Wie es mit dem Masterprojekt "myLivit" weitergeht

Herzliche Gratulation zum Gewinn des Master of Swiss Apps 2020. Was bedeutet der Award für Livit?

Wolfgang Stiebellehner: Zum einen zeichnet der Award aus, dass es sich lohnt, Kunden von Anfang an in den Entwicklungsprozess einzubinden. Wir hatten Mieter im Projektteam. Des Weiteren ist der Preis die Bestätigung dafür, den eingeschlagenen Weg weiter zu verfolgen und der sichtbare Beweis nach aussen, dass sich alle Anstrengungen und auch Rückschläge in den letzten fünf Jahren gelohnt haben. Vor allem, weil Innovation und Digitalisierung Durchhaltewillen und Überzeugungskraft brauchen. Wir wurden zum Teil am Beginn unserer Reise nicht verstanden oder unser Tun wurde infrage gestellt. Wir waren für die Immobilienbranche wohl zu früh, aber im Vergleich zu anderen Branchen – das wussten wir – im Rückstand. Trotz dieses zu Beginn gefühlten Alleingangs waren wir von unserem Weg überzeugt. Einen tollen Effekt hat der Award auf die Mitarbeitenden. Sie sind es, die täglich mit der Veränderung klarkommen müssen, mit den Problemen und Unzulänglichkeiten, die Entwicklungen mit sich bringen. Dabei den Mut und die Kraft nicht zu verlieren, weiterzumachen und mitzuhelfen, am Livit-Zielbild weiterzuarbeiten, das ist der grösste Effekt, den der Award Livit bringt.

Bitte erklären Sie unseren Lesern kurz, wie "myLivit" genau funktioniert.

Seit Jahren ist der Vermietungsprozess bei Livit durchgängig digital – bis hin zur Erstellung des Mietvertrags, der bisher aber nach wie vor per Post versendet wurde. "MyLivit" dockt genau hier an und verlängert den digitalen Prozess. Das heisst, der Mieter erhält das Login für "myLivit" und unterschreibt seinen Mietvertrag direkt in der App via Swipe. Auch die Mängelliste kann der Mieter direkt im Portal ausfüllen, Namensschilder ohne Umwege bestellen und nach dem Einzug Schäden einfach und direkt, unter anderem mit Foto des Schadens, melden. "MyLivit" setzt mit seinem vollintegrierten Mieterportal und den entsprechenden Back-End-Funktionen so neue Massstäbe für den Mieter, aber auch für die Bewirtschaftung.

Wie kommt die App bei den Nutzern an?

Die App wurde im Oktober 2020 lanciert, somit haben wir noch keine umfassenden Feedbacks. Die ersten Zahlen und Rückmeldungen stimmen uns aber sehr zuversichtlich. Wenn man bedenkt, dass das Erstellen und Unterschreiben des Mietvertrags durch Verwaltung und Mieter samt Postweg gerne mal vier bis fünf Tage gedauert hat, so liegt unser Rekord mit "myLivit" aktuell bei 35 Minuten – ein absoluter Erfolg und die Bestätigung des eingeschlagenen Wegs. In Kombination mit dem digitalen Vermietungsprozess ist die Zeitspanne zwischen Kündigung durch den bestehenden Mieter und Vertragsrücksendung des neuen Mieters nur noch ein Viertel der Zeit – vorher dauerte es vier Wochen, mit der App nur noch eine. Das Feedback der Livit-Mitarbeitenden ist bisher durchwegs positiv – gerade hier erwarten wir auch künftig weitere Verbesserungen, sodass weniger Zeit für Fleissarbeiten eingesetzt werden muss und mehr Zeit für die effektive Mieter- und Eigentümerbetreuung bleibt. Livit läutet hiermit eine neue Art des Immobilienmanagements ein.

Sie setzen auf der Benutzeroberfläche vermehrt auf Symbole statt Texte. Warum?

Es heisst ja so schön: "Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte." Das trifft auch und gerade bei Tools wie "myLivit" zu. Die Symbole lassen den Inhalt besser und schneller erfassen und sind somit für die Usability essenziell. Symbole sind zudem sprachunabhängig. "MyLivit" ist viersprachig, die Muttersprachen unserer Mieterschaft sind jedoch viel diverser und so war für uns von Beginn an klar, dass wir auch Personen, die sich mit den vier angebotenen Sprachen schwertun, über kurze Sätze, Schritt-für-Schritt-Abfragen und – wie von Ihnen bemerkt – sehr stark auch über Symbole begleiten möchten.

