Warum KI-Transformation mehr als digitale Reife braucht

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(Source: edojob / stock.adobe.com)

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Valentina Smajli, Salutogenistin. (Source: zVg)

Valentina Smajli, Salutogenistin. (Source: zVg)

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Ein KI-Assistent fasst Dokumente zusammen, verknüpft Informationen und erstellt Textentwürfe. Was zuvor viel Zeit beanspruchte, lässt sich in der Sachbearbeitung schneller erledigen. Doch der Zeitgewinn bedeutet nicht automatisch Entlastung.

Denn mit dem Entwurf ist der Arbeitsprozess nicht abgeschlossen. Sind die Informationen richtig? Fehlen wichtige Zusammenhänge? Passt das Ergebnis zum konkreten Fall? Erst nach dieser Prüfung zeigt sich, ob tatsächlich Zeit gewonnen wurde.

KI übernimmt Teile der Erstellung, während sich menschliche Tätigkeiten stärker auf die fachliche Beurteilung verlagern können. Die Verantwortung für die Qualität der Ergebnisse bleibt jedoch bestehen. Wenn gleichzeitig mehr Fälle bearbeitet werden sollen, ohne ausreichend Zeit für die Prüfung einzuplanen, kann aus dem vermeintlichen Zeitgewinn zusätzlicher Druck entstehen. Fehlen zudem Fachwissen, klare Zuständigkeiten und Entscheidungsspielräume, können Überforderung, Unsicherheit und Technostress die Folge sein. Technostress bezeichnet psychische Belastungen, die durch die Nutzung digitaler Technologien und die damit verbundenen Anforderungen entstehen können.

Entscheidend ist deshalb nicht nur, was KI leisten kann. Ebenso wichtig ist, welche Regeln und Arbeitsbedingungen Unternehmen schaffen, damit Mitarbeitende KI verantwortungsvoll einsetzen und mit den Veränderungen ihrer Arbeit umgehen können.

Zeitgewinn ist eine Führungsaufgabe

Gewonnene Zeit lässt sich mit zusätzlichen Aufgaben füllen. Sie kann aber auch für Qualitätsprüfung, anspruchsvolle Fälle, Weiterbildung und persönliche Entwicklung genutzt werden. Welche Prioritäten Unternehmen setzen, ist eine strategische Entscheidung.

Eine Teamleiterin stellt fest, dass KI die Erstellung von Entwürfen beschleunigt, deren Prüfung aber weiterhin Zeit beansprucht. Statt die Zahl der Fälle sofort zu erhöhen, klärt sie mit ihrem Team die Prüfverantwortung und reserviert Zeit für Qualitätssicherung und Weiterentwicklung.

Davon können beide Seiten profitieren. Mitarbeitende vertiefen ihr Fachwissen und erweitern ihre beruflichen Perspektiven. Unternehmen stärken ihre Innovationsfähigkeit. Voraussetzung ist, dass die gewonnene Zeit tatsächlich verfügbar bleibt. Sonst wird Entwicklung zur Zusatzaufgabe neben dem laufenden Betrieb.

Dabei geht es um mehr als die Bedienung von KI-Anwendungen. Wer Ergebnisse kritisch beurteilen und Fehler erkennen soll, braucht vertieftes Fachwissen und Erfahrung. Diese Kompetenzen müssen Unternehmen gezielt entwickeln.

Digitale Reife allein schafft noch keine guten Arbeitsbedingungen

Digitale Reife wird häufig anhand von Technologie, Prozessen, Kompetenzen, Kultur und Führung beurteilt. Doch selbst gut integrierte Systeme beantworten nicht automatisch, wer KI-Ergebnisse verantwortet, welche Entscheidungen Mitarbeitende treffen dürfen oder wie neue Fähigkeiten entstehen.

Der Einsatz von KI kann das gesamte Arbeitssystem verändern: das Zusammenspiel von Menschen, Aufgaben, Technologie, Führung und Organisation. Wer ausschliesslich einzelne Arbeitsschritte automatisiert, übersieht möglicherweise neue Belastungen, veränderte Verantwortlichkeiten und langfristige Folgen für die Kompetenzentwicklung.

