«ECM-Lösungen sind heute fester IT-Bestandteil in öffentlichen Verwaltungen»

Wie steht es gemäss Ihrer Erfahrung um die Prozessdigitalisierung in der öffentlichen Verwaltung?

Oliver Meyer: Die öffentlichen Verwaltungen haben bereits vor Jahren erkannt, dass es sinnvoll ist, sich in die Lage zu versetzen, Prozesse verwaltungsintern und auch im Kontext mit den Bürgern digital abzuwickeln. So entstanden auf Stufe Bund, Kantone und Gemeinden Lösungen in den verschiedensten Ausprägungen. Diese reichen von digitalen Katasterplänen bis hin zu Portalen, über die der Bürger Interaktionen mit der Behörde sicher und vertraulich abwickeln kann. Im Fokus stehen bei solchen Projekten in der Regel Kostensenkungen, die Beschleunigung von Abläufen und auch mehr Komfort für die Bürger.

Wie unterstützt Löwenfels öffentliche Verwaltungen bei der Digitalisierung?

Im Sozialversicherungsbereich sind wir ein etablierter Partner. Wir entwickeln Software, dank derer die Prozesse beschleunigt, die Qualitätsgüte erhöht und die Kosten gesenkt werden. Verschiedene kantonale und Verbandskassen profitieren von unseren Entwicklungen. Im Weiteren arbeiten wir seit Jahren eng mit anderen kantonalen Behörden zusammen und verstehen die internen Abläufe. Gemeinsam werden die Bedürfnisse und Erwartungen aufgenommen und in innovative Lösungen umgesetzt. Löwenfels verbessert die Prozesse durch Software, Dokumentenmanagement und Workflow-Lösungen. Dabei setzen wir auf Standardsoftware. Wo dies nicht geht, entwickeln wir die Software selbst. Verschiedene Kantone setzen bereits unseren Spitalrechnungsprüfungsworkflow oder auch die webbasierte «Swisslos-Lösung» ein, mit der Beitragsgesuche zum Sportfonds abgearbeitet werden.

Welche Trends gibt es in der öffentlichen ­Verwaltung rund um ECM-Systeme?

ECM-Lösungen sind heute ein fester Bestandteil der IT-Landschaft in öffentlichen Verwaltungen. Ausser der Bewältigung von internen Prozessen besteht auch ein grosses Bedürfnis nach digitaler Interaktion mit dem Bürger übers Internet. Der Bürger soll auf einfache und trotzdem sichere Art und Weise ohne Papier, rund um die Uhr kommunizieren können. Die Zentralisierung und Standardisierung sowie die Vernetzung verschiedener Tools sind die Zukunft. Statt im Alleingang werden, dort wo es sinnvoll ist, Kooperationen angestrebt. Prominente Beispiele sind: die Prozessabwicklung von der Terminvereinbarung bis zur Ausstellung des biometrischen Passes, das Online-Reservierungssystem von Tageskarten bei den Gemeinden oder das vereinfachte Ausfüllen der Steuererklärung, wobei die Daten als QR-Code verpackt, gescannt und ausgelesen werden.

Wo sehen Sie Fallstricke bei IT-Projekten in der ­öffentlichen Verwaltung?

IT-Projekte abzuwickeln ist in privatwirtschaftlichen Unternehmen ähnlich wie in der öffentlichen Verwaltung. Wichtigster Unterschied dürfte sein, dass die Verwaltung viel stärker reglementiert ist, als ein privates Unternehmen und somit weniger Handlungsspielraum bei der Projektausgestaltung hat. Gleichzeitig sind die Prozesse durch lokale Bedürfnisse oft so ausgeprägt, dass es häufig, zumindest in der Schweiz, nur wenige Nachfrager für Standardsoftware gibt. In der Konsequenz müssen Individualentwicklungen hergestellt werden, was hohe Ansprüche an Softwarelieferanten und ihre Ansprechpartner in der Verwaltung stellt, da es sich letztlich meist um langfristige Kundenbeziehungen handelt. Wer es nicht versteht, Projekte zielgerichtet und im Kostenrahmen umzusetzen, gerät rasch ins Kreuzfeuer der Kritik. Deshalb ist es wichtig, eine transparente Win-win-Beziehung zwischen Lösungspartner und Verwaltung aufzubauen, und sich täglich des Leistungsauftrags bewusst zu sein.