Vom Pilotprojekt zur alltäglichen Hilfe – wie KI Verwaltungen wirklich entlastet

Mo 13.10.2025 - 07:00 Uhr

von Christoph Bühler, CFO und Leiter Innovation, CM Informatik

Was, wenn ein Gesuch innert Minuten statt Tagen geprüft würde? KI kann den Verwaltungsalltag radikal vereinfachen: Sitzungsunterlagen automatisch verdichten, Dossiers schneller durchsuchen oder Texte nach internen Vorgaben schreiben. Bedingung dafür ist, dass die Technologie nahtlos mit den eigenen Daten arbeitet und in bestehende Prozesse integriert wird.

Christoph Bühler, CFO und Leiter Innovation, CM Informatik. (Source: zVg)

Künstliche Intelligenz gilt als nächste Etappe der digitalen Transformation. Während Bürgerinnen und Bürger zunehmend schnelle und verlässliche Services erwarten, sind Verwaltungen gefordert: Ressourcen bleiben knapp, Datenmengen wachsen, Entscheidungswege sollen nachvollziehbar bleiben. KI kann hier entlasten – aber nur, wenn sie nicht als isoliertes Tool verstanden wird, sondern nahtlos in den Verwaltungsalltag integriert ist.

Datenhoheit als Pflicht

Verwaltungen arbeiten mit hochsensiblen Informationen – von Personaldossiers über Schuldaten bis zu formellen Gesuchen. Für sie ist die Frage der Datensicherheit nicht verhandelbar. Systeme, die Daten ausser Landes verarbeiten oder für fremde Zwecke nutzen, sind keine Option. Damit KI einen Platz in der Verwaltung findet, muss sie mit bestehenden Datenbeständen arbeiten können, ohne die Hoheit aus der Hand zu geben.

Der eigentliche Nutzen entsteht erst, wenn KI dort eingebunden wird, wo die Arbeit ohnehin passiert. Mitarbeitende profitieren nicht von zusätzlichen Plattformen, sondern von intelligenten Funktionen in den bestehenden Anwendungen. Ob beim Durchsuchen umfangreicher Dossiers, bei der Vorbereitung von Sitzungen oder beim Verdichten komplexer Dokumente: Je nahtloser die Integration, desto spürbarer die Entlastung. So wird aus abstrakter Technologie ein Werkzeug, das im täglichen Ablauf selbstverständlich wird.

Transparenz schafft Vertrauen

Jeder Entscheid in der öffentlichen Hand muss nachvollziehbar sein. KI darf deshalb nicht als Blackbox agieren. Modelle müssen dokumentieren, welche Quellen sie nutzen, und ihre Ergebnisse überprüfbar machen. Nur so können Mitarbeitende Verantwortung übernehmen und Bürgerinnen und Bürger Vertrauen entwickeln. Transparenz ist damit nicht nur eine regulatorische Pflicht, sondern ein zentrales Akzeptanzkriterium.

Die Chancen liegen auf der Hand: KI kann Routinearbeit reduzieren und dadurch Kapazitäten freisetzen. In Verwaltungen bedeutet das mehr Zeit für Beratung, in Schulen mehr Raum für Pädagogik, in politischen Gremien mehr Fokus auf Inhalte statt Formalitäten. Gleichzeitig profitieren Bürgerinnen und Bürger von klareren Antworten und kürzeren Bearbeitungszeiten. Die Nationale E-Government-Studie 2025 hält dazu fest: «Der Einsatz von KI ist bei allen Akteuren noch wenig verbreitet. Zwei Drittel der Unternehmen setzen keine KI ein. Auch die Verwaltung nutzt KI meist nur in geringem Umfang.» Genau hier liegt die Chance: Wer Integration ernst nimmt, kann den Schritt von Pilotprojekten zu produktiver Nutzung schaffen.

Zwischen Vorsicht und Aufbruch

Unsicherheiten bestehen weiterhin, etwa bei rechtlichen Fragen oder bei der Kompetenz der Mitarbeitenden im Umgang mit KI. Doch sie lassen sich konkret adressieren: durch Pilotprojekte, gezielte Schulungen und eine klare Governance. Auf diese Weise werden Hemmschwellen schrittweise abgebaut, sowohl bei Verantwortlichen wie auch bei den Mitarbeitenden selbst.