Damit Fachwissen erhalten und weiterentwickelt werden kann, braucht es neben technischen Systemen auch Strukturen für den Wissensaustausch. Mitarbeitende müssen Zeit erhalten, um Erfahrungswissen weiterzugeben, gemeinsam weiterzuentwickeln und für andere zugänglich festzuhalten. Denn Wissenstransfer lebt nicht allein von Technologie, sondern auch von persönlichem Austausch und Zusammenarbeit.

Für das Management bedeutet das, KI nicht nur als Technologieprojekt zu steuern, sondern auch Zeit für Wissensaustausch und Lernen einzuplanen sowie Leistungsziele und Arbeitsbedingungen entsprechend zu gestalten. Werden Effizienzgewinne ausschliesslich für Kostensenkungen oder Personalabbau genutzt, bleiben Chancen für die Entwicklung der Mitarbeitenden ungenutzt. Langfristig kann dadurch auch jene Fachkompetenz geschwächt werden, die Unternehmen für einen verantwortungsvollen KI-Einsatz benötigen.

Wie Menschen Veränderungen verstehen, bewältigen und als sinnvoll erleben, hängt auch von den Bedingungen ab, unter denen sie stattfinden. Hier bietet das Kohärenzgefühl nach Aaron Antonovsky eine hilfreiche Perspektive. Seine drei Dimensionen Verstehbarkeit, Handhabbarkeit und Sinnhaftigkeit lassen sich auf die Gestaltung von Veränderungsprozessen übertragen.

1. Verstehen Mitarbeitende, was sich verändert?

Wer KI einführt, muss erklären, wofür sie eingesetzt wird, welche Arbeitsschritte sich verändern und wer Verantwortung trägt. Mitarbeitende brauchen klare Regeln zu Datenschutz, Dateneingabe und zur menschlichen Prüfung von Ergebnissen. Sie müssen auch wissen, wie sie KI-Anwendungen erproben können und an wen sie sich bei Fragen, Fehlern oder Verbesserungsvorschlägen wenden können.

Verstehbarkeit entsteht nicht allein durch die Vermittlung von Informationen. Mitarbeitende müssen das vermittelte Wissen auf ihre eigene Arbeit übertragen können. Ebenso wichtig ist, dass sie verstehen, was die Veränderungen für ihre Aufgaben, ihre berufliche Rolle und ihre Zukunft bedeuten. Dafür braucht es einen praxisnahen Wissenstransfer und Raum für fachlichen Austausch. Denn KI kann auch Ängste um die eigene berufliche Zukunft auslösen. Bleiben diese unbeachtet, kann das die Bereitschaft beeinträchtigen, Neues auszuprobieren und Veränderungen mitzugestalten.

Führungspersonen sollten deshalb Ängste und Unsicherheiten offen ansprechen und gemeinsam mit den Mitarbeitenden mögliche Szenarien und Handlungsoptionen entwickeln. Dafür braucht es eine kontinuierliche Begleitung, die auf individuelle Fragen und unterschiedliche Bedürfnisse eingeht. Transparenz, nachvollziehbare Ziele und gezielte Lernmöglichkeiten können dabei Orientierung schaffen, auch wenn die Zukunft nicht vollständig vorhersehbar ist.

Nicht jede Unsicherheit lässt sich beseitigen. Doch Mitarbeitende sollten auch in solchen Situationen Orientierung erhalten.

2. Können Mitarbeitende kompetent handeln?

Ein überzeugend formulierter KI-Vorschlag ist noch kein verlässliches Ergebnis. Wer Qualität verantwortet, muss Ergebnisse hinterfragen, korrigieren oder zurückweisen können. Dafür brauchen Mitarbeitende neben Fachkompetenz auch die nötigen Entscheidungsbefugnisse und die Möglichkeit, ihr Wissen einzubringen. Wenn sie erleben, dass sie mit ihrem Handeln etwas bewirken können, stärkt das ihre Selbstwirksamkeit.

