KI wird zum gnadenlosen Auditor des Digital Workplace

Was für Mitarbeitende bislang mühsam, aber irgendwie handhabbar war, wird für KI-Systeme schnell zum Problem: verstreutes Wissen, unterschiedliche Standards, historisch gewachsene Ablagen, unklare Verantwortlichkeiten oder fehlende Governance. Denn KI arbeitet nicht im luftleeren Raum. Sie arbeitet mit den Informationen, Prozessen, Berechtigungen und Regeln, die bereits vorhanden sind.

Die Zukunft der Wissensarbeit entscheidet sich deshalb nicht daran, wer die "beste" KI einführt. Entscheidend ist, wer Governance, Wissen und Prozesse so organisiert hat, dass Menschen und Maschinen verlässlich und sicher damit arbeiten können. Gleichzeitig erhöhen Regulatoren im In- und Ausland den Druck, Daten, Zugriffe, Verantwortlichkeiten und KI-Nutzung nachvollziehbar zu organisieren: von FINMA und SBA Cloud Guidelines über DORA und NIS2 bis hin zum AI Act der EU.

Für viele Organisationen ist damit nicht die Frage nach dem besten Einzel-Chatbot zentral, sondern die Frage, wie KI sicher, integriert und skalierbar in bestehende Arbeitsprozesse und Arbeitsumgebungen eingebettet wird. Microsoft Copilot macht sichtbar, ob Datenbasis, Governance, Sicherheit und Zusammenarbeit bereit sind.
KI ist mehr als ein besseres Suchfeld. Damit sie heute verlässlich antworten und morgen Aufgaben übernehmen kann, braucht sie eine belastbare Grundlage. Wenn KI-Nutzung stärker über Verbrauch und Agenten skaliert, darf sie nicht auf veraltete, schlecht strukturierte oder falsch berechtigte Inhalte zugreifen.

Genau hier setzt der KI Readiness Check von MondayCoffee an. Er zeigt, ob Daten, Governance, Sicherheit und Zusammenarbeit bereit sind und wo zuerst gehandelt werden muss.

“Ursprünglich war ich der Meinung, man könne Copilot einfach bedenkenlos einführen. Heute weiss ich: Die richtige Vorbereitung ist entscheidend. Der Copilot Readiness Check mit MondayCoffee hat uns das gezeigt. In kurzer Zeit haben wir eine fundierte Einschätzung erhalten, ob unsere technische Basis – von Lizenzen über Security bis hin zu Microsoft Teams und der Power Platform – bereit ist für den produktiven Einsatz von KI. Die Analyse war nicht nur professionell und verständlich aufbereitet, sondern auch mit viel Engagement durchgeführt. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dem MondayCoffee-Team die nächsten Schritte in Richtung einer systematischen, KI-basierten Arbeitsweise zu gehen.”

Vivian Wegelin, Business Analyst/Controller bei LGT Venture Philanthropy

Die eigentliche Geschichte beginnt lange vor KI

Wer verstehen will, wohin sich Wissensarbeit entwickelt, sollte nicht bei KI beginnen. Die erste Generation des Digital Workplace drehte sich um Dateien. Danach folgte die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.

Heute wachsen Informationen, Prozesse, Kommunikation und Anwendungen zusammen. Wissen entsteht verteilt über Dokumente, Teams, Fachanwendungen und Geschäftsprozesse hinweg. Darauf baut KI auf. Zum ersten Mal greifen nicht nur Menschen auf die Wissensbasis einer Organisation zu, sondern auch Maschinen. Und Maschinen sind kompromisslos: Sie erkennen nicht automatisch, welche Informationen aktuell sind, welche Regeln gelten und welcher Prozess verbindlich ist. KI erzeugt keine Ordnung. KI setzt Ordnung voraus.

CoffeeNet® 365 als Company OS

Damit rückt eine Frage in den Mittelpunkt, die oft unterschätzt wird: Wo entsteht diese Ordnung im Arbeitsalltag? Nicht in einzelnen Funktionen, nicht in der nächsten App und auch nicht automatisch durch Microsoft 365. Zwischen Tool-Stack und Organisation braucht es eine Schicht, die aus Möglichkeiten verlässliche Arbeitsweisen macht.

Dieses Layer hat MondayCoffee mit CoffeeNet® 365 als Company OS entwickelt. Es übersetzt Microsoft 365 in die Logik der Organisation: in klare Räume für Zusammenarbeit, definierte Zugriffe, nachvollziehbare Lebenszyklen, auffindbares Wissen und Governance, die im Hintergrund mitläuft. Über SharePoint- und Teams-Provisioning entstehen diese Arbeitsräume strukturiert. Das Wissen liegt sauber organisiert in SharePoint und bleibt zugleich dort nutzbar, wo Teams heute arbeiten. So wird Microsoft 365 nicht nur bereitgestellt, sondern als gemeinsame Arbeitsumgebung organisiert, KI inklusive.

