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Überall arbeiten dank Public Cloud – auch im Gefängnis

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Das Schweizerische Kompetenzzentrum für den Justizvollzug SKJV ist direkt in die Public Cloud migriert worden. Das ist mehr als nur ein technologischer Wandel und nur die erste Etappe bei der ­Auslagerung der ICT-Grundversorgung an Abraxas.

«Bildung im Strafvollzug»-Lehrperson unterrichtet Gefängnis-Insassen. (Source: zVg)
«Bildung im Strafvollzug»-Lehrperson unterrichtet Gefängnis-Insassen. (Source: zVg)

Eine Technologie-Prognose trifft mit Sicherheit ein: Es kommt der Zeitpunkt, da man in der IT nicht mehr alles selbst machen kann und will. Sei es der durch Corona verschärfte Digitalisierungsdruck, sei es wegen der Informations- und Datensicherheit, sei es für die bessere Kollaboration und mehr Mobilität in einer Organisation.

Das Schweizerische Kompetenzzentrum für den Justizvollzug SKJV hat den Marsch in die Zukunft begonnen. Die Stiftung entschied sich nach einer WTO-Ausschreibung dafür, die ICT-Grundversorgung an Abraxas auszulagern und gleichzeitig zentrale Arbeitsmittel aus der Public Cloud zu nutzen. Konkret heisst dies: Public Cloud (Microsoft Azure), Microsoft Office 365, Managed Network, Workplace, Beamer und Telefonie, Support und Prozesse sowie Datenschutz, Informations- und Datensicherheit aus einer Hand.

Innerhalb kurzer Zeit wurde während der Coronapandemie die lokale Infrastruktur vom SKJV-Sitz in Fribourg komplett zu Microsoft 365 und zu Microsoft Azure migriert. Und dies während der Pandemie. Die Hälfte der 120 Mitarbeitenden erhielt umgehend ihr neues Arbeitsgerät direkt nach Hause geschickt. Im neuen Set-up mit Microsoft 365 haben sie zum ersten Mal eine direkte Verbindung mit der SKJV-Zentrale, inklusive Intranet und Fileshares (statt über Remote Desktop). Die andere Hälfte der Mitarbeitenden arbeitet mit einer Profil-Light-Lösung: Die 60 über die Schweiz verteilten Lehrpersonen des SKJV können nun mobil arbeiten und Projekte gemeinsam vorantreiben.

Hinter diesem bemerkenswerten Schritt (keine Hybrid-Lösung) verbirgt sich aber nicht nur der Versand von Devices und ein Informatikprojekt mit Datenmigration, sondern auch ein Change-Projekt für die User. Das war dem SKJV von Beginn an klar: «Das Projekt ist sehr wichtig, weil es die ganze interne Organisation und die Arbeitsabläufe betrifft. Es betrifft alle Mitarbeitenden dabei, wie sie arbeiten und mit digitalen Hilfsmitteln kommunizieren», erklärt Dominique Chavannaz, Bereichsleiter Finanzen & Services des Kompetenzzentrums für den Justizvollzug. Darunter befinden sich nicht nur Mitarbeitende des SKJV, sondern auch Kunden und Kooperationspartner, ebenso Kursteilnehmende und Leitende von spezifischen Lehrgängen und der Weiterbildung im Justizvollzug.

Public Cloud kann in der Schweiz genutzt werden, wenn …

Dieser Arbeits- und Technologiewandel gelingt nur, wenn der Outsourcing-Partner die speziellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen einer Organisation wie dem SKJV versteht und nicht «bloss» technologische Fragen beherrscht.

Abraxas als spezialisierter Anbieter für die öffentliche Hand hat hier selbstverständlich einen Vorsprung, auch wenn der direkte Schritt von On-Prem in die Public Cloud in diesem Umfeld noch speziell ist. «Eine Public Cloud ist relativ schnell ‹up and running›. Sobald in der Konzeptphase der Bauplan der Lösung definiert ist, kann man diesen sehr effizient umsetzen», erklärt Marc Hafner, Abraxas-Solution-Architekt im SKJV-Projekt. «Bei einer hybriden Lösung wäre diese Durchlaufzeit etwas länger gewesen. Die Kunden müssen sich aber im Klaren sein, dass für eine Public Cloud im Vorfeld rechtliche und regulatorische Abklärungen insbesondere zum Datenschutz gemacht werden müssen.»

Er betont, dass die öffentliche Hand mittlerweile Services der Microsoft Public Cloud Schweiz nutzen kann, weil der Konzern die Datenhaltung und den Betrieb in der Schweiz sicherstellt. Dies galt auch für das SKJV.

