Mit Menschen arbeiten – der wichtigste Erfolgsfaktor für Offshore-Projekte

In den 1990er-Jahren haben Firmen begonnen, erste Projekte nach Fernost auszulagern, um Kosten zu sparen. Bald folgte jedoch die Ernüchterung: Viele Projekte scheiterten oder führten am Ende zu höheren Kosten, als wenn sie lokal umgesetzt worden wären. Die Erkenntnis wuchs, dass konventionelles Projektmanagement nicht ausreicht, um Offshore-Projekte erfolgreich zu realisieren. Seither hat man viel gelernt und arbeitet heute mit spezifisch angepassten Methoden und Tools, um Offshore-Projekte in den Griff zu bekommen.

Und trotzdem sehen wir nach wie vor Offshore-Projekte mit grossen Problemen, während andere Projekte reibungslos laufen. Wie lässt sich das erklären?

Ein Team, ein gemeinsames Ziel

Jedes Teammitglied soll das Ziel des Projekts verstehen. Dabei reicht es nicht aus, das Projektziel im Kick-off-Meeting auf einer Folie zu präsentieren. Anstatt lediglich Aufgaben zugewiesen zu bekommen, soll sich ein Teammitglied als Teil des Projektteams fühlen und zusammen mit dem Team ein gemeinsames Ziel anstreben. Gleiches gilt für Sub-Teams wie das Offshore-Team, das richtig ins Projekt integriert bessere Resultate erzielt, als wenn lediglich Aufgaben mit Terminen zugewiesen werden.

Beziehungen aufbauen

Die Teammitglieder sollen sich untereinander kennen und verstehen. Gerade bei Offshore-Projekten kann der Aufbau von Beziehungen über grosse geografische Distanzen sehr anspruchsvoll sein. Bei grossen und länger dauernden Projekten zahlen sich Geschäftsreisen der Schlüsselpersonen aus. Moderne Kommunikationsmittel haben in den letzten Jahren zwar viele Verbesserungen gebracht, ein persönliches Kennenlernen ist aber immer noch unschlagbar.

Handlungsspielraum geben

Mikromanagement mag bei kleinen Projekten noch mehr oder weniger funktionieren. Bei grossen, komplexen Vorhaben und geografisch verteilten Projekten versagt es jedoch völlig. Teammitglieder sind viel effektiver, wenn man ihnen den richtigen Handelsspielraum gibt. Wenn man Personen ermächtigt und ihnen vertraut, einer Aufgabe gewachsen zu sein, wachsen und gedeihen sie. Solches Empowerment fördert nicht nur Engagement, Vertrauen und Motivation, es erhöht auch die Produktivität entscheidend.

Kommunikation

Bei Offshore-Projekten sind die Kommunikationswege länger, was zu mehr Missverständnissen führt. Zudem wird häufig in drei Sprachen kommuniziert, etwa im lokalen Team in Deutsch, zwischen den Teams in Englisch und das Offshore-Team schliesslich kommuniziert wiederum in der eigenen Landessprache untereinander. Übersetzungs- und Verständnisprobleme kommen dabei naturgemäss häufig vor. Kulturelle Unterschiede erschweren die Kommunika­tion zusätzlich. Auf die Frage, ob alles verstanden wurde, kann die Antwort "ja" ein Ausdruck von Höflichkeit sein, obwohl noch viele Unklarheiten bestehen. Eine persönliche Einschätzung zu erhalten, kann noch schwieriger sein. In einigen Kulturen bevorzugt man eine Diskussion in der Gruppe, um eine breiter abgestützte Einschätzung zu erhalten.

Menschen sind der Kern aller Projekte!

All die schönen Diagramme, die detaillierten Terminpläne und Reports sind zwar auch wichtig, nützen aber nicht viel wenn man es nicht schafft, die Menschen im Projekt zu einer fruchtbaren Zusammenarbeit zu bewegen.