CoffeeNet 365 verwandelt Microsoft 365 vom Werkzeugkasten in ein Company OS mit klaren Strukturen und verlässlichen Arbeitsweisen. (Source: MondayCoffee)

Warum Produktivitätsgewinne wieder verloren gehen

Eine aktuelle Untersuchung von Workday kommt zum Schluss, dass rund 40 Prozent der durch KI erzielten Produktivitätsgewinne wieder verloren gehen, weil Ergebnisse überprüft, korrigiert oder nachbearbeitet werden müssen. Die Ursache liegt häufig nicht in den Modellen selbst, sondern in den Rahmenbedingungen. Das Prinzip «Garbage in, Garbage out» gilt auch im KI-Zeitalter.

Gleichzeitig müssen Organisationen klären, wo KI tatsächlich einen Beitrag leisten soll. Wenn KI für alles eingesetzt wird, ohne klare Kriterien, Priorisierung oder Verantwortlichkeit, frisst sie schnell mehr Zeit, als sie spart. Die dankbarsten Einstiege sind oft klare Quick Wins: Meeting Management mit Facilitator, die Analyse grosser Dateien, Reports oder wiederkehrende Anfragen aus HR, IT und anderen Servicebereichen. Der KI-Kickoff für Fachbereiche von MondayCoffee hilft dabei, Prioritäten zu setzen und den nächsten Schritt gezielt zu planen.

KI ist Führungsaufgabe: Struktur, Orientierung und Veränderungsbereitschaft schaffen die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit von Mensch und Maschine. (Source: MondayCoffee)

Die Mitarbeitenden warten nicht auf grünes Licht

Während Organisationen an Fundament, Prioritäten und sinnvollen Anwendungsfällen arbeiten, hat die Nutzung im Alltag längst begonnen. Mitarbeitende testen Tools, schreiben Prompts, automatisieren kleine Aufgaben und entwickeln eigene Workarounds. Wer jetzt ausprobiert, sammelt Erfahrung.

Damit aus dieser Dynamik kein unkontrollierter Wildwuchs wird, braucht es früh Orientierung, klare Leitplanken und eine KI-Strategie, die ein Zielbild vorgibt: Wo soll KI künftig relevant eingesetzt werden? Welche Daten sind tabu? Wo braucht es ein zusätzliches 4-Augenprinzip? Wer entscheidet über neue Anwendungsfälle? Und wie werden Erfahrungen aus der Praxis zurück in die Organisation gespielt?

Ein pragmatischer Einstieg ist keine monatelange Grundsatzdiskussion, sondern eine SOLL-IST-Analyse: Wo steht die Organisation heute? Welche Handlungsfelder sind kritisch? Welche Regeln braucht es sofort, welche können schrittweise aufgebaut werden?

Mit den neuen Skills in Microsoft 365 Copilot und den zunehmend leistungsfähigen Agenten werden diese Fragen konkreter. Skills erweitern Copilot um definierte Fähigkeiten, Datenquellen oder Arbeitsabläufe. Agenten können Aufgaben über mehrere Schritte hinweg eigenständiger bearbeiten. Zuverlässig funktioniert das aber nur, wenn Aufgaben, Datenquellen, Berechtigungen und Qualitätsstandards sauber beschrieben sind. Der KI Governance Workshop von MondayCoffee unterstützt dabei, diese Leitplanken pragmatisch zu entwickeln.

Von Technologie zu Verantwortung

Damit wird der Digital Workplace zunehmend zur Organisations- und Führungsaufgabe und immer weniger zu einem reinen IT-Projekt. Für Führungskräfte wird eine neue Steuerungsfrage zentral: Wo soll KI tatsächlich eingesetzt werden, wo braucht es Kontrolle, und welche Standards gelten verbindlich für alle? KI wird zur Führungsaufgabe, weil sie Priorisierung, Verantwortung und Veränderungsbereitschaft verlangt – und weil es die Führungskräfte sind, die den Mitarbeitenden die Angst vor KI nehmen und Chancen greifbar machen müssen.

Wer jetzt nicht ordnet, lässt KI einfach passieren

Am Ende läuft alles auf eine einfache, aber unbequeme Frage hinaus: Ist die Organisation bereit, KI bewusst zu steuern, oder lässt sie zu, dass Nutzung, Datenflüsse und Entscheidungen Stück für Stück im Alltag entstehen? Dafür bietet MondayCoffee einen passgenauen Strategie-Workshop an: Er analysiert die Ausgangslage, identifiziert die grössten Hebel und entwickelt konkrete nächste Schritte. 

Webinar-Hinweis

Wie aus dieser Ordnung gelebte Zusammenarbeit wird, zeigt das zum Thema passende Netzmedien-Webinar am 17. September 2026 in Zusammenarbeit mit MondayCoffee und Matthias Neidhart, CEO von Lombardi Schweiz und VR der Lombardi Group. Es geht darum, wie eine wachsende Organisation Microsoft 365 mit CoffeeNet 365 vom Toolset zum Company OS weiterentwickelt.