Microsoft 365 - Sie nutzen nicht, wofür Sie bezahlen

Mein Aufruf an die Abteilungs- und Unternehmensleitungen lautet immer gleich: Schreiben Sie auf, was Sie machen. Schreiben Sie auf, wie Sie dies machen und schreiben Sie auf, wie oft Sie das machen. Diese drei Punkte bilden zusammen das Process-Excellence-Prinzip. Ihr neues BPM-Tool (Business Process Management) haben Sie mit Microsoft 365 bereits lizenziert – lassen Sie mich erklären:

Das, "was Sie machen", entspricht der Disziplin "Prozesse managen".

Eine zentral zugängliche und interaktive Prozesslandkarte kann mit SharePoint Online aufgebaut werden. Sie dokumentieren Ihre wichtigen Abläufe inklusive den Prozesseignern, Prozessgruppen und Metadaten. Mitgeltende Dokumente (Word, PDFs usw.) können dort direkt eingebunden und Änderungen an den Dokumenten nachverfolgt und mit Freigabeprozessen aus Power Automate gesteuert werden.

Das, "wie Sie dies machen", entspricht der Disziplin "Prozesse automatisieren".

Microsoft 365 beinhaltet fantastische Tools, um Prozesse zu digitalisieren, automatisieren und manuelle Repetitivarbeiten zu eliminieren. Aufgaben ver­walten Sie am besten mit Microsoft Planner und Microsoft To-Do. Um Genehmigungen aller Art einzuholen, eignet sich Microsoft-Teams-Genehmigungen (Approvals) hervorragend. Power Apps und Power Automate sind die beiden Tools, wenn Sie elektronische Formulare erstellen möchten und die eingegebenen Daten mittels Workflow weiterverarbeitet werden sollen. Die genannten Tools sind Teil der sogenannten Microsoft Power Platform, die Sie mit M365-Lizenzen nutzen können.

Das "Wie oft Sie es machen" entspricht der Disziplin "Prozesse optimieren".

Etablieren Sie einen einfachen Weg, um Kritik an den eigenen Prozessen zuzulassen und dadurch kontinuierlich besser zu werden. Eine schlanke Feedback-App lässt sich mit Power Apps, Power Automate und SharePoint Online realisieren. Dadurch, dass sich Ihr digitaler Arbeitsplatz mit M365 in einem einzelnen Ökosystem befindet, lassen sich die Telemetriedaten Ihres Arbeitens für Auswertungen nutzen. Mittels Microsoft Power BI visualisieren Sie Ihre Daten in interaktiven Dashboards und schaffen so die Grundlage, um Ihre Arbeitsabläufe verbessern zu können.

Mit jedem Durchlauf von Process Excellence etabliert sich bei den Mitarbeitenden eine Denkweise des verschwendungsarmen Arbeitens. Mit jedem Zyklus wird der Sinn des Arbeitens geschärft und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert. Obendrauf können Sie sich die Kosten für eine isolierte BPM-Software sparen!

Und wo ist der Haken?

Die Herausforderung ist, die Nutzung der Cloud-Technologien strategisch im Unternehmen zu verankern, vorzuleben und konsequent einzusetzen. Sobald diese Hürde genommen ist, offenbart die Plattform weitreichende Möglichkeiten für die Modernisierung aller Unternehmensbereiche.

Legen Sie jetzt los – die Lizenzgebühren für ­Microsoft 365 bezahlen Sie bereits.

Über Raphael Bachmann und die IOZ

Die IOZ AG aus Sursee realisiert ­digitale Arbeitsplätze, automatisiert Prozesse und baut Apps, um die ­Effizienz in Schweizer KMUs zu steigern. Zum Einsatz kommen hauptsächlich die Technologien aus der Microsoft Cloud. Raphael Bachmann ist seit rund neun Jahren auf den Bereich Process Excellence und Workflow-Management spezialisiert, er leitet das Team Central Customer Processes und ist GL-Mitglied.

www.ioz.ch