Wie sieht es in Sachen Barrierefreiheit aus? Haben Sie bei der Entwicklung an Menschen mit Einschränkungen gedacht?

Auf jeden Fall. Nicht nur hinsichtlich der Kompatibilität mit Screen-Readern wurden Bestrebungen zur Optimierung unternommen. Insbesondere die grossen Schaltflächen und die Unterstützung durch Symbole sollen bei der Bedienung helfen. Ein besonderes Augenmerk gilt der Umsetzung von Abfragen – bisher oft über grosse Formulare gelöst – als Schritt-für-Schritt-Dialog. Diese Art der Nutzerführung erleichtert es auch Menschen mit Einschränkungen, Informationen zu erfassen, zu verarbeiten und sich im Portal zu bewegen.

Mit "myLivit" sollen sich auch Verträge unterschreiben lassen. Wie stellen Sie die Rechtsgültigkeit der Unterschriften sicher?

Der Mietvertrag als solcher setzt keine speziellen Form­erfordernisse oder Schriftlichkeit voraus. Ein Mietvertrag könnte per Handschlag abgeschlossen werden. Genau diesen Handschlag brachten wir mit "myLivit" in die digitale Welt. Entsprechend ist auch die Authentifizierung und das Tracking der Unterschrift neu gedacht und einfach implementiert worden. Konkret ermöglicht uns die digitale Aufzeichnung der Unterschrifts-Swipes der Mieter – verbunden mit der revisionssicheren Ablage –, unseren Mietparteien eine sehr benutzerfreundliche und rasche Art der Unterschrift anzubieten.

Wie haben Sie das App-Projekt angepackt?

Basis des Projekts war eine fundierte Analyse der Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen – seien dies Privatmieter, Gewerbemieter, Eigentümer oder Bewirtschafter. Mit dieser Ausgangslage gelang es uns, einen klaren Fokus zu etablieren, den wir bis zum Go-Live auch beibehalten konnten. Nur so war es möglich, ein derart tief integriertes und gleichzeitig so innovatives Projekt in weniger als einem Jahr umzusetzen.

Warum haben Sie sich bei der Auftragsvergabe für Namics entschieden?

Für Namics gesprochen hat für uns damals insbesondere die Möglichkeit, sämtliche Leistungen aus einem Haus zu beziehen. Gerade bei einem Innovationsgrad, wie er damals für "myLivit" angestrebt wurde, ist dies aus unserer Sicht das A und O. Daneben war aber insbesondere auch der kulturelle Fit im Sinne einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit essenziell. Nur so war es im Nachhinein betrachtet auch möglich, ein derartiges Unterfangen trotz räumlicher Trennung des Teams über verschiedene Länder, Städte und Homeoffice-Schreibtische hinweg erfolgreich anzupacken und abzuschliessen.

Wie lief die Zusammenarbeit mit Namics?

Sehr gut. Die bei der Auftragsvergabe wahrgenommene Einstellung und Kultur hat sich zu 100 Prozent bestätigt und spätestens beim Wechsel sämtlicher Beteiligten ins Homeoffice definitiv bewährt. Wir sind sehr froh, mit Namics einen tollen Partner gefunden zu haben, der uns in unserem branchenweit einmaligen Vorhaben tatkräftig und kompetent unterstützt.

Was war die grösste Herausforderung bei der Entwicklung?

Besonders schwierig war sicherlich das, was "myLivit" auch von den aktuellen Konkurrenzportalen abhebt, nämlich die sehr tiefe Integration in die Prozesse und Systeme der Livit. Gerade die Konzeption und technische Realisierung der Anbindung an die Kern-Immobilienverwaltungssysteme war eine Herausforderung, derer man sich erfolgreich gestellt hat.

Wie geht es mit "myLivit" weiter?

Wir haben beim Launch mit Neumietern gestartet, die über "myLivit" den Vertrag unterschreiben und so Mieter werden. Nach und nach wird das Portal nun auf die Bestandsmieter ausgerollt. Sie werden schon bald Zugriff auf das Portal erhalten und von den künftig ebenfalls möglichen Leistungen profitieren – sei dies einfach und vollintegriert zusätzliche Schlüssel zu bestellen, Rückfragen zur Nebenkostenabrechnung zu stellen oder persönliche Informationen, etwa die Namensänderung nach der Hochzeit, im Selfservice anpassen zu können. Wir haben im Jahr 2020 die stabile Basis geschaffen, um 2021 ein wahres Feuerwerk an neuen Funktionen und Angeboten zu zünden.