Implementierung.

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