KI in der Verwaltung – der Mensch im Zentrum des Wandels

Spätestens seit der Bundesrat am 12. Februar seine Auslegeordnung zur Regulierung von künstlicher Intelligenz vorgelegt hat, ist das Thema KI auch ins Bewusstsein der Verwaltung gerückt. Seither hat sich über die föderalen Stufen hinweg eine emsige Betriebsamkeit eingestellt. Mit der Auslegeordnung sollen die Leitlinien gesetzt werden, innerhalb derer die Verwaltung die KI verwenden soll. Es ist klar, dass das Potenzial dieser technologischen Werkzeuge auch – oder gerade – in der Verwaltung sehr gross ist. So soll der Einsatz von KI-Systemen gemäss der KI-Strategie der Bundesverwaltung Verwaltungsprozesse und -dienstleistungen optimieren, Führungskräfte und Mitarbeitende unterstützen sowie neue Lösungsansätze eröffnen. Gleichzeitig ist man sich in der Verwaltung auch bewusst, dass diese Technologie Risiken birgt, die sich unmittelbar auf die Bürgerinnen und Bürger auswirken können. Im vom Bundesrat favorisierten Regulierungsansatz im Rahmen der KI-Konvention des Europarats ist ein risikobasierter Ansatz vorgesehen, der insbesondere die Tätigkeit der Verwaltung regulieren soll.

Von der Richtlinie zur gelebten Kompetenz

Dieser übergeordnete Rahmen findet seine konkrete Umsetzung auf kommunaler und kantonaler Ebene. Verwaltungen wie die Stadt Zürich handelten proaktiv und erliessen eigene KI-Richtlinien. Diese Regelwerke sind bewusst streng formuliert, denn die durch KI aufgeworfenen Fragestellungen gehen über den klassischen Datenschutz hinaus. Sie tangieren weitere Grundrechte wie die Rechtsgleichheit oder das Diskriminierungsverbot. Doch Richtlinien allein bleiben wirkungslos, wenn sie nicht in der Praxis verankert werden. Es bedarf einer umfassenden Befähigung der Mitarbeitenden. Nur durch gezielte Weiterbildung können sie die notwendige Urteilskraft entwickeln, um die Potenziale der KI zu erschliessen und gleichzeitig die Risiken für die Bürgerinnen und Bürger zu minimieren. Die Kompetenz, die Technologie verantwortungsvoll anzuwenden, wird zur Schlüsselqualifikation.

Zusammenwirken von Organisation und Angestellten

Die Einführung von KI darf jedoch nicht nur aus der Top-Down-Perspektive der Verwaltung als Arbeitgeberin betrachtet werden. Zentral ist die Sicht der Mitarbeitenden, denn es entsteht eine komplexe Wechselwirkung. Einerseits müssen sie befähigt werden, die neuen Werkzeuge souverän zu nutzen. Andererseits löst die Technologie Ängste aus, wenn sie sehen, wie KI grosse Teile ihrer bisherigen Tätigkeiten übernehmen kann. Die Organisation hat hier die Aufgabe, diesen Wandel aktiv zu begleiten. Klassisches Change Management greift jedoch zu kurz. Der Wandel ist diesmal voraussichtlich tiefgreifender, da sich zahlreiche Rollenprofile nicht nur verändern, sondern im Kern neu definiert werden.

Flexible Strukturen und vorausschauende Führung

Die grösste Herausforderung liegt darin, dass wir heute noch nicht präzise wissen, wie diese neuen Rollen aussehen werden. Dies erfordert eine Abkehr von starren Funktionsbeschreibungen hin zu einer flexibleren Ausgestaltung von Rollenprofilen. Die Organisa­tion als Ganzes muss lernen, sich einem ständigen Wandel anzupassen – eine Fähigkeit, die der Verwaltung mit ihrer bürokratischen Tradition schwerfällt. Hier kommt den Führungskräften eine entscheidende Rolle zu. Sie stehen vor der doppelten Aufgabe, sich einerseits – wie alle anderen – die technologischen Kompetenzen anzueignen. Andererseits müssen sie in ihrer Führungsrolle künftige Entwicklungen antizipieren und die Organisationsstruktur proaktiv gestalten. Sie sind die entscheidenden Akteure, um den Wandel nicht nur zu verwalten, sondern ihn im Sinne einer menschenzentrierten und agilen Verwaltung zu gestalten.