Sitzungen können auch zielführend sein

Die Marketingleiterin Müller diskutiert seit einer gefühlten Ewigkeit die Mehrerträge ihres Kampagnenportfolios mit Finanzchef Farner. Eine Diskussion, die die anderen drei Geschäftsleitungsmitglieder ziemlich wenig angehen. Pfister nervt sich – diese Diskussion war nicht mal vorgesehen für das heutige Meeting. Das Telefon von CEO Clerc vibriert auf dem Tisch. Er verlässt das Sitzungszimmer – mitsamt dem vibrierenden Telefon. Die anderen Kollegen starren in ihre Notebooks.

11. 17 Uhr. Der CEO kehrt zurück und stoppt die Diskussion zwischen Müller und Farner. Er beschliesst, die vier restlichen Traktanden noch ganz kurz durchzugehen und die wesentlichsten Punkte zu terminieren. Die vakante Stelle im Entwicklerteam wird genehmigt. Die anderen Themen werden nach kurzem hin und her auf die kommende GL-Sitzung von nächster Woche verschoben. In der Hitze des Gefechts wurde das Protokoll nach Traktandum Zwei nicht mehr nachgeführt – und die gefällten Beschlüsse damit nirgends festgehalten.

11.28 Uhr. Mit knapp 30 Minuten Verzögerung beendet die GL die Geschäftsleitungssitzung. Farner und Pfister einigen sich beim Verlassen des Sitzungszimmers, einen bilateralen Folgetermin für den nächsten Tag aufzusetzen, um die nicht mehr behandelten Einzelheiten zur Stellenausschreibung klären zu können. Clerc entschuldigt sich im Vorbeigehen beim Verkaufsteam, welches das Sales-Weekly in der Zwischenzeit im Pausenraum gestartet hat – das gebuchte Sitzungszimmer wäre nun frei…

Ursachen mangelnder Sitzungseffizienz

Bestimmt haben Sie derartige Situationen in der einen oder anderen Form auch schon erlebt. Und im wiederholten Falle haben Sie sich wahrscheinlich auch schon Gedanken darüber gemacht, warum Sitzungen manchmal so oder ähnlich ablaufen.

Bei der geschilderten – und frei erfundenen Geschäftsleitungssitzung – sind mehrere Ursachen zu identifizieren, die zu diesem Ausgang führten: Offensichtlich wurde zwar eine Traktandenliste erstellt, während dem Meeting wurde diese jedoch kaum eingehalten. Insbesondere die für die einzelnen Traktanden vorgesehenen Timeslots wurden gänzlich missachtet. Zudem wurden spontan nicht-traktandierte Themen besprochen, welche nicht nur enorm zeitintensiv waren, sondern auch nur zwei von fünf GL-Mitglieder überhaupt tangierten. Und schliesslich wurden vier Traktanden gar nicht mehr oder nur sehr oberflächlich behandelt. Zwei der fünf GL-Mitglieder einigten sich, das für sie drängende Thema betreffend der vakanten Stelle bilateral in einem Folgetermin zu diskutieren.

Einfache Regeln für mehr Erfolg

Eine sorgfältige Sitzungsplanung – und dazu gehören insbesondere die Vor- und Nachbereitung – ist unabdingbar für effiziente Meetings. Traktanden sind frühzeitig zu erstellen und den Sitzungsteilnehmenden vorzulegen. Dies ermöglicht es auch, die für die einzelnen Traktanden relevanten Personen zu identifizieren und einzuladen. Ziel soll schliesslich sein, nur diejenigen Personen am runden Tisch zu haben, für die die Diskussion auch von Relevanz ist. Alles andere ist pure Zeit- und Geldverschwendung. Was diskutiert und beschlossen wird, wird zudem schriftlich festgehalten. Ob eine einfache Gesprächsnotiz oder ein formelles Protokoll erstellt werden soll, ergibt sich aus der Sitzungsstruktur beziehungsweise aus den behandelten Traktanden. Und schliesslich gilt es zu unterscheiden, was gemeinsam ausdiskutiert und einem Beschluss zugeführt werden muss und was ebenso zielführend – ohne mündlichen Diskurs – im Vorfeld über ein systematisches Zirkularverfahren beschlossen oder zur Kenntnis genommen werden kann.

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