SPONSORED-POST Robotic Process Automation

RPA: schneller, präziser, effizienter

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von Christof Oberholzer, Business Area Manager, BBV Software Services

Mühsame, manuell ausgeführte Routineaufgaben sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Mit Robotic Process Automation (RPA) werden solche Arbeitsprozesse einfach und effektiv automatisiert und Mitarbeitende im ­Arbeitsalltag unterstützt.

Christof Oberholzer, Business Area Manager, BBV Software Services. (Source: zVg)
Christof Oberholzer, Business Area Manager, BBV Software Services. (Source: zVg)

Kostensenkung, mehr Effizienz und Flexibilität, kürzere Time-to-Market: Im digitalen Zeitalter streben Unternehmen nach beschleunigten und einwandfrei abgewickelten Geschäftsprozessen – und dadurch nach immensen wirtschaftlichen Vorteilen. Trotz solch hoher Ansprüche an die eigene Performance wirkt der Geschäftsalltag in vielen Unternehmen aber oft träge, viele Prozesse sind noch nicht digitalisiert oder verlangen immer noch nach manuellen Eingriffen; Formulare werden von Hand ausgefüllt, überprüft und abgelegt, Daten mühselig von einem System ins andere übertragen.

Solche manuell ausgeführten Routineaufgaben sind in zweierlei Hinsicht problematisch: Zum einen sind sie äus­serst zeitaufwändig: Personal- und Zeitressourcen werden nicht für komplexe Aufgaben eingesetzt, sondern an einfachen Standardprozessen verschwendet. Zum anderen sind manuell abgewickelte Prozesse immer auch fehleranfällig.

RPA übernimmt Routineaufgaben

Robotic Prozess Automation, kurz RPA, kann Mitarbeitende im Arbeitsalltag unterstützen – indem simple, repetitive Geschäftsprozesse automatisiert werden: Ein Roboter imitiert die Art und Weise, wie menschliche Mitarbeitende ihren Computer bedienen, Daten bearbeiten und übertragen und dadurch Aufgaben erledigen. RPA eignet sich vor allem für Prozesse, die repetitiv und arbeitsintensiv sind, grösstenteils manuell ausgeführt werden und auf strukturierten Eingangsdaten basieren. RPA-Bots greifen wie menschliche Mitarbeitende übers Front-End auf Benutzerschnittstellen und Oberflächen zu – eine Back-End-Integration ist daher nicht nötig. Eingesetzte Systeme werden also nicht verändert, sondern nur deren Bedienung an Roboter übergeben. Dabei wird unterschieden zwischen RPA ohne jegliche menschliche Interaktion und RPA mit menschlicher Interaktion. Im ersten Fall erledigt der virtuelle Assistent ganze Prozesse weitestgehend selbstständig. Er unterstützt etwa einen Sales Manager bei der Dateneingabe ins ERP-System: Der Bot liest von sich aus eine eingegangene E-Mail, öffnet das dort angehängte Excel-File, extrahiert die darin enthaltenen Informationen und überträgt sie in die ERP-Software. Im Idealfall muss sich der Sales Manager überhaupt nicht mit dem Bot beschäftigen. Wenn Fehler auftreten, wird der Mitarbeitende vom RPA-System benachrichtigt, damit er Korrekturen vornehmen und den Task beenden kann.

Bei RPA mit menschlichen Interaktionen teilen sich Mitarbeitende und Bot die Aufgaben eines Tasks. Ein Sales Manager startet etwa eine Routineaufgabe zur Bearbeitung einer Kundenanfrage und übergibt sie direkt dem Bot. Dieser sammelt daraufhin alle notwendigen Informationen aus verschiedenen Datenbanken und CRM-Systemen. Er prüft die Daten etwa auf Duplikate oder trägt bestehende Angebote zusammen. Der Sales Manager überprüft anschlies­send die Arbeit des Bots und nimmt etwaige Korrekturen vor, ehe er den Bot mit dem nächsten Teilschritt beauftragt: Je nach Fall und Art der gesammelten Daten erstellt dieser daraus etwa Offerten, löst Bestellungen aus oder storniert diese wieder. Gelingt dies dem Bot ohne Weiteres, wird der Prozess beendet. Ansonsten übernimmt wieder der Sales Manager, um den Task selbst abzuschliessen.

Webcode
DPF8_232121

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