Entscheidend ist jedoch, dass KI nicht isoliert bleibt. Erst wenn sie bestehende Prozesse sinnvoll ergänzt und direkt mit den internen Daten arbeitet, entfaltet sie ihr Potenzial. So wird aus einem Pilotversuch eine alltägliche Unterstützung, die Effizienz und Bürgernähe zugleich stärkt. Verwaltungen, die diesen Schritt früh und konsequent gehen, sichern sich nicht nur einen Vorsprung im operativen Alltag, sondern auch im Vertrauen der Bevölkerung.

« Nur wer KI aktiv ausprobiert, kann sie souverän einsetzen »

Der Einsatz von generativer KI in den Verwaltungen bringt viele Herausforderungen mit sich. Wie die öffentliche Hand damit umgehen kann und wie sich der wirtschaftliche Nutzen der Einführung eines KI-Assistenten messen lässt, erklärt Christoph Bühler, CFO und Leiter Innovation bei der CM Informatik. Interview: Joël Orizet

Wie können Verwaltungen sicherstellen, dass KI-Systeme ausschliesslich mit internen Datenbeständen arbeiten und keinerlei sensible Informationen an externe Dienste weiterleiten?

Christoph Bühler: Mit KI+ von CMI ist genau das gewährleistet: Alle Daten bleiben in der Schweizer Cloud und auf Schweizer Servern, auch die Sprachmodelle laufen ausschliesslich innerhalb der Landesgrenzen. Dazu kommt das bewährte Berechtigungssystem von CMI: Verwaltungen und Schulen steuern selbst, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Nutzende behalten zudem die volle Kontrolle, ob und in welchem Umfang Schnittstellen oder externe Services genutzt werden dürfen.

Wie kann man dafür sorgen, dass eine KI-Integration bei einer Verwaltung nicht zu neuen, isolierten Silos führt?

Wichtig ist, bestehende Systeme einzubeziehen. Eine KI darf nicht nebenherlaufen, sondern muss Daten aus verschiedenen Fachanwendungen zusammenführen – natürlich unter Wahrung der Berechtigungen. Genau hier setzt KI+ an: als Plattform, die integriert statt abgrenzt und so Silos verhindert.

Sie schreiben in Ihrem Fachbeitrag, KI dürfe nicht wie eine Blackbox funktionieren – stattdessen müssten KI-Entscheidungen überprüfbar sein. Wie soll das gehen?

Transparenz ist der Schlüssel. Bei jeder Abfrage zeigt KI+, welche Quellen genutzt wurden. Antworten enthalten saubere Nachweise, damit Fakten leicht überprüfbar bleiben. Und: Die Entscheide trifft immer der Mensch – die KI liefert nachvollziehbare Vorschläge, die eine fundiertere Entscheidung ermöglichen.

Was glauben Sie: Kann man trotz KI-Halluzinationen so etwas wie eine vertrauenswürdige KI realisieren oder sollten wir dem Output von generativer KI grundsätzlich skeptisch gegenüberstehen?

Skepsis ist gesund – ob bei einer Zeitung, einer Pressemitteilung oder einem KI-Output. Tatsache ist, dass heutige Systeme mehr Fehler machen als Journalistinnen und Journalisten. Doch die Entwicklung ist rasant, die Modelle werden präziser. In Kombination mit überprüfbaren Quellen wird KI+, wie wir sie entwickeln, vertrauenswürdig nutzbar sein. Wichtig bleibt, sich früh mit den Stärken und Schwächen dieser Technologie vertraut zu machen. Nur wer KI aktiv ausprobiert, kann sie souverän einsetzen.

Welche Kennzahlen oder Methoden empfehlen Sie, um den wirtschaftlichen Nutzen der Einführung eines KI-Assistenten messbar zu machen und gleichzeitig die langfristigen Investitions- und Wartungskosten transparent zu bewerten?

Die wichtigste Kennzahl ist die Nutzung im Alltag: Wie oft und wie intensiv greifen Mitarbeitende auf den Assistenten zu? Studien zeigen: Haupttreiber sind Effizienz und Qualitätssteigerung. Natürlich lassen sich Effizienzgewinne in Investitionsrechnungen übersetzen. Doch diese Sicht greift zu kurz. In Zeiten des Fachkräftemangels und der steigenden Erwartungen der Bevölkerung sind zwei weitere Effekte entscheidend: Verwaltungen können durch KI+ die Qualität ihrer Services verbessern und zugleich als Arbeitgeber attraktiver werden – weil Routineaufgaben automatisiert und Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten geschaffen werden.

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