So findet die CSS den richtigen Webdienstleister

Wie gehen Sie vor, wenn Sie einen Dienstleister für ein Webprojekt suchen?

Nina Mayer: Wir erstellen eine "Longlist" von möglichen, passenden Dienstleistern – gesammelt aus vergangenen Projekten, bestehenden Kontakten und der Suche in Web oder Fachportalen/-presse. Über verschiedene Optionen (RFP, interne Selektion) gelangen wir zu einer Shortlist, welche die potenziellen Pitch-Teilnehmer definiert. Eher klassisch also: Longlist > (RFP >) Shortlist > RFP/RFO > Pitch/RFO > Entscheid.

Was sind die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Webdienstleisters?

Für uns muss ein Webdienstleister als Teammitglied funktionieren. Wir wollen mit echter "Co-Creation" und einem gemeinsamen "Spirit" das beste Ergebnis erzielen.

• Referenzen und Referenzprojekte

• Branchenerfahrung und/oder Erfahrung mit projektspezifischen Anforderungen

• Menschen/Persönlichkeiten passend zum Team

• Erfahrung mit Arbeitsweisen wie Co-Creation & Agile

• Erfahrung mit den durch uns verwendeten Tools und Technologien

• Preis/Leistung (Angebot)

Wie ist die Wechselwirkung zwischen Projektspezifikation und der Evaluation des Dienstleisters?

Die Projektspezifikation liefert die Vorgaben zu den spezifischen Skills und Erfahrungen, die wir von einem Webdienstleister brauchen und damit natürlich auch die Anforderungen für Pitch-Konzept und Offers. Tendenziell definiert das Projektvolumen auch die "Grösse" des gesuchten Dienstleisters. Dabei geht es vor allem um die zur Verfügung stehenden Ressourcen in Relation zu der geplanten Umsetzungsdauer und -zeit – somit also auch um das Risikomanagement.

Wie stellen Sie sicher, dass die Evaluation erfolgreich abläuft?

Wir setzen auf ein erfahrenes, breit abgestütztes internes Evaluationsteam und legen Wert auf ein persönliches Kennenlernen. Alle evaluierten Dienstleister werden nach gleichen vordefinierten Kriterien kollaborativ bewertet – dies liefert eine wichtige Grundlage für einen finalen Entscheid.

Wie gehen Sie damit um, dass heute mehrere Dienstleister zusammenarbeiten?

Ein Projektteam muss sich entwickeln und ­zusam­menwachsen – dies braucht einen gewissen Raum und auch Zeit. Das muss von Anfang an berücksichtigt und mit eingeplant werden. Sodass im Idealfall nicht mehr relevant ist, wer von welcher Partei beziehungsweise von welchem Dienstleister ist – er/sie ist Teil des Projektteams und damit Teil des Projekts und des damit verfolgten Ziels.

Weiter hilft Folgendes:

• Klare Definition des Projektleads (Over-all-Kunde/Agentur) & SPOC (pro Stream)

• Organisation in Projektstreams (nicht Dienstleisterteams)

• von Beginn saubere, transparente Grobplanung (Phasen/Milestones) über ganzes Projekt über alle Dienstleister und Streams hinweg

• regelmässiger Austausch aller Beteiligten (z.B. Jour Fixe, möglichst auch immer wieder physisch vor Ort bei Kunde oder Agentur)

• laufender Austausch über Zusammenarbeit und allfällige damit verbundene Herausforderungen (lets face it, frühzeitig)

• Einsatz von kollaborativen Tools (Kommunikation/Dokumentation/Planung)