Arbeiten von zuhause aus

So meistern Schweizer Kantone die Homeoffice-Herausforderung

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Tausende von Angestellten der öffentlichen Verwaltung arbeiten derzeit von zuhause aus. Der Wechsel ins Homeoffice bedeutet auch, neue Tools zur Zusammenarbeit zu nutzen. Drei Kantone verraten, welche das sind und welche Herausforderungen sich ihnen stellen.

(Source: Georgijevic / iStock.com)
(Source: Georgijevic / iStock.com)

Die Homeoffice-Welle hat die Schweiz erfasst. Um mitzuhelfen, die Ausbreitung des Coronavirus einzudämmen, lassen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten. Auch die öffentliche Verwaltung schickt viele ihrer Mitarbeiter ins Homeoffice.

Bekanntes Konzept mit deutlich mehr Nutzern

Die IT-Dienste der Kantone Bern, St. Gallen und Luzern gaben Einblicke in ihr Vorgehen und die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Umstellung der Arbeitsplätze auf Homeoffice. In Bern seien in den letzten Tagen für Direktionen und Ämter an die 5000 Homeoffice-Zugänge eingerichtet worden, sagt Thomas Fischer vom Leitungsstab des kantonalen Amtes für Informatik. Dies entspreche etwa 40 Prozent der Kantonsangestellten.

Im Kanton Luzern haben die meisten der 6000 Angestellten ihr Büro nach Hause verlegt, sagt Yasmin Kunz, Leiterin Kommunikation. Und Karlheinz Holenstein, Geschäftsführer des Kommunikatzionsnetzes St Gallen (Komsg) weiss, dass derzeit rund die Hälfte der kantonalen Mitarbeiter über mobile Geräte verfüge - "Bis in einer Woche dürften wir bei 2/3 liegen."

Ganz neu ist Homeoffice in keinem der befragten Kantone. "Homeoffice ist in der kantonalen Verwaltung des Kantons St. Gallen erlaubt und wird auch so gelebt", sagt Karlheinz Holenstein. In Bern verfügten schon vor der Corona-Pandemie rund 20 Prozent der Angestellten über die technische Ausrüstung, von zuhause aus oder unterwegs zu arbeiten. "Das heisst aber nicht zwingend, dass sie im Homeoffice arbeiteten. Zu ihnen gehören auch Kaderpersonen oder Fachleute, welche die technische Ausrüstung zum mobilen Arbeiten eingesetzt haben", konkretisiert Thomas Fischer.

Vom VPN bis Skype

Alle befragten Kantone setzen auf ähnliche Technologien, um ihren Mitarbeitern das Homeoffice zu ermöglichen. "Kantonsmitarbeitende loggen sich mit ihren Notebooks über VPN in die kantonale Infrastruktur ein. Damit ist die Datensicherheit gewährleistet", erklärt Yasmin Kunz das Vorgehen des Kantons Luzern.

Auch Angestellte des Kantons Bern erlangen mittels VPN Zugriff auf ihre Daten und Applikationen. Und "mit einer Virtual Desktop Infrastructure (VDI) ermöglichen wir den Mitarbeitenden, von ihrem privaten PC aus über eine verschlüsselte Verbindung einen virtuellen Windows-Computerarbeitsplatz zu nutzen", ergänzt Thomas Fischer. Der Kanton setzt aber auch eine Enterprise-Mobility-Management-Lösung (EMM) ein, die es den Mitarbeitenden erlaube, mit ihrem privaten Handy etwa auf ihr E-Mail und die Geschäftstelefonie zuzugreifen.

Der Kanton St. Gallen setzt neben einer VDI-Lösung vor allem auf Direct Access von Microsoft für den Zugriff auf sämtliche Applikationen, und auf Outlook und Skype for Business für die Kommunikation, schreibt Karlheinz Holenstein.

Unterstützt werden die Kantone durch eine Reihe von Partnern. "Unser Windows-Arbeitsplatz wird von der kantonseigenen Bedag Informatik AG entwickelt, unterhalten und betrieben", schreibt Thomas Fischer. Auch die Daten seien auf Bedag-Servern gesichert. Das Netzwerk (WAN, LAN und WLAN) betreibt Spie ICS, und die Telefonieleistungen bezieht der Kanton mit Skype for Business von der Swisscom. Auch St. Gallen nutzt Swisscom-Dienste. Zusätzlich nennt Karlheinz Holenstein die Firma Abraxas.

Ressourcen beschaffen und das Alltagsgeschäft ermöglichen

Die grösste Herausforderung der letzten Tage war "die Bewältigung des Ansturms auf unseren Service Desk", erzählt Thomas Fischer vom Kanton Bern. "Zudem mussten wir rasch die Zusammenarbeit mit vielen teils neuen Partnerorganisationen organisieren und neue Verfahren für die Massenbestellung von Home-Office-Zugängen einführen." Es sei aufwändig gewesen, die verschiedenen Collaboration-Tools der Partnerorganisationen zu beschaffen und einsatzbereit zu machen. Zu Ausfällen der Infrastruktur sei es bislang nicht gekommen und man könne genug Kapazitäten sicherstellen, damit alle Angestellten, deren Arbeit dies erlaube, Homeoffice machen können.

Auch in den Kantonen Luzern und St. Gallen kam es zu keinen grossflächigen Ausfällen. "Wenn es zu Schwierigkeiten kommt, dann sind sie meist individueller Natur", ergänzt Yasmin Kunz. Das veränderte Benutzerverhalten erfordere viele einzelne Optimierungen an der Infrastruktur. Im Kanton St. Gallen stellt die "Beschaffung von weiteren mobilen Arbeitsmitteln, sollte sich die Lage verschärfen" eine Herausforderung dar, schreibt Karlheinz Holenstein.

Nach der Umstellung wird es den IT-Dienststellen vor allem darum gehen, den Alltagsbetrieb weiter zu ermöglichen. "Was man zum jetzigen Zeitpunkt sagen kann, ist, dass die meisten Sitzungen via Telefon stattfinden, dass man seine Arbeitskolleginnen- und Kollegen selten sieht. Der Inhalt der Arbeit bleibt grundsätzlich ja derselbe, aber die Rahmenbedingen haben sich geändert", sagt Yasmin Kunz. Mit täglich neuen Herausforderungen rechnet Karlheinz Holenstein: "In der IT rechnen wir für die nächsten Wochen und Monate mit einer grossen Anzahl von Themen, welche betreut werden müssen."

Das Amt für Informatik des Kantons Bern werde sich indes nicht nur mit der Betreuung des Homeoffice befassen, erläutert Thomas Fischer: "Wir haben zurzeit viele Projekte am Laufen, die darauf abzielen, die Digitalisierung der Kantonsverwaltung voranzutreiben – etwa elektronisches Bezahlen von Gebühren, die Einführung der E-ID für die sichere Anmeldung von Privatpersonen an kantonalen E-Government-Lösungen, und die Schaffung der gesetzlichen Grundlagen für die weitere Digitalisierung der Verwaltung.". Man wolle an den Vorhaben und Zielen trotz der Epidemie festhalten und die Arbeit so normal wie möglich weiterführen - jetzt halt hauptsächlich im Homeoffice.

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