E-Mails fressen einen Viertel der Arbeitszeit – ein Drittel aller Mails sind bedeutungslos

E-Mails sind häufig irrelevant und fressen enorm viel Zeit. Zu diesem Schluss kommt eine Studie des Henley Management College im Auftrag des Headset-Spezialisten Plantronics. Befragt wurden 180 Manager in Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden. Europäische Manager beschäftigen sich täglich bis zu zwei Stunden mit ihrer elektronischen Korrespondenz. Dies entspricht, hochgerechnet auf eine Lebensarbeitszeit von rund 40 Jahren, etwa 10 Jahren. Rund ein Drittel aller E-Mails stuften die Studienteilnehmer als „irrelevant“ ein. Die Studie fördert weiter einen so genannten „Hydra-Effekt“ zutage: Jede versandte E-Mail-Nachricht generiert vier bis sechs neue E-Mails. Als besonders zeitintensiv schätzen die Befragten Entscheidungsprozesse via E-Mail ein. Als wirksames Mittel zur Eindämmung der E-Mail-Flut werden Telefonate erachtet. Allerdings zeigte die Studie, dass viele Angestellte selten das Telefon benutzen und stattdessen komplexe Sachverhalte mit vielen anderen Kollegen via E-Mail in Kopie diskutieren. Der Einsatz eines schnurlosen Headsets kann die Arbeitsproduktivität zusätzlich um 23 Prozent steigern. Dies, weil der Angestellte zusätzlich andere Tätigkeiten verrichten kann und nicht mehr an den Schreibtisch gefesselt ist. „Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die E-Mail-Nutzung ausser Kontrolle geraten ist“, kommentiert Peter Thomson, Direktor des „The Future Work Forum“ am Henley Management College, die Resultate. „In vielen Büros reden die Kollegen nicht mehr miteinander, sondern schreiben lieber E-Mails. Dabei kann die verstärkte Nutzung des Telefons, idealerweise kombiniert mit einem Headset, das Problem lösen. E-Mails sollten nur noch eingesetzt werden, um die Ergebnisse aus einem Telefonat für alle zu dokumentieren.“