So aufwändig wird die Microsoft-365-Ablösung für Schweizer Verwaltungen

(Source: Iryna / stock.adobe.com)

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Microsoft 365 steht bei vielen Schweizer Verwaltungen hoch im Kurs. Im Zuge der Diskussionen um digitale Souveränität werden jedoch vielerorts Forderungen nach einer Alternative zur US-amerikanischen Cloud-Bürosoftware lauter.

Doch was schnell gefordert ist, bedeutet in der Praxis einen erheblichen Aufwand. Womit Schweizer Verwaltungen konkret rechnen müssen, zeigt die Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) in einer von Eraneos durchgeführten Studie auf. Ziel sei es gewesen, eine faktenbasierte Grundlage zu schaffen, um die Frage eines Wechsels von M365 auf eine Alternativlösung bewusst und informiert zu beurteilen, schreiben die Autoren.

Kurzfristige Ablösung nicht realistisch

Für die Studie führten die Autoren strukturierte Gespräche mit relevanten Stakeholdern aus zwei Beispielverwaltungen mit 6000 beziehungsweise 1500 Mitarbeitenden, die beide M365 einsetzen. Fünf weitere Verwaltungen beantworteten einen reduzierten Fragebogen.

Als konkrete Alternativlösung untersuchten die Autoren das vom deutschen Zentrum für Digitale Souveränität (Zendis) entwickelte Opendesk, wobei sie festhalten, die Auswahl stelle keine ausdrückliche Empfehlung dar.

Die schlechte Nachricht für Verfechter digitaler Souveränität zuerst: "Eine vollständige, kurzfristige Ablösung von M365 ist unter heutigen Bedingungen ohne politische Bereitschaft zur Übernahme der generierten Mehrkosten, deutlichem Personalanstieg und signifikanter funktionaler Rückschritte und Lücken nicht realistisch", erklären die Autoren im Fazit der Studie. Darin stellen sie aber auch klar, man verzichte bewusst auf eine Empfehlung für oder gegen einen Wechsel auf eine Alternative. Vielmehr sollten Verwaltungseinheiten die Frage strukturiert in der eigenen Organisation prüfen und dabei nicht nur Produkte, sondern auch Ökosysteme, Abhängigkeiten, Betriebsmodelle und organisatorische Auswirkungen einbeziehen und graduelle Pfade vertiefen.

Der Wechsel wird teuer

Was den finanziellen Aufwand angeht, muss eine Verwaltung laut der Studie zunächst mit einmaligen Transformationskosten in Höhe des 7- bis 8-Fachen eines M365-Jahresbudgets rechnen. Oder in Zahlen: Für die grössere Verwaltungseinheit kommen die Autoren auf 25 bis 30 Millionen Franken, für die mittelgrosse auf mindestens 9 Millionen Franken, bei einer geschätzten Einführungszeit von 4 bis 8 Jahren. Diese Zahlen umfassen im Kern die Anpassung von Fachanwendungen und Daten, Schulung und Adoption der Mitarbeitenden sowie externe Beratung und Validierung; nicht eingerechnet seien dabei weitere Effekte wie Produktivitätsverluste nach der Schulung oder Mehrkosten durch den Parallelbetrieb während der Einführungszeit, heisst es in der Studie. Je nach Umsetzungsszenario könnten ausserdem zusätzliche Aufwände anfallen, etwa in den Bereichen Sicherheit und Compliance, Identitäts- und Zugriffsmanagement oder Softwareverteilung. "Die effektiven Transformationskosten können im Einzelfall signifikant höher ausfallen", halten die Autoren fest.

Geforderte Mitarbeitende

Als grossen Kostentreiber nennt die Studie den Schulungs- und Umstellungsaufwand für Mitarbeitende. Während Schulungen stünden Angestellte nicht für ihre Facharbeiten zur Verfügung, schreiben die Autoren. Diesen Ausfall beziffern sie mit 4 bis 5 Tagen pro Mitarbeitendem, "sofern die heute abgedeckten Funktionen umfassend ersetzt würden". Dazu kämen noch indirekte Kosten in Form von Produktivitätseinbussen, die über die eigentliche Schulungszeit hinaus anfielen. Damit spielen die Autoren auf die Zeit an, "in der eingespielte Abläufe neu erlernt und Routinen wiederhergestellt werden". Dieser Kostenblock werde in der aktuellen Diskussion zu wenig berücksichtigt, da er nicht als klassische Projekt-, Lizenz- oder Beschaffungskosten sichtbar werde.

Es wird nicht günstiger

Was die laufenden Kosten einer M365-Alternative im Regelbetrieb angeht, sollten Verwaltungen gemäss der Studie mit einem ähnlichen Budget rechnen wie für M365. Die Autoren räumen zwar ein, dass Verwaltungen mit einer quelloffenen Alternative die für M365 anfallenden Lizenzkosten einsparen. Allerdings werden diese "deutlichen Einsparungen" durch neue Kostenblöcke weitgehend kompensiert, "insbesondere durch den Aufbau und Betrieb eines eigenständigen Security-Stacks sowie durch höheren Integrations- und Abstimmungsaufwand".

Weg vom eingespielten Ökosystem

Was den Verlust von Funktionalität angeht, so weisen die Autoren darauf hin, dass sich über die Jahre "ein systematisch aufgebautes digitales Ökosystem" rund um M365 gebildet habe. Dieses "Zusammenspiel" präge nicht nur die technische Architektur, sondern auch Betriebsmodelle, organisatorische Zuständigkeiten, Supportstrukturen und die alltäglichen Arbeitsweisen der Mitarbeitenden. "Die bestehende Abhängigkeit ist damit nicht allein technologischer Natur, sondern Ausdruck einer über längere Zeit gewachsenen sozio-technischen und organisatorischen Pfadabhängigkeit", heisst es in der Studie.

Dagegen decke aktuell kaum ein Anbieter alternativer Lösungen das Spektrum von M365 in vergleichbarem Umfang ab. Lücken bestehen laut der Studie insbesondere bei Sicherheit und Compliance, Business Intelligence, Low Code und Automatisierung, Mobile Device Management sowie durchgängig integrierten KI-Funktionen.

"Alternative Ökosysteme können sich grundsätzlich entwickeln, erfordern jedoch Zeit, Koordination und gezielte Investitionen", halten die Autoren fest und verweisen auf aktuelle Entwicklungen in Deutschland. Den Wechsel zu einer Alternative zu M365 halten sie für "grundsätzlich möglich". Sie ergänzen: "Er ist jedoch nicht als blosser Produktersatz zu verstehen, sondern als längerfristiger Übergang von einem etablierten in ein neu aufzubauendes Ökosystem."

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