Natürlich gibt es im staatlichen Umfeld immer spezielle Aufgaben, welche die Privatwirtschaft so nicht kennt, und dafür muss ein Outsourcing-Partner Lösungen finden. So hat das SKJV schweizweit die Aufgabe, sowohl Mitarbeitende des Justizvollzugs als auch Insassinnen und Insassen von Gefängnissen aus- und weiterzubilden. Damit dies möglich wird, galt es, ausser der Berücksichtigung der zu erwartenden IT-Security- und regulatorischen Anforderungen, eine spezielle Frage zu beantworten: Welches ist die beste sichere Zwei-Faktor-Authentisierung für die externen Lehrpersonen, die ihren Arbeitsplatz in Gefängnissen haben? «Ins Gefängnis kann man nicht mit dem Handy hineinmarschieren. Wir benötigten eine Alternative», erläutert Daniel Portmann, Verantwortlicher IT des SKJV.

Unter den technisch denkbaren Varianten wählten die Abraxas-Experten sogenannte E-Tokens – elektronische Hardware-Schlüssel – aus. Und ihr Vorschlag wurde auch umgesetzt: «Abraxas konnte uns hier und auch anderswo jeweils rasch Handreichungen geben und Lösungen präsentieren», lobt der Informatiker.

«Die Zusammenarbeit ist für mich ein ­Erfolgsfaktor»

Der Wandel und die Weiterentwicklung – mehr Mobilität, mehr Kollaboration – gelingen aber nur, wenn die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber, dessen Partnern und Kunden mit dem Outsourcing-Partner von Anfang an funktioniert. Wenn es in einem solchen Projekt harzt, kann die Vorfreude auf neue Tools schnell schwinden. «Ein Highlight war die Kooperation mit Abraxas. Es war wirklich fast schon kameradschaftlich», bilanziert der Informatikverantwortliche Portmann. Und Chavannaz, Gesamtprojektleiter, stimmt ihm zu: «Die Zusammenarbeit war ausgezeichnet. Abraxas hat bewiesen, dass sie die technischen Aspekte wie auch die Projektleitung sehr, sehr gut beherrschen. Sei dies die Definition der einzelnen Projektetappen, sei dies beim Einbezug der Personen im Projekt. Die grossartige Zusammenarbeit ist für mich ein Erfolgsfaktor. Ich möchte mich bei Abraxas für die hervorragende Arbeit bei der Vorbereitung der Migration, ihrer Durchführung und für die tatsächliche Leistung bedanken!»

Seit Kurzem werden die modernen Tools von Microsoft Office 365 sowohl von den Mitarbeitenden als auch von den Kunden und Kooperationspartnern des SKJV im Alltag eingesetzt. Und der Anfang ist laut Chavannaz vielversprechend. Zuerst gebe es eine Lernperiode, aber das Potenzial der Tools sei beeindruckend, sagt er. «Alle Mitarbeitenden des SKJV sind sich dieses Potenzials bewusst.»

Abraxas konnte von Anfang an liefern, was das SKJV brauchte. Das Schweizerische Kompetenzzentrum für den Justizvollzug SKJV hat nun mehr Freiräume, muss es sich doch nicht mehr um die ganze IT-Infrastruktur und die Sicherheit kümmern und der Wandel der Arbeitsweise ist im Gange. Chavannaz freut sich auf die anstehenden gemeinsamen Projekte. «Wir sind nun 12 Jahre verheiratet!» Der Vertrag zwischen dem SKJV und Abraxas läuft bis 2032.

Zum SKJV

Das Schweizerische Kompetenzzentrum für den Justizvollzug SKJV ist eine Stiftung des Bundes und der Kantone mit Sitz in Fribourg. 120 Mitarbeitende sind für das SKJV tätig, davon rund die Hälfte als Lehrpersonen in den Justizvollzugsanstalten der Schweiz.

Der Justizvollzug im Freiheitsentzug ist kantonal geregelt. Gemeinsame Qualitätsentwicklung setzt einen interdisziplinären Fachaustausch auf nationaler Ebene voraus, wo bewährte Praxis- und Innovationsbeispiele vorgestellt und diskutiert werden. Das SKJV verfolgt im Auftrag der KKJPD das Ziel, eine gesamtschweizerische Harmonisierung in den Aufgabenbereichen des Justizvollzugs zu fördern. Die Schweiz verfügt über knapp 100 Institutionen, in denen strafrechtliche Sanktionen, Untersuchungshaft und ausländerrechtliche Administrativhaft an Erwachsenen vollzogen werden.

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