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Die digitale Transformation am Arbeitsplatz 

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Gute Vorsätze reichen nicht, um neue Lösungen wie Microsoft 365 effektiv zu implementieren. Sowohl technische als auch menschliche Faktoren müssen berücksichtigt werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Begleitung der IT-Abteilung und der Mitarbeitenden vor und während des ganzen Veränderungsprozesses.

(Source: Swisscom)
(Source: Swisscom)

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Seit Beginn der Coronakrise hat sich der Anteil Schweizer Beschäftigter, die im Home-Office arbeiten, laut einer Studie von Deloitte verdoppelt. Eine Umstellung, auf die viele Unternehmen nicht vorbereitet waren. Es musste eine Lösung her, um den Geschäftsgang aufrechtzuerhalten und die Kommunikation und die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden zu ermöglichen. 

Microsoft 365 zeigte sich in dieser Situation als Retter der Stunde. Denn die cloudbasierte Kommunikations- und Kollaborationssuite bietet weitaus mehr als Word, Excel und Outlook. So wurde Microsoft 365 in Windeseile eingeführt – doch nun nutzen weder IT noch User das volle Potenzial der Lösung. Zudem stehen Unternehmen durch die Komplexität der Suite vor neuen operativen und administrativen Herausforderungen. 

Communities schaffen mit Microsoft Teams

Das Herzstück von Microsoft 365 ist Teams. Die vielfältige Applikation verbindet nicht nur alle Microsoft-Lösungen miteinander, sondern auch die Angestellten eines Unternehmens untereinander – unabhängig vom Ort oder vom Gerät. Die Drehscheibe der Kollaboration dient den Nutzern als Kommunikationszentrale, Projekt-Management-Tool und Community-Plattform zugleich. Die Nutzer müssen jedoch an die Hand genommen werden, um die Möglichkeiten der Plattform auszuloten und voll zu nutzen – sonst fristet Teams ein Dasein als teure Instant-Messaging-Plattform. Ist das nötige Know-how vorhanden, stehen Mitarbeitenden viele Möglichkeiten offen, etwa die Automatisierung von Workflows, die Integration weiterer Apps wie Chatbots, oder sogar das Programmieren eigener Applikationen.

Public Cloud Services können den Arbeitsalltag bereichern und erleichtern, doch sie stellen Unternehmen auch vor neue Herausforderungen, die sie proaktiv anpacken müssen. Vor allem in den Bereichen Sicherheit und Datenmanagement, wo eine ungenügende Planung und Kontrolle verheerende Folgen haben. Wer das Ganze richtig aufsetzt, profitiert jedoch, ohne sich Risiken auszusetzen. 

Sicher in die Cloud

Cloud Services sind von überall online aufrufbar, weshalb Zugriffe von Dritten vermehrt vorkommen können. Unternehmen müssen ihr Sicherheitsdispositiv dieser neuen Ausgangslage anpassen. Massnahmen wie Schulungen zu Phishing und Multi-Faktor-Authentifizierung konzentrieren sich auf den Schutz gegen Kompromittierung von digitalen Identitäten. Es ist daher unabdingbar, mit Experten über ein Security-Konzept nachzudenken und dessen Umsetzung zeitnahe in Angriff zu nehmen.

Aber Gefahren lauern nicht nur ausserhalb, sondern auch innerhalb des Unternehmens. Moderne Technologien und Tools vereinfachen den Austausch von Informationen firmenintern sowie -extern – ein Mausklick, und die ganze Welt kann ein Dokument einsehen oder bearbeiten. Das Problem dabei: Mitarbeitende wissen oftmals nicht, welche Informationen als vertraulich gelten und welche geteilt werden dürfen.

Das Microsoft 365-Ökosystem eines Unternehmens muss daher unbedingt konfiguriert und auf die Kundenbedürfnisse hin angepasst werden. Aufgrund der komplexen Konfigurationsoptionen wird dringend empfohlen, Experten beizuziehen, die bei der Konfiguration aber auch anschliessend im laufenden Betrieb unterstützen. Als erfahrener Provider für Microsoft Cloud Services beschäftigt Swisscom über 100 Microsoft-Cloud-zertifizierte Fachkräfte, um ihre Kunden zu beraten und die passenden Lösungen zu implementieren.

Bei der Einführung neuer Arbeitsformen müssen sich nicht nur die IT, sondern alle Mitarbeitenden auf die Änderungen vorbereiten und in die Planung miteinbezogen werden. Denn nebst allen wichtigen technischen Details, darf der Mensch nicht zu kurz kommen.

Der Mensch im Zentrum

Die digitale Transformation bringt grosse Veränderungen in den Arbeitsalltag, was auch immer einen Kulturwandel nach sich zieht. Die umfassende Begleitung während des Prozesses ist der Schlüssel zum Erfolg. Swisscom hat deshalb einen ganzheitlichen Ansatz entwickelt, um Unternehmen und ihre Angestellten auf dem Weg zur neuen Arbeitsweise zu unterstützen: Work Smart Coaching. Damit unterstützt Swisscom Unternehmen, die Angestellten im Umgang mit Microsoft 365 zu befähigen und so das volle Potenzial der Lösung auszuschöpfen. Nur so wird Microsoft 365 vom Office- und Kommunikationstool zum mächtigen Allrounder, mit dem Geschäftsprozesse optimiert, automatisiert und digitalisiert werden können.


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