Ebenso wichtig sind Zeit, fachlicher Austausch und ein psychologisch sicheres Arbeitsklima, in dem Zweifel und Fehler ohne Angst vor negativen Konsequenzen angesprochen werden können.

Besondere Aufmerksamkeit verdient der Berufseinstieg. Wenn KI repetitive Arbeitsschritte übernimmt, an denen junge Fachkräfte bisher Erfahrung sammelten, können wichtige Lerngelegenheiten wegfallen. Unternehmen müssen deshalb neue Lerngelegenheiten schaffen, etwa durch begleitete Fallbearbeitung, gemeinsame Ergebnisprüfung und schrittweise wachsende Eigenverantwortung.

3. Erleben Mitarbeitende die Veränderung als sinnvoll?

Sinnhaftigkeit geht über messbaren Zeitgewinn hinaus. Mitarbeitende müssen erkennen können, weshalb KI eingesetzt wird, welchen Beitrag ihre fachliche Erfahrung weiterhin leistet und welche Entwicklungsmöglichkeiten sich daraus ergeben.

Dabei sollten Unternehmen gemeinsam mit den Mitarbeitenden klären, wo KI tatsächlich einen sinnvollen Beitrag leisten kann. Soll sie Routine reduzieren, Qualität verbessern oder Raum für anspruchsvollere Aufgaben schaffen? Entscheidend ist, dass diese Ziele im Arbeitsalltag erkennbar werden und Mitarbeitende die Veränderung mitgestalten können.

Ob KI tatsächlich einen Mehrwert schafft, lässt sich nicht allein an eingesparter Zeit messen. Fehlerquoten, Nacharbeitsaufwand, Entscheidungsqualität und Lernfortschritte liefern wichtige Hinweise. Genauso wichtig ist, ob Mitarbeitende ihre Arbeit weiterhin als sinnvoll erleben und welche Perspektiven sich für sie daraus ergeben. Regelmässige Rückmeldungen helfen, Belastungen und mögliche Auswirkungen auf die Gesundheit früh zu erkennen und Arbeitsbedingungen gezielt anzupassen.

Auch die Organisation muss lernen

Veränderungsfähigkeit darf nicht allein von Mitarbeitenden erwartet werden. Auch Unternehmen müssen ihre Arbeitsprozesse, Strukturen und Führungspraktiken weiterentwickeln.

Wenn Zuständigkeiten unklar sind, Systeme schlecht zusammenspielen oder Leistungsziele unrealistisch bleiben, helfen zusätzliche Schulungen allein nicht weiter. Dann müssen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Arbeitsbedingungen angepasst werden.

KI-Transformation gelingt nicht allein durch leistungsfähige Technologie. Unternehmen tragen die Verantwortung, das gesamte Arbeitssystem weiterzuentwickeln: Arbeitsprozesse, Verantwortlichkeiten, Lernmöglichkeiten und Arbeitsbedingungen. Denn wie wir morgen arbeiten, entscheidet sich nicht allein an den Möglichkeiten der KI, sondern daran, wie wir sie heute gestalten. Es geht um mehr als Effizienz: um Qualität, Gesundheit und menschliche Entwicklung.

Drei Takeaways

1. KI kann Arbeitsschritte beschleunigen, verbessert aber nicht automatisch die Arbeit. Entscheidend ist, wie Unternehmen Arbeitsprozesse, Verantwortung und Belastungen gestalten.
2. Kompetenzentwicklung braucht geeignete Arbeitsbedingungen. Fachwissen, Lernmöglichkeiten und Entscheidungsspielräume ermöglichen es Mitarbeitenden, KI-Ergebnisse kritisch zu beurteilen und verantwortungsvoll zu handeln.
3. KI-Transformation ist eine Gestaltungsaufgabe für die gesamte Organisation. Verstehbarkeit, Handhabbarkeit und Sinnhaftigkeit helfen, technologische Veränderungen mit Gesundheit, Qualität und menschlicher Entwicklung zu verbinden.