Mit PEAX den physischen Posteingang digitalisieren

An seiner Breakfast-Session hat das Luzerner Unternehmen PEAX den digitalen Briefkasten für Unternehmen vorgestellt. Potenziellen Kunden bot die Input Management-Spezialistin ausserdem eine Live-Demo und gewährte einen Ausblick in die Zukunft der Plattform.

In lockerer Atmosphäre startete die Session im Bistro Tibits im Zürcher Seefeld. Während die Gäste noch Kaffee tranken und Gipfeli assen, begann die Veranstaltung mit einer Begrüssung von Andrea Elmer, Mitglied der Geschäftsleitung und Co-Leiterin Marketing & Kommunikation. Sie sprach über die Vision, Unternehmen von unnötigem Administrationsaufwand zu befreien, sowie von der Entstehung und der bisherigen Geschichte von PEAX. Nachdem die Luzerner 2016 mit dem digitalen Briefkasten für Privatpersonen an den Start gegangen waren, kam Ende 2020 der Briefkasten für Unternehmen dazu.

Andrea Elmer beschrieb, wie das System von PEAX mit Postumleitung und Scanning Center funktioniert. Beim Kunden landet letztendlich nur das digitalisierte Dokument, das dann von der Person, die die Post verteilt, an die richtige Stelle geleitet wird. Ein Prozess, der bei manchen Kunden teilweise Wochen gedauert habe, werde mit PEAX in wenigen Minuten erledigt. Dank OCR-Erkennung und Dokumentencapturing wisse das System auch gleich, um welche Art von Dokument es sich handle und lese relevante Daten aus. Bei Rechnungen etwa alle Rechnungsdetails wie den Rechnungsbetrag, die Kontoinformationen und das Fälligkeitsdatum. 

"Permanente Informationsverfügbarkeit"

Wie genau das alles konkret funktioniert, zeigte CEO Stefan Hermann gleich persönlich. Er demonstrierte den Posteingang im Briefkasten, die Postverteilung, die integrierte Bezahlfunktion und diverse andere Features wie den Dokumenteditor oder die Volltextsuche. PEAX sehe vielleicht nicht nach viel aus, aber als ehemaliger Revisor wisse Hermann, dass die "permanente Informationsverfügbarkeit", die PEAX biete, extrem wertvoll sei.

Nach der Demonstration ergriff Andrea Elmer wieder das Wort. Sie sprach über die Sicherheitsaspekte von PEAX. Das System wahre sowohl die nationalen und die europäischen Datenschutzgesetze, das Post- und Fernmeldegeheimnis sowie das Bankengeheimnis. PEAX speichere alle Daten in einer sicheren Cloud in der Schweiz und unterziehe die Dokumente vor der Ablage einer Verschlüsselung, erklärte Elmer weiter.

Digitaler Durchbruch dank API

Während der gesamten Präsentation fand ein lebhafter Austausch mit den Gästen statt. Gleich mehrere Fragen drehten sich um die Anbindung an andere Plattformen. Sei es ein CRM, eine Buchhaltungssoftware oder ein Postausgangsmanagement. Die Antwort auf all diese Fragen will PEAX in der ersten Hälfte von 2023 liefern. Dann werde das Unternehmen ein API-Management einführen, mit dem sich theoretisch jede Anwendung mit PEAX verbinden lasse und Daten aus dem System beziehen könne. Hermann erwartet mit diesem Schritt den "digitalen Durchbruch von PEAX".

Das längerfristige Ziel ist es, dass die eingegangene Post automatisch die richtigen Prozesse anstösst und sich zu einem grossen Teil von allein erledigt. So solle etwa der Buchungssatz einer Rechnung, die im digitalen Briefkasten eingeht, direkt an die Buchhaltungssoftware weitergegeben werden. Diese wiederum meldet ihre Aktion zurück an den digitalen Briefkasten, so dass die Rechnung in PEAX als verbucht markiert wird. 

Ebenfalls geplant sei, das Zahlen von Rechnungen auch mit Fremdwährungen möglich zu machen. Zudem soll die Anbindung ans Active Directory eines Unternehmens ermöglichen, dass das Unternehmen den Zugang für Mitarbeitende selber verwalten kann. 

Das zweite Frühstück

Im Anschluss an die Präsentation plauderten die Gäste in individuellen Gesprächen angeregt über das Gehörte und tauschten sich mit dem PEAX-Team aus. Oder sie griffen noch einmal am Frühstücksbuffet zu.