Fünf wesentliche Aspekte

Unternehmen benötigen eine Social-Media-Policy

Uhr | Aktualisiert
von Filip Zirin

Soziale Netzwerke wie Facebook eröffnen für Unternehmen neue Möglichkeiten und auch Gefahren. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen sich in den Social Media engagiert, wird auch am virtuellen Stammtisch über den Arbeitsplatz gesprochen. Wie gehen Firmen am besten mit den rechtlichen Fragen um?

Maria Winkler, Dozentin an der FHNW, führt die Angst vor Social Media auf Unkenntnis zurück.
Maria Winkler, Dozentin an der FHNW, führt die Angst vor Social Media auf Unkenntnis zurück.

Unternehmen können sich den neuen sozialen Medien immer weniger entziehen. Unabhängig davon, ob die Unternehmensleitung Social Media als Chance oder als Ärgernis versteht, müssen sich die Verantwortlichen mit einer Frage auseinandersetzten: Wie sollen das Unternehmen und die Mitarbeiter damit umgehen? Die Auseinandersetzung mit dem Thema ist auch dann nötig, wenn der Zugang zu sozialen Netzwerken am Arbeitsplatz gesperrt wird. In diesem Fall twittern und liken die Angestellten zuhause oder auf privaten Geräten während der Arbeit.

Welche Punkte im Umgang mit Social Media geklärt werden müssen, zeigte Maria Winkler, Geschäftsführerin der IT & Law Consulting GmbH und Dozentin an der Fachhochschule Nordwestschweiz. Sie sprach am Campus Talk der FHNW im Rahmen der Messe Swiss Online Marketing über fünf Rechtsaspekte einer Social-Media-Policy.

Frau Winkler, wie aus Ihrem Vortrag am Campus Talk hervorging, scheinen keine neuen Gesetzesartikel nötig zu sein. Was ist eigentlich an der Kommunikation in der virtuellen Öffentlichkeit neu?

Eigentlich sind nur die faktischen Rahmenbedingungen neu, doch die Informationen, die in soziale Netzwerke eingegeben werden, sind oft sehr viel weniger durchdacht. Ausserdem können die Auswirkungen von Fehlern, durch die globale Verbreitung und die hohe Interaktion, viel grösser sein als bisher.

Wie sollen Unternehmen mit diesen Risiken umgehen?

Es braucht eine Social-Media-Policy. Damit sie ihre Wirkung entfalten kann, muss bei den Arbeitnehmern ein Bewusstsein für die Problematiken geschaffen werden. Das geht am besten durch eine vertiefte Auseinandersetzung in Weiterbildungen.

Um solche Policys oder Guidelines aufstellen zu können, muss man als Arbeitgeber die Mechanismen von Social Media genau kennen. Bei einem neuen Medium ist das nicht einfach.

Die Arbeitgeber sind oft nicht genug auf das Phänomen Social Media vorbereitet. Obwohl im Anfangsstadium solcher Phänomene zuerst eine grosse Euphorie herrscht, wandelt sich diese schnell in eine Furcht um, die auf grosser Unkenntnis basiert. Dabei ist es immer hilfreich, sich beraten zu lassen.

Welche Inhalte müssen in einer solchen Policy aus rechtlicher Sicht behandelt werden?

Es gibt im Wesentlichen fünf Aspekte zu berücksichtigen, die durch die heutige Gesetzeslage bestimmt werden: Schutz der eigenen Reputation, Achtung der Urheberrechte Dritter, Einhaltung der wettbewerbsrechtlichen Schranken, Bewahrung von Geschäftsgeheimnissen und der Schutz von Personendaten.

Während sich im Bereich Urheberrechte wenig ändert, sorgt der Schutz der Personendaten im Zusammenhang mit Social Media für Gesprächsstoff. Soziale Netzwerke sind ideal,um neue Kontakte zu knüpfen und diese zu dokumentieren. Worauf ist hierbei zu achten?

Auch bei der Nutzung von Social Media müssen die schon bekannten datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Der Zweck der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten muss vorher kommuniziert werden, und ausserdem dürfen nicht mehr Daten erhoben werden, als für den Zweck unbedingt nötig ist. Zuletzt müssen nicht mehr benötigte Daten auch wieder gelöscht werden.

Wie lässt sich mit einer Policy beispielsweise das Problem lösen, dass genau genommen jede Fanpage auf Facebook auf eine Person zugelassen ist? Rechtlich gesehen liegt die Verantwortung also bei einer Person.

Ja, das stimmt. Man kann die Verantwortung selbstverständlich nicht einer Person überlassen. Darum gilt auch hier: Es muss durchdacht, die Verantwortlichkeiten genau geklärt und die Regeln präzise ausgearbeitet werden.

Sind es nicht Probleme wie diese, die die Unternehmen dazu veranlassen, den Zugang zu sozialen Plattformen restriktiv zu handhaben?

Facebook und andere Netzwerke betreffen zwar das Unternehmen auf verschiedenen rechtlichen Ebenen. Häufiger ist es aber die Frage der privaten Nutzung während der Arbeitszeit, die die Unternehmen zu Restriktionen veranlasst.

Nicht nur zu Restriktionen, sondern auch zur Überwachung.

In diesem heiklen Bereich müssen die Unternehmen transparent handeln. Zuerst müssen die Guidelines klar zeigen, was die Mitarbeiter überhaupt machen dürfen. Möchte der Arbeitgeber einen Schritt weiter gehen und sie überwachen, darf er das nur, wenn er seinen Angestellten klar kommuniziert hat, dass sie überwacht werden und wie das getan wird.

Wie weit darf der Arbeitgeber bei der Überwachung gehen?

Auch hierbei gilt es klare Regeln zu beachten. In erster Linie darf nicht personenbezogen kontrolliert werden. Erst wenn sich ein anfänglicher Missbrauchsverdacht erhärtet, darf das Verhalten einer einzelnen Person analysiert werden. Aber letztlich haben wir das Problem, dass man nicht messen kann, ob und wie lange jemand auf einer Plattform aktiv war. Auch wenn er den ganzen Tag eingeloggt war.

Gilt die Verwendung von urheberrechtlich geschützten Werken auf Facebook als erlaubter Eigengebrauch? Es handelt sich ja um eine geschlossene Benutzergruppe.

Laut Gesetz wird der private Raum in diesem Zusammenhang sehr eng definiert. Dieser Begriff trifft nur auf wenige Menschen ausserhalb der Familie zu. Geht es zum Beispiel um Fragen des Urheberrechts, ist es wichtiger, wie schnell die eigentlich geschützten Informationen aufgrund der Technik geteilt werden können. Beim Internet von "privat" zu sprechen, ist grundsätzlich schwierig, denn es heisst nicht umsonst: Das Internet vergisst nie.